В настоящее время в СОУНБ получили распространение формы оперативного учета, которые ведутся с помощью средств персонального компьютера. Текущая форма учета читателей ЦПИ (см. Приложение 20) ведется в Excel , графы таблицы отражают следующую информацию:
-ФИО пользователя;
-кафедра;
-№ читательского билета;
-пользование персональным компьютером;
-обращение к «Консультант плюс»;
-обращение к «Гарант»;
-пользование Интернетом;
-работа в Word .
Были просмотрены и проанализированы годовой отчет ОРК, отчет о работе ЦПИ (квартал).
На структуру отчета сильное влияние оказывает структура и логика изложения плана. Практически отчет пишется по результатам плана.
Наиболее подробен годовой отчет о работе ОРК (см. Приложение 21). Он содержит сведения:
-основные задачи;
-бюджет рабочего времени;
-основные статистические показатели (в форме таблицы);
-справочно-библиографическая работа;
-ведение каталогов, картотек;
-фонды;
-научно-исследовательская работа.
В отчете ОРК также отмечаются те виды работ, которые не удалось выполнить. Годовой отчет подписывается заведующей ОРК и утверждается директором (и.о. директора).
В ЦПИ ведутся годовые, полугодовые отчеты, отчеты о количестве читателей и справочно-консультационной работе (см. Приложения 22, 23, 24). Их отличительно особенностью является то, что они содержат немного текстовой информации, подача материала осуществляется в табличной форме, используются гистограммы. Годовой отчет ЦПИ по своей структуре напоминает план ИБО (информационно-библиографический отдел), т.к. ЦПИ – часть ИБО и правила составления документации похожи.
Особое место в составе документов занимают документы по новым направлениям деятельности:
-коммерческой;
-проектной;
-рекламной.
В качестве примера документа по коммерческой деятельности СОУНБ можно привести договор по оказанию платных библиотечных услуг (см. Приложение 25). Данный договор должен составляться с привлечением мнений юриста. В нем должны быть указаны:
-название документа;
-дата и место составления;
-полное наименование организаций «исполнителя» и «заказчика»;
-предмет договора;
-расчет по договору;
-прочее;
-юридические адреса организаций «исполнителя» и «заказчика»;
-подписи 2-х сторон;
Необходимо соблюдать особый стиль договора, с точными юридическими терминами. Указываются также ИНН, коды и расчетные счета организаций.
СОУНБ активно занимается проектной деятельностью, участвует в различных программах (см. Приложение 26). Проектная деятельность связана с составлением ряда документов (заявки на грант, проекты и т.п.). В Приложении 27 представлен проект. Он включает разделы:
-название проекта
-краткое описание проекта
-цели
-задачи
-актуальность
-механизмы оценки эффективности проекта
-перспективы продолжения проекта по окончанию финансирования
-группа пользователей
-результаты
-детальный календарный план проекта
-бюджет проекта
В целом структура проекта соответствует требованиям.
В 2000 г. СОУНБ была участников программы информационной поддержки российских библиотек. По окончанию программы она предоставила отчет участника (см. Приложение 28).
В качестве новых документов можно рассмотреть информационно-рекламные материалы (см. Приложении 29, 30). Они призваны информировать пользователей о деятельности СОУНБ, отдельных структурных подразделениях, услугах/продуктах библиотеки, режиме работы, адресе библиотеки, содержат контактную информацию. Подготовлены в виде листовок.
Программа мероприятий – также часто встречающийся документ информационно-рекламного характера. В обязательном порядке содержит сведения об организации, название мероприятия, программу мероприятия, место, дату, время проведения мероприятия, контактную информацию (см. Приложение 31).
В делопроизводстве современной библиотеке ведется активная переписка, что подразумевает использование различных писем, сообщений, в том числе по электронной почте. Образцы их представлены в Приложениях 32, 33. Общий вывод, который можно сделать в результате анализа, в целом сотрудники СОУНБ стараются соблюдать ГОСТ на организационно-распорядительную документацию, но по незнанию или спешке допускают ошибки в реквизитах. Можно высказать замечания и по стилю писем и сообщений, особенно электронных сообщений.
Специфическая документация библиотеки, главным образом, представлена первичными учетными формами (см. выше), документацией по отельным видам библиотечных работ (например, по учету библиотечного фонда), актами, паспортами на каталоги.
Документация по учету библиотечных фондов включает:
-книги и ведомости учета библиотечного фонда
-учетный каталог
-описи инвентарных номеров
-сопроводительные документы (накладные, описи, счета, списки на поступившую литературу)
-акты на книги, журналы, брошюры и другие материалы, полученные без сопроводительного документа
-заявления, докладные записки о получении в дар
-акты о покупке книг и других материалов у частных лиц
-книги /тетради/ учета изданий, принятые от читателй взамен утерянных
-акты списания изданий и другие материалы
-акты проверки библиотечных фондов, карточки учетного каталога на полностью выбывшую литературу.
Специфическая документация представлена в основном справочно-информационными и справочно-аналитическими документами. Ведущее место среди них отводится также различным актам. Акт – это документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Существуют различные разновидности актов:
-сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов)
-обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности)
-испытания (образцов, систем, технологий)
-приема-сдачи или приема-передачи (дел)
-ревизии, инвентаризации, расследования аварий, происшествий, несчастных случаев
-ликвидации организации
-списания (материальных ценностей, например, книг и других материалов из фонда или имущества библиотеки).
Основное условие применения актов в библиотеке заключается в том, что следует строго придерживаться формы акта, установленной «библиотечной техникой» для данной библиотеки. В случае отсутствия в перечне или табеле документов необходимой формы рекомендуется применять типовую форму, установленную для государственных учреждений и включенную в последнюю редакцию ГСДОУ (64).
Существует ряд требований к составлению актов:
-акты проверок, ревизий, обследований должны выводы, рекомендации и предложения
-акты составляются коллегиально, комиссией/инициативной группой (не менее 2-х человек)
-главное – добиться установление фактического составления дел и правильного отражения их в акте
Обязательными реквизитами акта являются:
-название вида документа (акт)
-дата и номер документа
-место составления
-заголовок к тексту
-отметка от наличии приложений
-подписи
-гриф утверждения.
Спецификой библиотечных актов является наличие объемных по количеству листов приложений (акты списания), которые тоже подписываются. Акт считается принятым и вступает в силу после его подписания всеми членами комиссии или инициативной группы. В Приложении 34 представлен акт выполненных работ.
Библиотечные акты подлежат обязательному утверждению руководителем библиотеки или вышестоящем органом, по распоряжению которого проводились действия. Большинство библиотечных актов подлежат постоянному хранению.
Паспорт каталога также является специфическим библиотечным документом. В настоящее время необходимо составлять также паспорта баз данных. Паспорт базы данных «Электронный каталог книг» СОУНБ организован в форме таблицы (наименование элементов данных, метка, содержание) (см. Приложение 35). Указано более 20 наименований элементов:
-наименование базы данных (полное и аббревиатура)
-версия базы данных (дата создания)
-автоматизированная система
-владелец базы данных
-адрес
-электронная почта
-телефон
ответственное лицо (администратор БД)
-руководитель организации
-статус владельца
-тип БД
-тематика БД
-модель данных
-область применения
-тип объекта и др.
2.4. Документирование и организация работы с документами в СОУНБ
Документирование - это процесс создания документов. В СОУНБ в нем участвуют практически все сотрудники. На них возложено создание многочисленных документов по управленческой и библиотечной деятельности. Большинство сотрудников достаточно хорошо ориентируется в вопросах подготовки и создания библиотечных документов. Более проблематичны процессы подготовки организационно-управленческой, планово/отчетной документации, проектной документации, документации по коммерческой деятельности. Многие из этих видов документов стали создаваться не так давно, технология их создания не до конца отработана. Система требований к различным видам документов может меняться, поэтому необходимо постоянно отслеживать соответствующие нормативно-методические документы.
Организация работы с документами включает организацию документооборота и организацию текущего и архивного хранения.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки.
Документооборот формируется из трех самостоятельных документопотоков:
- внутренние документы
- входящие документы
-исходящие документы.
К внутренним документам принято относить все документы, которые разрабатываются должностными лицами организации, исходя из ее задач и потребностей. Общая организация работы с внутренними документами состоит из следующих этапов:
- получение (отдача) указания на разработку документа, ее уточнение