· Деньги должны сдаваться по купюрам, в пачках по 100 купюр. Неполные пачки нужно собирать отдельно. Перед вложением в сумку денежной рублевой наличности кассир-учетчик точки обязан в электронном виде или от руки под копирку заполнить препроводительную ведомость в трех экземплярах и подписать каждый экземпляр (при вложении рублевой выручки второй экземпляр препроводительной ведомости называется «Накладная»).
· Первый экземпляр препроводительной ведомости вкладывается в сумку, а сумка с выручкой опломбировывается таким образом, чтобы пломба находилась как можно ближе к замку, при этом концы шпагата от завязанного узла в пазу пломбы должны иметь длину не более двух сантиметров. Препроводительная ведомость составляется к каждой сдаваемой инкассаторам сумке с денежной наличностью.
· При приеме сумки с ценностями инкассатор проверяет: ясность оттиска пломбира и соответствие его образцу, заверенному Банком; целостность сумки с ценностями (отсутствие заплат и наружных швов, разрыва ткани, швов, шпагата или наличие узлов на шпагате); соответствие номера сумки с ценностями номеру, указанному в препроводительной ведомости и явочной карточке.
· Инкассатор проверяет правильность оформления накладной и копии препроводительной ведомости:
· соответствие суммы денежной наличности записи в накладной и копии препроводительной ведомости;
· соответствие сумм цифрами и прописью в накладной и копии препроводительной ведомости;
· подпись кассира на каждом экземпляре препроводительных документов;
· покупюрную разбивку и итоговую сумму сдаваемых денег в накладной к инкассаторской сумке с денежной наличностью.
Кассир-учетчик оформляет явочную карточку, делая следующие записи:
· время сдачи денежной наличности;
· номер инкассаторской сумки с денежной наличностью;
· сумму денег, вложенных в сумку с ценностями (цифрами);
· номер принимаемой от инкассатора порожней сумки;
· подтверждает правильность записей, сделанных в явочной карточке, личной подписью.
· Проверив сумку с денежной наличностью, документы к ней и явочную карточку, инкассатор расписывается на копии препроводительной ведомости, ставит на ней дату инкассации, печать маршрута инкассации, передает порожнюю инкассаторскую сумку кассиру-учетчику.
· Кассир-учетчик сверяет идентичность подписи инкассатора на доверенности и копии препроводительной ведомости, после этого открывает дверь кассы для выхода инкассатора.
· Если инкассаторская сумка с денежной наличностью не подготовлена для сдачи инкассатору в установленное графиком время, то кассир-учетчик отмечает в явочной карточке причину не сдачи денежной наличности, заверяет своей подписью и несет персональную ответственность за отказ от инкассации. Повторная инкассация точки может осуществляться в другое время, по согласованию финансовым менеджером. Категорически запрещается самостоятельно отказываться от проведения инкассации без согласования с финансовым менеджером, а также звонить инкассаторам и в банки. При повторном заезде инкассаторов по причине нарушения точкой графика Банк имеет право взыскать с точки штраф в двойном размере от тарифов Банка.
5. Сотрудникам, ответственным за сдачу денежной наличности в банк (старшим продавцам, кассирам–учётчикам), в обязательном порядке проверять исправность запорных устройств, петель и целостность швов, как с внешней, так и с внутренней стороны на инкассаторских сумках, которые привозят из банков инкассаторы. При обнаружении разрывов, разрезов на швах или обметочной кайме внутри сумки, наличии других ниток на швах, клеевых соединений и т.п., необходимо записать фамилию инкассатора и немедленно сообщить финансовому менеджеру и оперативному дежурному Службы безопасности.
6. Необходимо строго соблюдать следующее:
· Пломбиры хранить только в сейфе и проверять их наличие, комплектность и исправность утром, а не перед проведением инкассации. Если пломбир не исправен, необходимо немедленно сообщить финансовому менеджеру.
· Инкассаторские сумки хранить закрытыми в сейфах. Сумку с выручкой не должны собирать и сдавать стажеры.
· Расходные материалы (пломбы, шпагат) заказывать на складе самостоятельно по необходимости.
· Препроводительные ведомости в распечатанном виде обязательно иметь в папке документации салона на случай отключения электричества и т.п. для заполнения от руки и только под копирку. Проверять их наличие ежедневно – утром.
· При оформлении препроводительных ведомостей лицам, ответственным за сдачу денежной наличности, в графе – «Кассир» необходимо ставить подпись и писать фамилию и инициалы разборчиво.
· Информационные письма, касающиеся инкассации, а также списки инкассаторов, хранить только в отдельной папке в сейфе.
· Своевременно предоставлять в финансово-аналитическую группу информацию по изменениям в работе торговой точки – особенно в праздничные дни.
· Обо всех опозданиях, неприездах инкассаторов, срывах и нарушениях проведения инкассации, как со стороны инкассаторов, так и со стороны персонала торговой точки – сообщать немедленно финансовому менеджеру, а также направлять служебную записку по электронной почте или через курьеров или секретарей офиса.
7. В соответствии с договорами на инкассацию каждой торговой точке определено время заезда инкассаторов.
Фактическое время приезда инкассаторов может отклоняться «+» «–» 30 мин., то есть наиболее раннее время приезда это – время обслуживания торговой точки «–» 30 мин., наиболее позднее – время обслуживания «+» 30 мин. Если инкассаторы приехали раньше, чем время обслуживания ТТ «–» 30 мин., то выручку точка не сдает, а инкассаторы ждут указанного времени! Деньги сдаются инкассаторам только во время инкассации по графику «+» «–» 30 мин. Если инкассаторы не приехали через 30 мин. после указанного в графике времени инкассации, торговая точка обязательно должна отзвониться финансовому менеджеру, а после 19–00 в будни и в выходные / праздничные дни оперативному дежурному Службы безопасности и сообщить о данном факте.
8. По вопросам «недовложений» или «перевложений» денежной наличности при сдаче инкассации обращаться к руководителю сектора и в Группу учета розничных продаж.
Лист продаж – итоговый отчет по всем проведенным операциям за смену. Формируется в конце дня. Это документ, который отражает всю совокупность операций, проведенных на ТТ за рабочий день, и позволяет контролировать правильность их совершения.
Прежде чем отправить Лист Продаж в офис необходимо сверить Черновик Листа Продаж с данными Х-отчета (можно распечатывать любое количество раз в день).
Х – отчёт – итоговая кассовая лента пробитий за текущую кассовую смену, снимается необходимое количество раз и служит для сверки наличности в денежном ящике и суммы пробитой за смену по ККМ.
1. Чтобы сформировать Лист Продаж необходимо в меню «ОТЧЕТЫ» выбрать отчет «Лист Продаж»
Для предварительного просмотра и проверки правильности проведенных операций служит «Черновик» (Приложение 26).
2. Для снятия X‑Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «X‑Отчет».
3. Обязательно сверяются все контрольные суммы в X‑отчете и в черновике Листа продаж:
– Сумма продаж за наличные.
– Сумма продаж по кредитной карте.
– Общая сумма продаж за смену.
– Остаток наличных в кассе – всегда должна совпадать с фактическим наличием денег в кассе.
– Сумма изъятий за смену (возвраты, инкассация в банк, выдача в подотчет и т.д.).
Если все операции в Листе продаж оформлены корректно, то все контрольные суммы в Листе Продаж соответствуют X‑Отчету.
4. Z‑Отчет (Приложение 27) – контрольная кассовая лента пробитий по ККМ за текущую кассовую смену. Снимается один раз в день после закрытия салона и по завершению всех операций с ККМ. Z‑Отчет закрывает кассовую смену, при этом обнуляется итоговая сумма продаж за смену. На основании каждого Z – Отчета заполняется журнал кассира – операциониста.
Для снятия Z‑Отчета во Фронте Кассира служит кнопка «ЗАКРЫТИЕ».
Итоговая сумма Z‑Отчета (сумма продаж, пробитая по фискальному регистратору) отображается в Листе Продаж в стоке «ПРОБИТО ПО ККМ ФАКТ»
Только после снятия Z‑отчета можно формировать оригинал Листа Продаж (Приложение 28): «Отчеты» – «Лист Продаж».
1. Выбрать кассира.
2. Нажатием на кнопку «Выгрузка и печать ЛП» сформировать «Оригинал Листа Продаж». При этом формируются электронный и печатный вариант.
3. Отправка производится по каналам связи автоматически;
4. Ежедневно в Отдел Учета предоставляется 1 печатный экземпляр Оригинала Листа Продаж и электронный вариант.
После выгрузки Листа Продаж блокируется возможность формирования всех операций в 1С-Рарус за текущий день. Повторная выгрузка на эту же дату невозможна.
Обзвон – это предоставление в Отдел Логистики отчета по остаткам товара на торговой точке.
Обзвон составляется и выгружается на сервер ежедневно автоматически при выгрузке листа продаж.
Плановая инвентаризация
Плановая Инвентаризация – пересчет фактического количества остатков товаров. На торговых точках проводится один раз в месяц. Салон на время проведения инвентаризации не закрывается.
«Плановая инвентаризация» за отчетный месяц проводится начиная с первого рабочего дня следующего месяца.
Продолжительность инвентаризации не более трех дней с момента ее начала.
Порядок действий при проведении плановой инвентаризации: