Все основные средства, независимо от способа их возведения или приобретения, подлежат строгому учету с момента поступления их в организацию до выбытия по разным причинам. Основанием для учета служат первичные документы, от качества составления которых зависит и качество учета.
Приобретение основных средств за плату у юридических лиц осуществляется организацией на основании договоров купли-продажи (приложение Г).
Приобретаемые технические и другие виды основных средств принимаются организациями на основании сопровождающих документов (товарно-транспортных накладных) (приложение Д). При получении от поставщиков сложных машин и оборудования наряду с указанными документами требуется паспорт, отражающий основную характеристику объекта.
Основным документом на оприходование в бухгалтерии приобретенных основных средств является акт о приеме-передаче объекта основных средств (ф. № ОС-1) (приложение Е). В акте даются краткая характеристика объекта, соответствие его техническим условиям, результаты пробных испытаний. Если обнаружены отдельные недоделки, то устанавливаются сроки их устранения. Акт утверждается руководителем организации и представляется в бухгалтерию. К акту прилагается вся техническая документация, относящаяся к принятому объекту.
Данный акт применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями, а именно:
а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, — в момент приобретения; для объектов, требующих монтажа, — после приема из монтажа и сдачи в эксплуатацию), в том числе поступивших:
- по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (лизинга) (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и другими предусмотренными законодательством способами;
- путем приобретения за плату, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений);
б) оформления выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и прочем выбытии) другой организации.
В акте дается подробная характеристика принимаемого (передаваемого) объекта, указываются источник приобретения (возведения), год выпуска или постройки, дата ввода в эксплуатацию, результаты испытания объекта, его соответствие техническим условиям, заключение комиссии, лица, получившие и сдавшие объект основных средств, корреспонденция счетов и сведения для начисления амортизации.
На наиболее крупные объекты основных средств составляются паспорта. В них дается технико-экономическое описание объекта основных средств, указываются время ввода их в действие, время и стоимость произведенных ремонтов, норма износа, причины выбытия и другие данные.
Постановка на учет групповых объектов (производственный и хозяйственный инвентарь, инструмент и т. д.), если они однотипны и имеют одинаковую стоимость, оформляется общим актом.
Для правильной организации аналитического учета основных средств каждому объекту в момент составления акта по ф. № ОС-1 присваивается инвентарный номер по серийно-порядковой системе кодирования, который указывается в первичных документах и сохраняется за ним в течение всего периода нахождения в данной организации. Инвентарные номера выбывших объектов не могут присваиваться другим, вновь поступающим основным средствам в течение пяти лет, начиная с года следующего за годом списания. Составленный комиссией акт утверждается руководителем организации и вместе с технической документацией, относящейся к данному объекту передается в бухгалтерию, которая на основании этих документов открывает инвентарные карточки формы ОС-6 (приложение Ж).
В них записываются: наименование и назначение объекта, наименование завода-изготовителя, модель, тип, марка оборудования, инвентарный номер и другие данные, после чего техническую документацию передают в соответствующий отдел предприятия. Арендуемые основные средства, полученные в аренду, у арендатора могут числиться под инвентарными номерами, присвоенными им арендодателем.
При оформлении внутреннего перемещения основных средств с одного производственного участка на другой составляется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств формы ОС- 2 (приложение И). Она применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка) в другое. Первый экземпляр накладной с распиской получателя передается в бухгалтерию, а второй остается в подразделении предприятия, передавшем основные средства. На основании данных первого экземпляра накладной бухгалтерия организации общественного питания делает запись в инвентарной карточке и перекладывает ее по месту нового нахождения объекта. По данным второго экземпляра накладной сдатчиком делаются отметки в инвентарном списке о выбытии объекта.
Предприятия, имеющие небольшое количество объектов основных средств, могут вести их пообъектный учет в инвентарной книге. Записи в книге производятся в разрезе классификационных групп (видов) основных средств по местам их нахождения.
В ИООО «Интертэйст» инвентарные карточки регистрируются в Инвентарном списке основных средств (приложение К). В нем содержится информация о наименовании объектов основных средств, номерах инвентарных карточек и местах нахождения объектов основных средств.
Инвентарные карточки и описи сверяются с данными синтетического учета основных средств и используются для заполнения отчетности о наличии и движении основных средств.
Для пообъектного учета поступивших основных средств по материально ответственным лицам в ИООО «Интертэйст» применяется Ведомость поступления основных средств ( приложение Л). В ней указывается: отчетные периоды; дата поступления основных средств, инвентарный номер, полное наименование объекта основных средств, балансовая стоимость, сумма накопленной амортизации, остаточная стоимость.
Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. ОС-З) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации.
Для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств применяются:
- акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. № ОС-14);
- акт о приеме-передаче оборудования в монтаж (ф. № ОС-15);
- акт о выявленных дефектах оборудования (ф. № ОС-16).
Если невозможно определить качество оборудования при его поступлении на склад, оформляется акт о приеме (поступлении) оборудования (ф. ОС-14), который в этом случае является предварительным, составленным после наружного осмотра. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя, лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке.
Передача оборудования в монтаж оформляются актом о приеме-передаче оборудования в монтаж. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации, а отдельный акт ф. ОС-15 не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта.
На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля составляется акт о выявленных дефектах оборудования.
Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных средств организации оформляется в установленном порядке.
Выбытие объекта основных средств имеет место в случаях продажи (реализации), физического износа, безвозмездной передачи, частичной или полной ликвидации, при авариях, стихийных бедствиях и иных чрезвычайных ситуациях, повлекших невозможность дальнейшего использования или нецелесообразность восстановления, а также в других случаях, установленных законодательством. Стоимость выбывающего объекта основных средств подлежит списанию с баланса организации.
Для решения вопроса о целесообразности дальнейшего использования объектов основных средств, установления их непригодности, невозможности или неэффективности их восстановления, а также для оформления документации на списание указанных объектов приказом руководителя организации создается постоянно действующая комиссия, в состав которой входят соответствующие должностные лица, в том числе главный бухгалтер (бухгалтера) и лица, на которых возложена ответственность за сохранность основных средств.
Для участия в работе комиссии могут приглашаться представители профильных инспекций.
Объекты основных средств списываются с бухгалтерского учета на основании:
- утвержденного руководителем организации акта о приеме-передаче объекта основных средств по форме ОС-1 - при выбытии вследствие продажи, обмена, внесения в качестве вклада в уставный фонд и в других случаях, установленных законодательством;
- акта о списании объекта ОС (кроме автотранспортных средств) по форме ОС-4 или акта о списании автотранспортных средств по форме ОС-4а - при списании пришедших в негодность объектов.
Одновременно вносится отметка о списании с бухгалтерского учета объекта в инвентарную карточку (инвентарную книгу) (п. 39 Инструкции N 127).
Акты составляются в 2 экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй — остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания.