Основная задача ведущего собрание заключается в обеспечении возможности выслушать мнения выступающих и проанализировать их. Он должен корректно указывать на повторы, отсекать лишнее, не имеющее отношение к делу, настаивать на аргументации высказываемых мнений. Важный признак культуры ведущего собрание – четкое соблюдение регламента. Однако и здесь возможны послабления, если выступающий излагает мнение, имеющее большое значение и вызывающее всеобщий интерес. В этом случае следует обратиться к собранию и получить его разрешение на увеличение регламента.
Никогда не следует принуждать участников слушать доклады и выступления и побуждать их обязательно выступать. Если во время заседания некоторые из его участников занимаются посторонними делами, не нужно спешить их осуждать. Скорее всего, поднятые на заседании вопросы мало их касаются или же они настолько ясны, что не заслуживают их обсуждения. В этих случаях организатор совещания может быть недоволен только самим собой. Вместе с тем нельзя допускать во время совещания посторонних разговоров, хождений и тому подобных проявлений бестактности и невоспитанности. Их обязательно надо пресекать.
Руководителю не следует злоупотреблять заседаниями в своем кабинете. Здесь сама обстановка подчеркивает неравноправие между руководителем, сидящим в кресле за собственным столом, и остальными собеседниками. Подчиненные держатся в этих условиях более скованно.
Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, безусловно, не должен прерывать его ход переговорами по телефону, вызовами секретаря, разговорами с посетителями и т.д. Такое поведение – не только разбазаривание времени присутствующих, но и прямая бестактность по отношению к ним. Совещание должно оканчиваться принятием решения или заключительным словом начальника с указаниями конкретным исполнителям. На совещании ведется протокол, где важна не форма, но фиксация принятых решений для последующего контроля. Решения также можно расписать на карточки-задания.
Важнейшим критерием совещания является отношение участников к его итогам. Важно, чтобы у них не было чувства бесполезно затраченного времени, чтобы у каждого сложилось ясное понимание принятых решений и своей роли в их исполнении. По степени конкретности принимаемых решений можно судить о компетентности начальника, его управленческой культуре и его нравственной воспитанности.
2. Деловое общение в экстремальных ситуациях
Экстремальные условия и их влияние на поведение людей
В последнее время часто создаются условия, когда нормальная деятельность различных подразделений правоохранительной системы, направленная на охрану общественного порядка, борьбу с преступностью, охрану интересов государства, защиту прав и свобод граждан и т.д., нарушается внезапным осложнением оперативной обстановки. Привычные условия деятельности меняют природные и технические катастрофы, эпидемии и эпизоотии, массовые беспорядки, социальные катаклизмы и ведение боевых действий. Они по своим параметрам значительно выходят за рамки привычных норм, заставляя использовать непривычные формы и приемы работы, в том числе и делового общения. В связи с этим следует обратиться к ряду особенностей влияния внешних факторов экстремальности на состояние человека, выделив особенности общения в этих условиях.
Психологическая сущность экстремальных условий заключается в разрушении привычных систем отношений; изменении системы мотивации деятельности; изменении норм (правовых, моральных и прочих), которыми привычно пользуется человек. В экстремальных условиях люди могут оказаться и по своей воле (как профессионалы различных специальных подразделений, врачи, транспортники и т.п., так и нонконформисты), и вопреки своей воле (жертвы катастроф и стихийных бедствий, лица, подвергшиеся наказанию и т.п.).
Возникновение экстремальных условий обычно влечет за собой установление специального правового режима, часто связанного с повышенной ответственностью должностных лиц, к некоторым ущемлениям прав и свобод граждан (ограничение передвижения, отказ в переписке или регистрации, мобилизация населения на производство восстановительных и спасательных работ и прочее), а также с усилением полномочий органов государственной власти и государственного управления в целях восстановления и поддержания общественного порядка, защиты граждан, охраны их здоровья, собственности, оказания помощи пострадавшим и обеспечения необходимых условий для перехода к нормальному функционированию государственных органов и общественных организаций. К задачам, решаемым правоохранительными органами в сложных условиях, относятся также предупреждение и пресечение распространения ложных и провокационных слухов, паники и возможных массовых беспорядков; осуществление режима допуска в очаги экстремальных условий; контроль за исполнением должностными лицами правил карантина. К основным функциям правоохранительных органов в местностях, объяаленных на военном или чрезвычайном положении, относятся: участие в изъятии транспортных средств и иного необходимого имущества государственных предприятий, учреждений, индивидуальных и кооперативных предприятий, отдельных граждан, ограничение интенсивности уличного движения, регулирование работы торгующих организаций, распределение въезда в определенные местности и выезда из них, участие в выселении в административном порядке лиц, признанных социально опасными как по своей противоправной деятельности, так и по связям с преступной средой.
Решение перечисленных выше задач накладывает свой отпечаток на содержание, характер, этику делового общения в экстремальных ситуациях. В таких условиях модель общения требует от сотрудника дипломатических способностей и психической уравновешенности, знания психических особенностей поведения человека в экстремальных ситуациях.
Среди психологических последствий экстремальных условий на первое место можно поставить нарастание эмоционального компонента в поведении. У ряда лиц понижается способность к самоуправлению, повышается нервно-психическое напряжение, активизируются отрицательные эмоции. Люди в экстремальных условиях легче поддаются влиянию эмоций, им труднее контролировать свое поведение, в том числе и в общении. Появляются чувства отчаяния, страха, безнадежности, гнева. На поведение таких людей труднее воздействовать рациональными, разумными доводами и аргументами. Сотрудникам правоохранительных органов в таких условиях нередко приходится противопоставлять этим негативным чувствам свое хладнокровие, рассудительность и красноречие, способность сдерживать себя и подавлять неуправляемые эмоции. Повышенные физические нагрузки, нервное напряжение обусловливают активизацию явлений, возникающих в основном при нарастающем истощении нервной системы. У людей появляются раздражительность, резкая смена настроений, в ходе общения и межличностного взаимодействия легче вспыхивают конфликты (порой из-за мелочей). Человек легче перенимает настроение других людей, поддается панике, отчаянию. В то же время большое влияние оказывают и положительные эмоции, когда высокое моральное состояние окружающих более интенсивно передается каждому.
Перечисленные психические особенности, характер экстремальных ситуаций позволяют сделать вывод о том, что сотрудникам правоохранительных органов в ходе делового общения необходимо особое внимание уделять моральному состоянию населения, поддержанию его духа. Для жителей потерпевших регионов важно чувствовать внимание и поддержку страны, убеждаться, что органы власти предпринимают все меры борьбы с последствиями стихийных бедствий, что все делается последовательно, целеустремленно, по единому плану. Население должно видеть, что люди, отвечающие за правопорядок, не утратили спокойствия и уверенности в своих силах.
В ходе общения необходимо учитывать и принимать во внимание основные психологические реакции человека на экстремальные условия. В результате анализа они были сгруппированы по двум основным уровням.
Положительные реакции:
– мобилизация возможностей, активизация деловых мотивов, долга, ответственности;
– возникновение делового возбуждения, энтузиазма, интереса, азарта;
– актуализация творческих возможностей, повышение готовности к решительным и смелым действиям;
– повышение выносливости, неприхотливости, понижение порогов ощущений, ускорение реакций;
– снижение утомляемости, исчезновение усталости, беспечности.
Отрицательные реакции:
– появление тревоги, беспокойства, неуверенности, обострение чувства самосохранения;
– появление страха, боязнь за себя и дело, острая борьба мотивов долга и личной безопасности;
– значительное снижение нижнего порога нравственной допустимости, разрушение обычных нормативных этических представлений;
– проявление растерянности, оцепенения, ступора или фрустрации (то есть появление чувств безысходности и отчаяния);
– непонимание происходящего, дезорганизация познавательной деятельности;
– разрушение отработанных навыков, появление ошибок в работе;
– недостаточная мобилизованность, несобранность;
– утрата самоконтроля, появление истерических реакций, панические действия, появление чувства слабости;
– острые психозы.
Для понимания этических обоснований общения сотрудников с гражданами и между собой в экстремальных условиях рассмотрим изменения, происходящие в характере общения и взаимодействий. Проведенный анализ позволяет сгруппировать их в следующей таблице: