В беседах с представителями прессы следует всячески избегать ссылок на личное мнение и строго придерживаться тех указаний, которые получены от руководства или работников посольства. И если этот прием иногда используется во время официальных бесед, чтобы снизить обязательность вашей позиции, то в отношении прессы такой прием недопустим. Если речь идет о разъяснении какого-либо опубликованного документа, то надлежит исходить только из тех формулировок, которые там имеются, ни в коем случае не допуская собственных интерпретаций. В тех случаях, когда ответ дать затруднительно, на вопрос можно не отвечать, сославшись на то, что он задан не по существу или еще под каким-нибудь другим предлогом уйти от ответа. Можно использовать здесь и такой прием, как ответ на несущественную частность в вопросе и игнорирование его основной сущности.
Беседы с представителями общественных организаций, науки, культуры и т.п. Эти контакты возникают при участии в различного рода симпозиумах, семинарах, конференциях, при обмене научным опытом, а также при совместной организации фестивалей и других мероприятий культурного характера. Они бывают тем плодотворнее, чем выше эрудированность сотрудников. Очень важно, чтобы после беседы с зарубежным специалистом, ученым, деятелем культуры у него осталось бы столь сильное впечатление, что возникло бы желание поделиться творческими планами, идеями. Лица, осуществляющие контакты с иностранцами, иногда должны быть не просто чиновниками, но всесторонне развитыми и образованными людьми.
Оформление записи бесед. Итоги всех встреч, бесед, переговоров должны быть документально оформлены. Записи бесед обязательны. Составляется запись беседы произвольно, но при этом должно указываться: с кем она проводилась, место встречи, состав участников, по чьей инициативе проводилась. Полезно каждый самостоятельный вопрос нумеровать. Это облегчает возможность учесть результаты беседы при обсуждении этого вопроса в последующих контактах.
Очень важно, чтобы в записи беседы были наиболее полно отражены особенности обсуждения темы, те или иные нюансы в поведении собеседников, возникшие с их стороны встречные вопросы, их аргументация, которую в некоторых случаях полезно приводить дословно. Вместе с тем, запись должна быть составлена по возможности кратко, несущественные моменты беседы следует опустить. Беседы, не представляющие интереса, записывать не нужно, но “для памяти” следует вести их учет.
Лица, присутствовавшие во время беседы, перечисляются обычно в конце записи. Причем указываются сначала лица одной стороны, а затем другой. Важнейшим требованием, предъявляемым к записи беседы является ее точность. В противном случае возможны недоразумения при реализации достигнутых соглашений. После перепечатки записи беседы следует тщательно вычитать машинописный текст, сверяя его с оригиналом. Запись беседы подписывается лицом, который ее вел. Иногда в примечаниях к записи беседы приводятся личные впечатления ее автора о тех или иных качествах собеседника, сообщенные им сведения о себе, его наклонностях и увлечениях.
Документы, переписка
Официальные письма оформляются с соблюдением протокольных форм вежливости. В частных письмах полуофициального характера таких форм нет, но и здесь следует соблюдать некоторые правила, предъявляемые к такого рода документам: в зависимости от характера отношений, существующих между автором письма и адресатом, они могут быть сдержанно-официальными, строго придерживающимися всех формальностей, и дружескими, где включаемые реквизиты носят лишь необходимо-информационный характер. Выбор правильной тональности письма – обязательное условие при переписке с зарубежными коллегами: оно не должно показаться ни излишне фамильярным, ни излишне формальным. Соблюдение этого условия помогает установить плодотворные контакты или углубить сложившиеся отношения, а его игнорирование – свести их на нет. Письмо переводится на язык адресата, а при отсутствии такой возможности – на английский язык. Строго официальные документы пишутся на русском языке, но к ним желательно прилагать перевод.
Письмо пишется на личном бланке отправителя или на хорошей плотной бумаге и содержит, как правило, шесть компонентов: заголовок (данные отправителя и дата отправления), адрес и данные получателя, приветствие (обращение), содержание письма, заключительную форму вежливости (так называемый “комплимент”) и подпись. Письмо ни в коем случае не должно содержать подчисток и исправлений – их наличие может быть расценено как проявление неуважения к адресату.
Не будет ошибкой заголовок бланка перепечатать на языке адресата. В адресе получателя должны быть указаны его должность, титулы и звания (например: “Бригадный комиссар, доктор Б. Джонс, начальник Школы полиции, 21, Бремсхил Гарден, Ливерпуль, Англия”), которые затем могут не указываться или указываться сокращенно (например: “Уважаемый Сэр”, “Уважаемый доктор”, “Уважаемый господин Джонс”). Что касается “комплимента”, то он содержит самые разнообразные формы – от “Примите уверения в моем глубоком к Вам уважении” до “С уважением” или “Искренне Ваш” и выбирается в зависимости от статуса адресата и характера сложившихся отношений. Это очень важный элемент письма. Неправильное употребление комплимента может быть расценено как ущерб престижу лица, которому адресовано письмо. Поэтому необходимо очень внимательное отношение к употреблению комплимента, не завышая, но и не занижая его.
В западных странах обращение и заключительный комплимент часто пишутся автором письма от руки, а иногда и весь текст письма. Таким путем автор подчеркивает свое уважение тому лицу, которому это письмо предназначается. Подпись делается только собственноручно. В частных письмах адрес пишется только на конверте. В США на конвертах пишут полностью только “мисс”, а “мистер” (Mr.) и “миссис” (Mrs.) пишут сокращенно; полное наименование имеет унизительный смысл. Письмо должно быть тщательно вычитано после переписки. Письмо складывается вдвое, складывать письмо вчетверо не рекомендуется.
Форма письма и атрибуты вежливости в письме имеют важное значение и их искажение или неполнота всегда воспринимается отрицательно, и это может существенно повлиять на ожидаемый от письма результат. Однако при всей их важности приоритет все же принадлежит содержанию письма, ясности изложения, логичности мыслей, доказательности фактов и аргументов, учету особенностей адресата и возможной реакции с его стороны. В письме должны быть исключены неточности, искажение фактов, их приуменьшение или преувеличение, ибо они могут поставить под сомнение содержание письма. Язык письма должен быть прост, лаконичен, не допускать разных истолкований. Это обязательное условие его доказательности и убедительности.
Приемы
Приемы – одна из общепринятых и распространенных форм деловых контактов. Приемы способствуют установлению, поддержанию и развитию отношений. На приемах разъясняются те или иные аспекты деятельности соответствующих ведомств и отдельных служб, собирается информация, происходит обмен мнениями по определенным проблемам, представляющим взаимный интерес. Каждый такой прием имеет не только узко служебное, но и политическое значение, являясь вкладом во взаимоотношения между странами.
Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, символом миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости. Протокольная практика проведения приемов в России обладает некоторыми особенностями, но в целом она совпадает с международной.
Приемы подразделяются на дневные и вечерние, приемы с рассадкой и без рассадки за столом. Возможен и такой вид приема, как приглашение на вечер-концерт, танцевальный вечер или спортивное соревнование.
Проведению такого приема предшествует длительная подготовка: определяется цель приема, место проведения, составляется список приглашенных, рассылаются заблаговременно приглашения, составляется меню и план рассадки за столом, подготавливается помещение, продумывается сервировка стола, инструктируются официанты.
Приемы не проводятся в выходные или праздничные дни, а также в дни национального траура; в таких случаях назначенные ранее приемы отменяются. Если гость прибыл с супругой, то на прием приглашаются супруги наших официальных лиц. Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении делать приемы скромными, избегать излишней пышности, ограничивать подачу спиртных напитков, отказываться от слишком дорогих блюд. Меню должно учитывать национальный колорит нашей страны, но вместе с тем принимать во внимание вкусы гостей, их национальные и религиозные традиции. Заранее следует подумать о том, кто ест вегетарианскую пищу или не ест свинины. В меню обязательно должны быть включены национальные российские блюда.
На прием гости приглашаются с помощью письменных приглашений, где указан вид приема, день, час и место проведения. В правом нижнем углу иногда ставятся буквы RSVP (repondezs'ilvousplav – прошу ответить). В этих случаях следует немедленно известить письменно приглашающего о возможности или невозможности прибыть на прием. Задержка ответа рассматривается как проявление неучтивости. В том же случае, если стоят буквы p.m. (pourmemoire– для памяти), подтверждение не требуется. Приглашения принято направлять за 1,5–2 недели до приема.