- Недосконалість (з погляду рішення управлінських задач) системи внутрішній фінансовій звітності;
- Недостатньо висока фінансова дисципліна лінійних підрозділів;
- Недостатня ефективність і несистематичність процедур планування доходів, витрат і фінансових потоків;
- Недостатня відладжена системи первинного документообігу.
Формалізація бізнесу компанії
Формалізація організаційно - функціональної структури - опис основних структурних підрозділів кожного філіалу і дочірньої компанії, що беруть участь в бізнесі, їх функціональних обов'язків і вертикально-горизонтальних зв'язків. В результаті цього процесу розробляється схема управління і розподілу функцій між службами підрозділів.
Формалізація фінансової схеми компанії - опис послуг, що надаються лінійними підрозділами компанії один одному і зовнішнім контрагентам; побудова схем. При цьому отримують розроблену схему руху послуг.
Формалізація платіжної системи - опис основних фінансових потоків між підрозділами і за межі компанії.
Результат: схема руху фінансових ресурсів.
Формалізація системи обліку - характеристика організації облікового документообігу первинної інформації, використовуваного плану рахунків і типових господарських операцій, вживаної інформаційної системи.
Результат цього - опис облікового документообігу, таблиця плану рахунків, альбом типових господарських операцій, характеристики використовуваних інформаційних систем./1,2,7/
Формалізація системи обліку витрат і фінансової моделі компанії - визначення основних принципів обліку, угрупування і калькуляції витрат по напрямах діяльності і видам бізнесу.
Результат: опис існуючої системи обліку витрат і калькуляції
собівартості.
Формалізація системи внутрішньої звітності - характеристика документів внутрішньої звітності, використовуваних для ухвалення управлінських рішень.
Результат: опис форматів, процедур підготовки і надання документів внутрішній звітності.
Аналіз ефективності існуючих систем, методик і процедур
Система обліку витрат - дослідження можливості управління витратами з метою підвищення прибутковості компанії.
Організація обліку - вивчення відповідності системи вимогам підготовки зовнішньої і внутрішньої звітності, оперативності і достовірності використовуваної інформації, необхідного рівня аналітики.
Система планування доходів, витрат і фінансових потоків - оцінка її ефективності з погляду контрольованості, забезпечення ресурсами, підготовки планів і т.п.
Результат: визначення проблем і їх взаємозв'язку ("дерево проблем") по кожному з напрямів.
Розробка пропозицій і рекомендацій:
На основі проведених досліджень розробляються наступні документи:
1.1. Рекомендації по виділенню усередині компанії Центрів фінансового обліку
основних принципів їх функціонування (повноваження, відповідальність, система стимулювання), а також необхідних змін в організаційно-функціональній структурі./5,6,7/
1.2. Концепція розвитку систем обліку витрат і визначення фінансових результатів, планування доходів, витрат і фінансових потоків.
1.3. Варіанти пропозицій по вдосконаленню корпоративної системи обліку (включаючи конфігурацію і параметри Інформаційної системи) і їх обґрунтування.
1.4. Розгорнений план заходів щодо впровадження запропонованих рекомендацій, розвитку інформаційної системи і корпоративної системи обліку (на наступні етапи роботи).
1.5. Оцінка економічного ефекту від впровадження запропонованих варіантів.
Всі пропозиції і рекомендації винні представляються в звіті з урахуванням очікуваних організаційних змін в компанії.
Проектування організаційно-функціональної структури
Oрганізаційно-функціональна структура компанії - розподіл бізнеспроцесів між робочими місцями, підрозділами компанії, створюючи структуру підрозділів компанії (з урахуванням їх завдань, ієрархічної підлеглості).
Для ефективного досягнення мети діяльності в компанії повинні існувати адекватні цілям функціональна і організаційна структури.
Вимога адекватності означає:
- повноту (виконання всіх необхідних для досягнення цілей компанії функцій);
- цілісність і несуперечність (відповідність організаційної структури функціональною, відсутність дублювання функцій).
Розробка організаційно-функціональної структури компанії передбачає:
- проект нормативної організаційно-функціональної структури компанії;
- рекомендації по оптимальному розподілу функцій між підрозділами і співробітниками усередині підрозділів;
- визначення "функціональних портретів" посад, вимог до окремих робочих місць;
- аналіз і рекомендації по оптимізації методів реалізації функцій;
- опис процесу впровадження нормативно спроектованих функціональної і організаційної структур.
Посадова інструкція (опис робочого місця: завдання, підлеглість, має право і обов'язки, виконувані функції, методи реалізації функцій, процедури звітності, процедури роботи з документами.
Посадові інструкції є важливою і невід'ємною частиною системи управління.
Вони містять набір функцій (посадових обов'язків) і точні вказівки кожному співробітникові організації по їх виконанню. Тут дотримуються принципу: "Точний і повний опис організаційних процедур діяльності кожного співробітника компанії може забезпечити її надійне високоефективне функціонування". Метою цього процесу є підвищення керованості діяльністю компанії.
При цьому використовують наступні методи по управлінню: системний аналіз; методний аналіз; тренінги-семінари.
В результаті реалізації цих методів організаційно-функціональна структура і система посадових інструкцій зможе дозволити:
- налагодити чіткий механізм взаємодії підрозділів;
- створити у кожного співробітника організації точне уявлення не тільки про його посадові обов'язки, але і методах їх виконання, що дозволить економити час на їх виконання;
- завдяки точному і детальному опису кожної процедури співробітника понизити суб'єктивність трактування своїх обов'язків і тим самим объєктивізувати процес організаційної діяльності;
- адекватно і ефективно реагувати на виникаючі нештатні ситуації завдяки механізму адаптації, що є невід'ємною частиною спроектованої системи управління.
Розробка методики обліку витрат і визначення фінансових результатів
Ключовим етапом робіт по побудові системи контролінга на підприємстві є розробка документа під назвою Методика обліку витрат і визначення фінансових результатів (МОВ). Цей документ закладає основу побудови корпоративної системи обліку. В рамках його розробки виконуються наступні роботи:
- побудова єдиної для всіх структурних підрозділів класифікації статей витрат;
- визначення методики нормування витрат для розділення витрат на економічно виправдані (корисні) і надмірні;
- створення методики розрахунку собівартості продуктів і послуг компанії;
- розробка методики визначення фінансового результату (прибутку) в розрізі структурних підрозділів, видів бізнесу, послуг.
Для того, щоб побудувати таку методику і дати її в руки керівників підприємства, проводиться попереднє обстеження підприємства з різних точок зору. Природно, методика обліку витрат не виникає на порожньому місці - як основа використовується те краще, що вже напрацьоване в Activity Based Costing, Direct Costing і ін. і апробовано в умовах вітчизняного господарювання.
У основі побудови методики обліку витрат для конкретного підприємства лежить підхід, що полягає, декілька спрощено, в наступному: підприємство ділиться на одноманітно керовані частини - центри фінансового обліку (ЦФО). При цьому вводяться в розгляд: центри прибутку, центри витрат і центри інвестицій. Виявляється зв'язок між різними видами діяльності і їх доль в собівартості продукції.
На цьому ж етапі формалізується фінансова схема організації: кому які послуги виявляються (у тому числі і усередині холдингу), які фінансові потоки. На основі аналізу виконується оптимізація фінансової схеми з погляду оподаткування при дотриманні всіх вимог законодавства за рахунок усунення внутрішніх оборотів оподаткувань і інших методів./7/
Розробка Процедур підготовки і здачі фінансової звітності
Це логічне продовження попереднього пункту. Окрім процедур і регламентів для створення первинних фінансово-значущих документів, завжди є необхідність в звітах, довідках, вибірках, по різному агрегованих вторинних документах. Всі необхідні для ухвалення рішення документи і первинна інформація повинні поступати в ті місця і тим людям, які їх потребують.
Далі на основі методики обліку витрат і визначення фінансових результатів розробляються Регламент складання Бюджету Доходів і Витрат, Регламент складання і виконання Бюджету Руху Грошових Коштів і Процедура ціноутворення компанії. Розробка і подальше впровадження цих документів дозволяє:
- планувати доходи і витрати компанії для забезпечення її беззбиткової і прогнозування фінансового результату (що важливе для оптимізації оподаткування);
- забезпечувати проведення розумної цінової політики;
- на підставі прогнозу доходів і витрат планувати фінансові потоки
- підприємства і налагодити платіжну дисципліну.
Прокоментуємо найбільш важливі згадані вище документи і методики.
Розробка методики складання Бюджету доходів і витрат (БДВ)
Розробляючи Бюджет доходів і витрат, можна відштовхуватися від тієї ідеї, що з ринкових міркувань буває доцільно планувати як беззбитковість бізнесу підприємства на деякий проміжок часу, так і збитковість (зводячи її, природно, до мінімуму). Мета БДВ - зв'язати доходи від можливої (прогнозованою) реалізації і витрати на створення продукції у необхідній кількості.