Справочник по делопроизводству (стр. 14 из 24)

текстовые формуляры

Глава 8

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ДОКУМЕНТОВ

8.1. Общие вопросы структуризации текстов управленческих документов

Эффективность изучения и уяснения содержания управленче
кого документа в значительной мере зависит от выбора оптимальной структуры его текста. Заметим, что в соответствии предписаниями Методических рекомендаций ВНИИДАДФАС РФ «Ведение делопроизводства в организации» наиболее типичной для большинства управленческих документов является так называемая двухчастная структура, предполагающая разделение текста на вводную (констатирующую)
и основную (распорядительную) составляющие, каждая из которых выполняет соответствующие функции. .

Структуризация текста предполагает его обоснованное разделение на самостоятельные, но в то же время логически взаимосвязанные фрагменты — части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и. если необходимо, подпункты. В тех случаях, когда выделение в тексте самостоятельных фрагментов представляется -нецелесообразным, выполняется его членение па абзацы в состав нескольких (в некоторых случаях — только одного) предложений.

Пример развернутой структуры части текста управленческого документа представлен на схеме 23. Отметим далее, что отдельные управленческих документов в силу специфики своего функшюнального назначения могут иметь как более сложную, так и более простую структуру. Обратимся в этой связи к соответствующим примерам

8.2. Особенности структуризации наиболее распространенных видов управленческих документов

Рассмотрение особенностей структуризации текстов начнем с организационно-нормативных документов предприятия. Для сгрукту

. 23. Пример развернутой структуры части текста управленческого документа

ры текстов устава, положения характерно деление на разделы, пункты и подпункты. При этом разделы снабжаются соответствующими заголовками и прямой порядковой нумерацией с применением римских цифр, а пункты и подпункты — аналогичной нумерацией применением арабских цифр, отделяемых в необходимых случае точками. Отметим также, что структуры текстов перечисленных документов выделяются своей однородностью.

Рекомендуемая структура текста устава предприятия выглядит следующим образом: общие положения; цели и задачи деятельности; права; производственно-хозяйственная деятельность; имущество; управление деятельностью; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о предприятий (организации, учреждении) предусматривает наличие следующие разделов: общие положения; основные задачи; функции; полномочия (права и обязанности); руководство (управление деятельностью); взаимоотношения; контроль (проверка, ревизия) деятельности; реорганизация и ликвидация; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста положения о структурном разделении в составе предприятия включает следующие разделы общие положения; задачи; функции; полномочия (обязанности права); ответственность; взаимоотношения; заключительные по ложения.

Более многообразной представляется структура текстов орган заииошш-распорядителынлх документов предприятия. Рассмотрим этой связи наиболее показательные варианты структуры, примем емые в текстах инструкции по виду деятельности, должностной ин струкции и приказа.

Так, рекомендуемая структура текста инструкции по виду деятель и ости предусматривает наличие следующих разделов; общие по жения; правила осуществления деятельности (по основным ее составляющим)*; общая организация работы структурных подразделений (должностных лиц) в процессе осуществления данного вид деятельности; заключительные положения.

Рекомендуемая структура текста должностной инструкции состоит из следующих разделов: общие положения; должностные обязанности; права; ответственность; связи по должности;.

Рекомендуемая структура текста приказа включает констатирующую и приказную части, первая из которых может состоять из одного или нескольких абзацев, а вторая — из одного или нескольких пунктов. Допускается издание одночастных приказов (т.е. состоящих только из приказной части), если это оправдано содержанием приказа.

Рекомендуемая структура текстов документов договорной деятельности — контрактов (соглашений) — предусматривает наличие следующих разделов: стороны контракта (соглашения); предмет контракта (соглашения); условия контракта (соглашения); права и обязанности сторон"; срок действия контракта (соглашении); порядок расчетов между сторонами; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон; особые условия™; порядок разрешения споров между сторонами: юридические адреса сторон, их реквизиты. Разделы документов договорной деятельности, в свою очередь, обычно подразделяются на пункты и подпункты.

Коротко остановимся на структуре текстов некоторых видов управленческих документов, образующих переписку предприятия.

Так, рекомендуемая структура текста протокола включает вводную и основную части: первая формируется из отдельных предложении, вторая — из пунктов, соответствующих вопросам, рассматриваемым в рамках протокольного мероприятия (собрания, совещании, заседания и т.п.).

Рекомендуемая структура текста акта также предполагает наличие вводной и основной частей. Вводная часть документа включает несколько предложений, а основная излагается по пунктам, в заключительном из которых содержатся предложения и (или) выводы. Менее устойчивой о сравнении с другими документами рассматриваемой группы является структура текстов деловых писем. В наиболее простых случаях мы, как правило, имеем дело с одночастными письмами, и наиболее показательным примером в этом смысле является текст сопроводительного письма, Тексты сложных писем, в которых излагается несколько взаимосвязанных друг с другом вопросов, могут структурироваться на три части — вводную. основную и заключительную. В большинстве случаев, однако, структура текста деловою письма предусматривает наличие двух частей — вводной и основной.

Рекомендуемая структура текста справки социально-правового характера— одночастная, поскольку функциональное назначает данного документа состоит в подтверждении определенных сведений (фактов), а не в их интерпретации (описании).

Глава 9

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СТИЛЮ ИЗЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

9.1. Общая характеристика делового стиля

.Адекватность восприятия сути управленческого документа во многом зависит от стилевого оформления его текста, или, иначе говоря, от стиля его изложения. В соответствии с Методическими рекомендациями ВНИИЛАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов» тексты управленческих документов надлежит излагать деловым (официально-деловым) стилем.

Уточним, что деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую исключительно в среде повседневной деловой коммуникации. Важнейшими специфическими признаками деловою стиля, отличающими его от других функциональных разновидностей письменного языка, являются:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность изложения.

Деловой стиль характеризуется:

/. Сжатостью, компактностью изложения, основанной, в частности, но экономном использовании языковых средств.

2. Активным применением речевых клише.

Широким использованием общепринятой терминологии и номенклатурных наименований (в особенности юридических, административных и др.).

4.Сравнительно частым включением в тексты сложносокращен
ных слов и аббревиатур.

5.Частым употреблением отглагольных существительных, оты
менных предлогов, а также сложных союзов.

6.Внедрением в тексты устойчивых словосочетаний, предназначен
ных для связи между частями сложных предложений.

7.Повествовательным способом изложения, опирающимся, в час
тности, на номинативные предложении с перечислениями.

8. Преобладанием прямого порядка слов в предложениях.

9.2 Особенности применения отдельных категорий слов и словосочетаний в текстах управленческих документов

Рассмотрим далее особенности применения в управленческих текстах некоторых категорий слов и словосочетаний. Начнем с т называемых клише — устойчивых языковых оборотов («языков формул»), используемых при подготовке текстов в практически неизменном виде для описания однотипных управленческих ситуаций или вытекающих из них действий.

Применение клише позволяет сократить текст, «спрямить» его, одновременно упростив его изучение и восприятие для адресата, поскольку смысловая нагрузка клишированных словосочетаний предельно унифицирована (стандартизирована) и практически .исключает какое-либо вольное их толкование. Примеры наиболее распространенных устойчивых словосочетаний, применяемых в текста управленческих документов, представлены в прил. 6 к настоящему пособию.

Переходя к рассмотрению особенностей применения в составе управленческих текстов отдельных категорий слов, мы не можем обойти стороной уже упоминавшиеся нами термины. Термин, как известно, — не что иное, как слово (в некоторых случаях — словосочетание), которому присвоено строго определенное (научное, специальное и т.п.) смысловое значение.

Применение терминов способствует повышению точности изложения и соответственно более четкому и однозначному его восприятию в процессе изучения документа. Следует, однако, избегать перенасыщения управленческих текстов терминологией, в особенности специфической или редкой.