Справочник по делопроизводству (стр. 6 из 24)
Таблица /. Пример расчета для определения объема работ по подготовке и обработке управленческих документов
1. СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 9 157х Ку = 10073 чел. - часа. 2. Примерна» численность специалистов'2 , исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работники (Фпв) составит: СЗВп: Фпв = 10 073: 2006 = 5 ед.
Определение примерного квалификационного и численного со става службы ДОУ (см. п. 2) про изводится на основе расчетных дан пых об .объеме работ по ДОУ. В необходимых случаях к состав службы ДОУ мот вводиться так называемые производные должности — ст. делопроизводитель. мл. документовед, мл. архивариус и т.н.
Значение показателя полезного фонда рабочего времени для таких должностей определяется с учетом поправочного коэффициента КП., отражающего уровень квалификации. При этом для должностей с более высоком квалификацией значение КП принимается равным 1 ,.>, а с более низкой — 0.8.
Предлагаем пример расчета.
Ранее было установлено, что для выполнения перечисленных табл. 1 объемов работ по ДОУ требуется 5 работников с квалификацией «специалист». Однако эти же работы могут быть выполнены и работниками более низкой квалификации, например младшим» специалистами.
Величина полезного фонда рабочего времени младшего специалиста составит (условно):
Фпв (м) = 2006 x 0,8 = 1605 чел. -часов. Следовательно, выше указанный объем работ по ДОУ (10 073 чел-часа) может быть выполнен либо 6 младшими специалистами, один из которых будет выполнял и основной вид работы, и порученный ему по совместительству, либо 5 младшими специалистами и 1 старшим специалистом:
10073: 1605--=6,2ед.
Последующая проверка предварительных расчетов производится с целью их уточнения. В необходимых случаях расчеты выполняются повторно для установления истинных значений.
Окончательные результаты берутся за основу при подготовь проектов документов, определяющих квалификационный и численный coстав службы ДОУ. Важнейшим из них является штатное расписание".
Введение в действие штатного расписания осуществляется после утверждения документа руководителем предприятия (посредством издания соответствующего приказа). Бланк штатного расписания представлен на стр. 33, а пример приказа о введении штатного рас писания в действие — на стр. 34.
ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «БЕГА»
ПРИКАЗ
24 ноября 2005 г. г. Екатеринбург №863-п
О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
В соответствии с Программой организационного развития предприятия (раздел VII «Оптимизация системы документационного обеспечения управления») на 2005-2007 гг.
ПРИКАЗЫВАЮ:
1.Сформировать на предприятии с 1 января 2006 года службу документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ). Утвердить проект штатного расписания службы ДОУ на 2006 год (приложение 1 к настоящему приказу) и рассматривать его в дальнейшем как дополнение к штатному расписанию предприятия, утвержденному приказом генерального, директора ОАО «Вега - от 00.00.0000 № 000-п.
2.Установить на 2006 год следующую организационную структуру службы ДОУ:,,. (указать конкретно).
3.Установить предельную штатную численность службы ДОУ на 2006 год в... единиц.
4.Утвердить Положение о службе ДОУ (приложение 2 к настоящему приказу).
5.Утвердить должностные инструкции работников службы ДОУ (приложение 3 к настоящему приказу).
6.Вопросы материального обеспечения повседневной деятельности службы ДОУ возложить на заместителя генерального директора по материально-техническому и административно-хозяйственному обеспечению.
7.Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя генерального директора предприятия по управлению.
Генеральный директор
ОАО «Вега» личная подпись А.А.Агеев
Согласовано:
Начальник юридического отдела личная подпись Б.В. Горина
3.4 Организация нормирования работ по делопроизводству (ДОУ)
Рассмотрим далее организацию нормирования по делопроизводству (ДОУ). Уточним, что в соответствии с Нормами времени па работу по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти" к основным видам работ по ДОУ, подлежащим нормированию, относятся:
документационное обеспечение деятельности управленческих
структур";
составление и ведение номенклатуры дел;
документирование деятельности коллегиальных органов, сформированных при руководстве;
подготовка документов;
обработка документов;
работы по архивному хранению документов (в том числе с применением автоматизированных технологий).
Обеспечение надлежащего нормирования видов работ по ДОУ, для которых нормы не предусмотрены, осуществляется на основе норм, разработанных предприятием. Кроме того, в случае значительного отклонения содержания фактически выполняемых работ по делопроизводству по сравнению с принятыми в нормах времени, разработанных Центральным бюро нормативов по труду (иной аналогичной организацией), предприятие вправе рассчитать соответствующие нормы времени.
И в том и в другом случае целесообразно использовать так называемый метод технического нормирования, основанный на регистрации и последующей обработке данных хронометражных замеров соответствующих видов работ (отдельных операций). Разработка норм производится предприятием с учетом следующих основных особенностей.
Во-первых, для определения нормы времени на выполнение каждого конкретного вида работы (отдельной операции в рамках соответствующего вида работы) следует определить единицу измерения объема работы, например, на документ, на машинописный лист. Надело, на печатный знак и т.д. При этом расчет затрат времени производится в часах (человеко-часах), а в качестве единиц измерения объема работы могут быть использованы следующие:
документ — конкретный вид управленческого документа с уни- фицированным содержанием (представленным в виде трафаретной го текста или текстового шаблона) и стандартизированным оформ- лением — например, некоторые виды приказов по персоналу, справ- ки.,акты и т.п.;
дело — упорядоченная совокупность документов, объединенный между собой по определенному признаку и помешенных к отдельную твердую обложку, не превышающая по объему 150 листов фор-|мата А4 (210x297 мм):
машинописный лист (лист) — текстовый оригинал формата А4, заполненный с одной (лицевой) стороны через 1,5 межстрочных ин- тервалах и содержащий 38—41 строку длиной 60—64 печатных знака;
печатный знак— цифровой, алфавитный или иной символ, используемый в процессе перевода исходного— рукописного и аудио- оригинала в машинописную форму. В необходимых случая, норма времени может устанавливаться в расчете на 100 или ин количество печатных знаков*'.
Во-вторых, в нормах времени должны быть надлежащим образом учтены время на производство работ по обслуживанию рабочих мест, а также время на отдых и личные потребности работников , включая физкультурные паузы.
В-третьих, в нормах времени должно быть надлежащим образом учтено применение автоматизированных технологий подготовки и обработки документов. При этом принимается во внимание состав программно-технических средств, содержание и последовательность выполнения соответствующих видов работ (операций) по ДОУ.
3.5 Требования к организации рабочих мест и труда персонала службы ДОУ
После рассмотрения основных вопросов организации нормирования работ представляется вполне логичным перейти к освещению требований, предъявляемых к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ). Уточним в этой связи, что одной из основных обязанностей работодателя является обеспечение на предприятии «...условий, отвечающих требованиям охраны и гигиены труда» (ст. 22 ТК РФ). В свою очередь работники предприятия имеют право па «...рабочее место, соответствующее условиям, предусмотренным государственными стандартами организации труда», а также на «полную достоверную информацию об условиях труда...» (ст. 21 TK РФ). Конкретные требования к организации рабочих мест и труда персонала делопроизводства (службы ДОУ) содержатся в:
разделе 2 «Норм времени на работы документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»;
Санитарных нормах и правилах СанПин 2.2.2./2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным ЭВМ и организации работы»*.
Рациональная организация рабочих мест и труда работников делопроизводства (службы ДОУ) предприятия включает:
планировку служебных помещений в соответствии с технологией выполняемой в них работы, обеспечивающую наиболее эффективное использование рабочих площадей;
размещение мебели и специализированного оборудования с учетом обязанностей работников и состава выполняемых ими работ (операций):
создание и поддержание необходимого комфорта, способствующего эффективному труду;
своевременное получение работниками информации, необходимой для надлежащего выполнения порученных работ (операций), — в виде консультаций, а также инструктивных и справочных материалов (документов);
установление оптимального режима труда и отдыха:
создание и поддержание служебных в помещениях и на рабочих местах оптимального микроклимата;