Основними завданнями ревізії є перевірка:
- забезпечення збереження коштів, цінних паперів і бланків суворої звітності в касі, своєчасного й повного їх оприбуткування та витрачання за цільовим призначенням;
- законності й господарської доцільності касових операцій і дотримання встановлених правил їх здійснення;
- додержання встановленого ліміту залишків готівки в касі й термінів їх зберігання;
- реальності сум коштів у дорозі тощо [25].
Ревізія касових операцій на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" здійснюється в такій послідовності: спочатку проводять раптову інвентаризацію каси, потім перевіряють дотримання Порядку ведення касових операцій, відтак здійснюють суцільну документальну ревізію щодо оприбуткування й видачі грошей із каси; далі переходять до зустрічної перевірки операцій на рахунку зо "Каса", рахунків, які з ним кореспондують: 28 "Товари", 31 "Рахунки в банках", 33 "Інші кошти", 37 "Розрахунки з різними дебіторами", 66 "Розрахунки з оплати праці", 68 "розрахунки за іншими операціями" тощо. Тільки після цього розпочинають документальну ревізію коштів у дорозі.
Джерелами ревізії є: прибуткові й видаткові касові ордери з прикладеними до них документами; звіти касира; касові чеки й контрольні касові стрічки; повідомлення банку про встановлений ліміт готівки в касі; журнал - ордер №1, відомість №1; чекові книжки, корінці використаних чеків, анульовані чеки, машинограми тощо. Щодо коштів у дорозі: журнал-ордер №3, відомість №3 і прикладені до них документи та машинограми.
У строки, встановлені керівником підприємства, 1 раз в квартал, на ВАТ "Херсонські комбайни" проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і інших цінностей, що знаходяться в касі.
Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку за касовою книгою. Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт. У разі виявлення ревізією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку і обставини їх виникнення.
В умовах автоматизованого ведення касової книги здійснюється перевірка правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів.
Під час проведення ревізій особлива увага приділяється питанням забезпечення схоронності грошей і цінностей.
З метою забезпечення контролю за збереженням коштів ревізію починають з припинення касових операцій і раптової інвентаризації готівки в касі, цінних паперів і бланків суворої звітності в присутності касира й головного бухгалтера підприємства ВАТ "Херсонські комбайни".
Пропозиція керівника, головного бухгалтера або касира відкласти інвентаризацію незалежно від причин бути відхилені ревізором, тому що за цим можуть критися спроби виграти час і таким чином приховати нестачу або інше зловживання. Якщо на момент інвентаризації касира не буде на місці, ревізор відразу ж опечатує сейф приміщення каси.
Перед початком інвентаризації комісія одержує від касира останній звіт касира з прикладеними до нього виправдувальними документами щодо приходу і видатку грошових коштів і розписку відповідного змісту, яка є на лицьовому боці акта інвентаризації [24].
Звіт касира з прикладеними прибутково-видатковими документами перевіряється комісією і візується. На кожному документі та звіті у правому верхньому куті ревізор розписується і ставить дату, щоб запобігти можливій підміні звіту або прикладених до нього документів з метою приховати зловживання. Жодні документи (окрім прикладених до звіту) чи розписки у фактичний залишок наявності каси не включаються. Якщо касир виконує обов'язки, пов'язані з ведення касових операцій інших організацій, що заборонено, то до участі в інвентаризації запрошують представників цих організацій. При цьому зберігання в касі готівки та інших цінностей, які не належать цьому підприємству, забороняється.
Насамперед касир розкладає гроші за купюрами і складає покупюрний опис. Гроші в пачках, запаковані за бандеролями банку, розкриваються.
Гроші, інші цінності спочатку перераховує касир під наглядом комісії, а потім особа, що ревізує (ревізор). Якщо підсумки їхнього підрахунку не зійдуться, то перевірочний перерахунок проводить член комісії (головний бухгалтер).
Залишок грошей, встановлений під час інвентаризації, порівнюється із записами в касовій книзі і з даними бухгалтерського обліку в журналі-ордері №1 і відомості №1. Грошові знаки, поштові марки, марки державного мита включаються у фактичний залишок грошей.
Інвентаризація грошей оформляється актом інвентаризації наявності коштів. Суми, виплачені на підставі розрахунково-платіжних відомостей, показують з відміткою: "До початку інвентаризації з відомості виплачено _____грн.______коп.". В акті інвентаризації наявності коштів, порядок з іншими показниками, зазначаються останні номери касових ордерів: прибуткового №________на____грн_____коп. Акт складається у двох примірниках і підписується членами інвентаризаційної комісії і матеріально відповідальною особою.
Один примірник акта передається до бухгалтерії підприємства ВАТ "Херсонські комбайни", другий - залишається у матеріально відповідальної особи (касира).
У кінці акта матеріально відповідальна особа дає розписку про те, що кошти, перелічені в акті, знаходяться на її відповідальному зберіганні та ставить дату.
Одночасно з готівкою, поштовими марками, марками державного мита перевіряються цінні папери, бланки суворої звітності та інші цінності, що знаходяться в касі. Перелічені цінності записуються в акт інвентаризації цінних паперів і бланків суворої звітності в розрізі окремих їх видів.
У разі виявлення великої нестачі в касі ревізор вносить пропозицію про відсторонення в установленому законом порядку касира від виконання обов'язків і передачу коштів та інших цінностей інший особі й вживає заходів щодо виконання цих пропозиція. Під час виявлення залишків великих сум грошей у касі, що значно перевищують встановлений ліміт, ревізор встановлює причини їх виникнення.
Рекомендується під час ревізії проводити повторні раптові інвентаризації у касі.
Сума нестачі стягується з винної особи, а надлишок оприбутковується в касі та зараховується в дохід підприємства.
Перевірка дотримання установленого порядку ведення операцій з готівкою здійснюється згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні та Інструкцію про організацію роботи з готівкового обігу банків України, затвердженою Правлінням НБУ від 19.02.2001р. №69.
При цьому періодичність перевірок та строк, протягом якого вони здійснюються, визначають безпосередньо контролюючі органи. Такі перевірки здійснюються за певний період - квартал, півріччя, рік (але не менше ніж за три місяці).
За результатами перевірки, у разі виявлення порушень, складають акт перевірки дотримання порядку ведення операцій з готівкою у трьох примірниках, підписаний контролюючим, керівником та головним бухгалтером підприємства ВАТ "Херсонські комбайни" [25].
Перший примірник надсилається органам податкової служби за місцем державної реєстрації підприємства для вжиття заходів, передбачених чинним законодавством; другий - передається безпосередньо відповідному підприємству; третій - залишається в документах контролюючого органу.
Якщо порушень не виявлено, то складається довідка, яка підписується контролюючим, керівником і головним бухгалтером підприємства ВАТ "Херсонські комбайни".
Результати перевірки розглядаються керівником підприємства у триденний строк після її закінчення.
Підприємства має право здійснювати розрахунки між собою і з фізичними особами як у готівковій, так і в безготівковій формі.
Проте сума платежу готівкою одного підприємства іншому підприємству не може перевищувати 3 тис. грн. протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами. Якщо платежі підприємства іншому підприємству здійснюються на суму понад граничну (3 тис. грн.), то розрахунки ведуться тільки в безготівковому порядку.
Порядок установлення ліміту каси регулюється Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України, затвердженою постановою Правління НБУ від 19.02.2001р. №69. При цьому підприємства можуть зберігати у своїй касі готівку в межах лімітів залишку готівки в касі на кінець робочого дня, що встановлюються їм установою банку щорічно протягом першого кварталу. Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства комерційні банки з урахуванням специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків здавання касової виручки й графіка заїзду інкасаторів.
На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" ліміт встановлений у сумі 3000 грн.
Виходячи з вищесказаного ревізор встановлює, чи:
- зберігаються кошти в установах банків;
- витрачається підприємством готівка, одержана з установ банку за цільовим призначенням;
- дотримуються встановлені банками лімітів наявних грошей у касах підприємства;
- дотримуються граничні норми витрачання готівки з виторгу;
- не витрачається готівка з виторгу одного підприємства на потреби іншого підприємства;
- здається вся готівка понад встановленні ліміти для зарахування на рахунки в порядку та в терміни, передбачені установами банків;
- здійснюється видача грошей з каси і їх приймання в касу тільки за належно оформленими документами, підписаними керівником і головним бухгалтером;
- ставиться штамп або пишеться від руки "Депоновано" проти прізвища осіб, які не одержали грошей;