Підписи осіб, відповідальних за складання машинно-читаних первинних документів, можуть бути замінені спеціальним кодом ( паролем). Мова коду конкретної особи має бути зареєстрована в установленому порядку.
На підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» розробляють порядок створення машинно-читаних документів, регламентуючи: порядок оформлення (реєстрації) та послідовність їх проходження; склад інформації, яку реєстрації послідовність на кожному АРМ; способи автоматизації інформації документа та умови, що забезпечують правильність і достовірність авторизації.
Машинно-читані первинні облікові документи використовують на підприємствах, не їх перетворюючи у людинно-читальну форму. Разом з тим передбачають можливість створення паперових копій машиночитаного документа. При цьому на них має бути вказівка про те, що це копії машиночитаного документа. Для надання паперовій копії юридичної сили її затверджують підписом.
В разі введення даних з машиночитаних документів на екрані дисплея можуть мати місце три варіанти відображення і розміщення реквізитів:
реквізити заповнюються на зразку документа, заповнюються послідовно розміщені реквізити бухгалтерського документа;
висвічується форма (зразок) документа і внизу його реквізити; реквізити потім автоматично переносяться у форму документа [43].
Заключний етап розробки являє собою остаточне компонування всіх елементів певного документа та викреслення його на міліметровому папері у натуральну величину. Це дає змогу визначити майбутній формат документа.
До кожного документа розробляють короткі вказівки про порядок його складання, кількість примірників і напрям їх використання.
Організація забезпечення формами паперових носіїв інформації на підприємстві ВАТ «Херсонські комбайни» здійснюється за такими каналами:
а) придбання бланків у магазинах;
б) виготовлення бланків у власній типографії.
Для того щоб не допустити зривів у роботі, потрібно заздалегідь спланувати необхідну кількість бланків на рік та своєчасно подати замовлення у відповідні організації, друкарні.
Для нормального функціонування бухгалтерії підприємство ВАТ «Херсонські комбайни» має приблизно 5-6 місячний запас бланків.
За способом зберігання носії облікової інформації поділяють на звичайні і суворої звітності.
Звичайні паперові носії облікової інформації зберігають і обліковують як канцелярські приладдя. Документи (форми) суворої звітності нумерують друкарським методом і комплектують. Наказом (розпорядженням) керівника призначається відповідальна особа.
Машиночитальні бухгалтерські документи (на дискетах) разом з описом в людиночитальній формі передають у спеціальній упаковці, яка забезпечує захист їх від пошкодження та організацію доступних до них.
2.2 Синтетичний та аналітичний облік грошових коштів
В Україні обіг грошових коштів регулюється наступними нормативними документами:
а).Порядком ведення касових операцій у національній валюті України;
б).Інструкцією про організацію роботи з готівкового обігу установами банків України;
в).Наказом Міністерства Статистики України "Про затвердження типових форм первинного обліку касових операцій";
г).П(С)БО 4 "Звіт про рух грошових коштів";
д).Інструкція про відкриття банками рахунків у національній та іноземній валюті; є).Інструкція № 7 "Про безготівкові розрахунки в господарському обороті України".
Грошові кошти є найбільш ліквідними активами. Вони присутні на початковому та кінцевому етапах облікового циклу, який включає придбання товарів, виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг, а також їх продаж і отримання виручки.
Для здійснення розрахунків готівкою підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" має касу.
Каса - це спеціально обладнане та ізольоване приміщення, яке призначене для приймання, видачі і тимчасового зберігання готівки. Під касою також розуміють всю сукупність готівки та грошових документі, що є у підприємства.
Каса охоплює всі наявні грошові кошти, які знаходяться на певний період часу на підприємстві, як в монетах, так і в паперових грошових знаках.
В касі підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" зберігає не тільки готівкові кошти, але і цінні папери, грошові документи, які є бланками суворої звітності. До них відносяться трудові книжки і вкладні листки до них, квитанції шляхових листків автотранспорту, бланки довіреностей тощо (рис. 2.6).
Посадову матеріально відповідальну особу, яка завідує касою, видачею і прийманням грошей та цінних паперів на підприємстві, називають касиром. Порядок призначення касира на роботу відображено на рисунку 2.7.
Після видання наказу про призначення відповідного працівника на посаду касира керівник підприємства під розписку ознайомити його з порядком ведення касових операцій, після чого з касиром укладається договір про повну матеріальну відповідальність за збереження всіх прийнятих ним цінностей [18].
Під час здійснення операцій двері до приміщення каси мають бути замкнуті з середини. Доступ до приміщення каси особам, які не мають відношення до її роботи, забороняється.
Вся готівка на підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" має зберігатись у вогнетривких металевих шафах, а в окремих випадках - у комбінованих і звичайних металевих шафах, які після закінчення роботи каси замикаються ключем і опломбовуються сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються у касира.
Дублікати ключів в опечатаних касиром пакетах або скриньках зберігаються у керівника підприємства.
Керівник підприємства забезпечує зберігання грошових коштів при їх транспортуванні, обладнує касу та забезпечує в ній ефективне зберігання грошей.
У випадку раптової відсутності касира на роботі (з причини хвороби тощо) цінності, що знаходяться у нього під звітом, негайно перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника і головного бухгалтера підприємства або у присутності комісії, призначеної керівником підприємства, про що складається відповідний акт.
Підприємство складає касові заявки, в яких повідомляє установу банку про строки виплати заробітної плати. Банк задовольняє вимоги клієнтів на одержання готівки, однак не допускає видачі грошей на виплату заробітної плати раніше встановлених строків, за винятком окремих випадків.
Підприємство має право здійснювати розрахунки як у готівковій, так і у безготівковій формах. При цьому сума платежу готівкою протягом 1-го дня не повинна перевищувати зо00 грн.
Здійснення готівкових розрахунків обов'язково має бути підтверджено відповідним обліково-розрахунковим документом (податкова накладна, рахунок-фактура, товарний чек, акт виконаних робіт тощо) [40].
Підприємства можуть мати у касі готівку тільки в межах лімітів залишку. Ліміт залишку готівки - це гранична сума грошових коштів, яка може знаходитись в касі підприємства.
Всю готівку понад суми встановлених лімітів підприємства повинні здавати для зарахування на поточний рахунок у порядку та в строки, встановлені і узгоджені з установою банку, в якому відкритий поточний рахунок.
Ліміт залишку готівки в касі для кожного підприємства встановлюється банками з урахуванням режиму і специфіки роботи підприємства, його віддаленості від установи банку, розміру касових оборотів, встановлених строків і порядку здавання касової виручки.
На підприємстві ВАТ "Херсонські комбайни" ліміт залишку готівки у касі становить 3000 грн.
Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим розрахунком за кожен робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювались в цей день касові операції (надходження і витрачання готівки) чи ні.
У випадку, якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлений, вся наявна в його касі на кінець дня готівка вважається понадлімітною.
Готівка, видана в підзвіт, але з об'єктивних причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після її видачі (за відрядженнями - не пізніше 3-х робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту - не пізніше 10-ти робочих днів і дня видачі її в підзвіт).
Строки і порядок здавання виручки встановлюються установами банків кожному підприємству за погодженням з його керівником, виходячи з необхідності прискорення обіговості грошей і своєчасного надходження їх до кас банків:
- для підприємств, що розташовані в місцевості, де є установи банків і виручка здається до банку (а при відсутності в місцевості установ банків на підприємства зв'язку), - щоденно в день надходження грошей до їх кас;
- для підприємств, що мають невеликі суми виручки (які за 5 днів не перевищують 10-кратного неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) і знаходяться на значній відстані від установ банків або підприємств зв'язку, не рідше одного разу на 5 днів.
Підприємство ВАТ "Херсонські комбайни" виручку здають щоденно в день надходження грошей до їх каси.
Грошовими документами вважаються документи, що знаходяться в касі підприємства: оплачені путівки в санаторії, пансіонати і будинки відпочинку; поштові марки; проїзні квитки тощо.
Згідно з Порядком, встановленим Національним банком України від 25.06.93 р. № 21, бланки акцій також зберігаються в касі.
Гроші, здані до банку або інкасаторам, але не зараховані на поточний рахунок (до 24-ої години наступного дня), є грошовими коштами в дорозі.