3. ОРГАНІЗАЦІЯ Й МЕТОДИКА КОНТРОЛЮ ДОХОДІВ І ВИТРАТ ПОЧЕТНЕНСЬКОЇ СІЛЬСЬКОЇ РАДИ
3.1 Організація внутрішнього контролю доходів і витрат
Метою і завданням внутрішнього контролю є вивчення бухгалтерської й фінансової інформації з окремих статей витрат, залишків на бухгалтерських рахунках і інше, також аналіз системи обліку і внутрішнього контролю. Організація внутрішнього контролю в Почетненській сільській раді включає: інвентаризацію, санкціонування господарських операцій, розподіл прав і обов'язків, обмеження доступу до активів і контроль за документуванням господарських операцій і інші процедури контролю, які здійснюються, як правило, головним бухгалтером.
Інвентаризація. Проведення інвентаризації є обов'язковим перед складанням річної звітності але не раніше 1 жовтня. Обов'язковим є проведення інвентаризації при зміні матеріально- відповідальних осіб: при пожежі, стихійного лиха, при ліквідації підприємства, при встановленні фактів крадіжок по приписанню слідчих органів.
Організація і проведення інвентаризації в Почетненськії сільській раді проводиться у такий спосіб. У Почетненській сільській раді розпорядженням Голови щорічно створюється постійно діюча інвентаризаційна комісія. Головою інвентаризаційної комісії є секретар Почетненської сільської ради. Секретарем (членом) інвентаризаційної комісії є бухгалтер по обліку активів. Особи, відповідальні за зберігання цінностей, дають в описі розписки про те, що до початку інвентаризації всі прибуткові й видаткові документи на цінності здані в бухгалтерію, що всі цінності, що надійшли під їхню відповідальність, оприбутковані, а ті, які вибули, списані на витрату. Такої ж розписки дають особи, які мають кошти на придбання (отримані в підзвіт) або доручення на одержання цінностей. Наявність цінностей при інвентаризації встановлюється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обмірювання. Інвентаризація фактичних залишків проводиться в присутності матеріально відповідальних осіб установи. Забороняється проводити інвентаризацію в неповному складі інвентаризаційної комісії й заносити в опис дані про залишки цінностей зі слів матеріально відповідальних осіб або за даними обліку без перевірки їхньої фактичної наявності.
Інвентаризація оформляється інвентаризаційними описами ( додаток 218-219). В інвентаризаційному описі найменування цінностей і їхня кількість представляються по номенклатурі й в одиницях виміру, прийнятих в обліку.
На кожній сторінці інвентаризаційного опису вказуються прописом число порядкових номерів цінностей і загальна кількість у натуральних вимірах всіх цінностей, записаних на цій сторінці, незалежно від того, у яких одиницях виміру (штуках, метрах, кілограмах і т.п. ) вони відбиті. У цих документах ніяких помарок і підчищень не допускається. Виправлення помилок повинне робитися у всіх екземплярах описів шляхом закреслювання неправильних записів і написання зверху правильних; всі виправлення підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії й матеріально відповідальними особами.
Інвентаризаційні описи підписуються всіма членами інвентаризаційної комісії й матеріально відповідальними особами. При цьому матеріально відповідальні особи дають розписку, у якій підтверджується, що перевірка цінностей відбулася в їхній присутності, що вони не мають до членів комісії ніяких претензій і що вони приймають на відповідальне зберігання перераховані в описі цінності.
Для визначення результатів інвентаризації складається протокол інвентаризаційної комісії, що повинен бути розглянутий і затверджений Головою сільради в 5-денний строк. Затверджені результати інвентаризації відбиваються в бухгалтерському обліку сільради в тім місяці, у якому завершена інвентаризація. Згідно проведеного аналізу інвентаризаційних відомостей за 2006р., недостач і надлишків у сільраді не встановлено.( додатки 220)
Санкціонування. Санкціонування - це дозвіл на здійснення господарської операції, що є обов'язковим реквізитом первинних документів. Санкція реалізується через підпис керівника, або іншою посадовою особою документів, і через видання розпоряджень. Відсутність санкцій або підпис документів "заднім числом" приводить до ймовірності порушень і зловживань. У Почетненській сільській раді право санкціонування ("накладення візи") документів надано одній людині- Голові сільської ради.
Розподіл прав і обов'язків. Під час розподілу прав, обов'язків і відповідальності між обліковими працівниками в Почетненській сільській раді враховані такі правила:
1.Розподіл відповідальності між різними особами за виконання господарської операції, її документування й зберігання активів, що надійшли від операції. Наприклад: при безоплатному оприбуткуванні основних засобів акт оприбуткування оформляє комісія. На підставі акту бухгалтер робить запис в інвентарну картку й у бухгалтерські документи, а матеріально-відповідальна особа приймає основний засіб в експлуатацію.
2.Розподіл обов'язків під час ведення облікових регістрів і складання звітності.
3.Право працівників на підпис документів визначається головою сільради підприємства й оформляється розпорядженням.
4.Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлений термін для відображення в обліку, за вірогідність даних, які наведені в документах, несуть особи, які склали й підписали ці документи.
Кожному працівникові Почетненської сільської ради затверджена посадова інструкція, у якій оговорені обов'язки, права й відповідальність працівника.
Обмеження доступу до активів. Обмеження доступу до активів сільради реалізується двома шляхами:
1.Складання договорів про матеріальну відповідальність.
2.Затвердження переліку осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарських операцій, пов'язаних з відпусткою коштів , товаро-материальных цінностей і іншого майна. Кількість таких осіб обмежено. У Почетненській сільській раді право підпису фінансових документів надано трьом людинам: Голові сільради, секретареві сільради, головному бухгалтерові.
Суцільне документування. Суцільне документування господарських операцій забезпечує наявність доказів їхнього здійснення. Наприклад, наявність у документі обов'язкових реквізитів: назви документа; код форми; дати й місця складання; зміст господарської операції; одиниці виміру; підпис особи, що здійснила операцію й склала документ, а також відсутність підчищень, необумовлених витрат, наявність прочеркувань вільних рядків та інше.
До інших прийомів контролю відносять процедури контролю, які здійснюються обліковими працівниками й посадовими особами, а саме: формальна перевірка, перевірка за змістом документів при їхньому одержанні однією людиною від іншого, звірення записів в обліку з даними обліку дебіторів і кредиторів і ін.
У Почетненській сільській раді внутрішній контроль здійснюється керівником і головним бухгалтером постійно й спрямований на жорсткість контролю за зберіганням й раціональним використанням матеріальних і фінансових ресурсів.
Наприклад, безперервний контроль за виконанням кошторисів в Почетненськійо сільськой раді здійснюється Головою (у частині затвердження фінансових документів, наприклад, затвердженням розрахунково-платіжної відомості), бухгалтерією ( у частині дотримання витрат цільовому призначенню, плановим асигнуванням і залишкам на реєстраційному рахунку) і т.д. Щомісяця, наприкінці звітного періоду, під час підписання бухгалтерської документації, що стосується витрат бюджетних коштів, перевіряються практично всі документи за звітний період.
Головний бухгалтер на початку року складає план документальних перевірок. Згідно цього плану два рази в рік, ретельно перевіряється вся документація Почетненської сільської ради.
Після проведення перевірки складається акт, у якому відбиваються результати проведеної перевірки, перелік виявлених порушень і їхніх причин.
Переглядаючи акти проведених перевірок, грубих порушень при веденні бухгалтерського обліку виявлено не було.
Найчастіше порушення, - відсутність підпису Голови сільради. Кілька помилок відбулися в результаті неуважності бухгалтера, що нараховує заробітну плату. Всі помилки в наслідку перевірок були усунуті.
3.2. Основні напрямки зовнішнього контролю доходів і витрат, методика проведення й оформлення його результатів
Методика контролю доходів і витрат Почетненської сільської ради залежить від виду здійснюваного контролю - внутрішнього або зовнішнього. Однак, вона містить у собі контроль наступних господарських операцій:
- виконання кошторисів доходів і витрат;
- касові операції, облік бланків суворої звітності;
- операції на казначейських і банківських рахунках;
- використання засобів на виплату заробітної плати;
- складання штатних розписів;
- нарахування заробітної плати, відпускних, посібників, виплати премій, по тимчасовій непрацездатності;
- нарахування й выплата посібників і компенсацій пільгової категорії громадян;
- розрахунки з підзвітними особами;
- використання засобів на придбання матеріальних цінностей, зберігання матеріальних цінностей, правильність ведення обліку, обґрунтованість списання матеріальних цінностей;
- використання коштів на проведення капітальних ремонтів;
- стан розрахункової дисципліни;
- здача в оренду приміщень, устаткування;
- використання коштів на утримання автотранспорту;
- стан бухгалтерського обліку й звітності.[ 26, 52]
Зовнішній контроль у Почетненській сільській раді здійснюється контрольно-ревізійним відділом м.Красноперекопська. Почетненська сільська рада є неприбутковою установою. У зв'язку із цим контроль по загальноприйнятих податках і зборах (ПДВ, акциз, податок на прибуток, єдиний податок) не здійснюється, тому що цих відрахувань сільрада не робить.