Ознакомление со списком лиц, имеющих право участвовать в общем собрании акционеров, не должно быть связано с излишней тратой времени или дополнительным расходами. В этой связи обществу рекомендуется предоставить акционерам возможность ознакомиться с данным списком, равно как и получить выписки из него, непосредственно по месту предоставления материалов и документов к общему собранию акционеров, указанному в сообщении о проведении общего собрания акционеров.
1.3. Информация, предоставляемая при подготовке к проведению общего собрания акционеров, а также порядок ее предоставления должны позволить акционерам получить полное представление о деятельности общества и принять обоснованные решения по вопросам повестки дня.
Обществу рекомендуется указать в уставе дополнительные материалы и документы, которые будут обязательно предоставляться акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров как годового, так и внеочередного. Наличие в уставе общества подобной информации будет способствовать укреплению доверия акционеров и потенциальных инвесторов к обществу, которое тем самым демонстрирует готовность обеспечить прозрачность своей деятельности.
В частности, в уставе следует предусмотреть предоставление акционерам годового отчета и годового бухгалтерского баланса, отчетов совета директоров (наблюдательного совета), ревизионной комиссии, что позволит обсудить на общем собрании акционеров показатели и перспективы деятельности общества, а также даст акционерам возможность оценить существующий порядок управления обществом и осуществляемую советом директоров (наблюдательным советом) и исполнительными органами политику.
В уставе общества рекомендуется также оговорить специально перечень материалов, предоставляемых акционерам в случае, когда повестка дня общего собрания акционеров включает вопрос о реорганизации общества (обоснование реорганизации, годовые отчеты и годовые бухгалтерские балансы всех организаций, участвующих в реорганизации, за 3 последних финансовых года).
Закон не препятствует совету директоров (наблюдательному совету) принимать решение о предоставлении акционерам иных дополнительных материалов на этапе подготовки к общему собранию, помимо указанных в уставе. Так, для обеспечения предметных и продуктивных обсуждений на общем собрании акционеров и для фактического усиления влияния акционеров, обществу необходимо дать акционерам возможность использовать аналитические исследования и материалы прессы, в которых может содержаться критический взгляд на деятельность общества. Использование таких материалов будет способствовать формированию у акционеров объективного представления об эффективности управления обществом.
Принятие акционерами решений по вопросам повестки дня общего собрания акционеров требует всесторонней оценки ими последствий этих решений для общества. Значительную роль в формировании такой оценки играет профессиональное мнение лиц, осуществляющих непосредственное управление обществом - совета директоров (наблюдательного совета) общества.
Его позиция позволит акционерам более взвешенно подойти к принятию значимых для общества решений. В этой связи перед каждым общим собранием акционеров рекомендуется предоставлять акционерам доклады, отражающие позицию совета директоров (наблюдательного совета), а также особые мнения членов совета директоров (наблюдательного совета) по каждому вопросу повестки дня.
Материалы, предоставляемые к общему собранию акционеров, должны быть подобраны таким образом, чтобы их легко было соотнести с конкретными вопросами повестки дня. Недостаточно четкое соответствие между вопросами и материалами к ним может существенно затруднить формирование объективного мнения по таким вопросам и, как следствие, к необъективному голосованию по ним. В этой связи в материалах, предоставляемых к общему собранию акционеров, рекомендуется указывать, к какому вопросу повестки дня они относятся.
Информация к общему собранию акционеров должна предоставляться акционерам таким образом, чтобы они до проведения общего собрания акционеров могли обстоятельно изучить вопросы, включенные в повестку дня. Устав должен предусматривать возможность предоставления такой информации не только в помещении исполнительного органа общества, но и в иных местах, адреса которых указаны в сообщении о проведении общего собрания акционеров. Исходя из того, что возможность ознакомления с информацией к общему собранию акционеров должна быть предоставлена максимально широкому кругу акционеров, обществу рекомендуется предоставлять такую информацию в тех населенных пунктах, где акционеры общества преимущественно проживают.
1.4. Вопросы повестки дня общего собрания акционеров должны быть четко определены и ясно сформулированы, исключая возможность их различного толкования
Повестка дня общего собрания акционеров является для акционеров единственным источником информации о вопросах, по которым планируется принятие решений на общем собрании, и именно по этим вопросам акционерам предоставляются материалы. Неопределенность повестки дня означает возможность рассмотрения на общем собрании акционеров вопросов, материалы по которым не были предоставлены акционерам, вследствие чего они не имели возможности сформировать по ним обоснованного мнения. В этой связи повестка дня общего собрания акционеров должна содержать перечень всех вопросов, принятие решений по которым планируется на предстоящем общем собрании акционеров. При этом не рекомендуется обозначение вопросов повестки дня словами «иное», «разное» и иным способом, который не позволяет судить о том, какой вопрос предполагается рассмотреть.
Большое значение для формирования у акционера объективного мнения по вопросу повестки дня имеет информация о том, кем тот или иной вопрос был предложен. Такая информация позволит акционеру составить более точное представление о целях вынесения вопроса на рассмотрение общего собрания акционеров и, соответственно, о возможных способах его решения. В этой связи при подготовке повестки дня общего собрания акционеров рекомендуете указывать, кем был предложен каждый из включенных в нее вопросов.
При формировании повестки дня рекомендуется соблюдать общее правило, согласно которому каждое предложение в повестку дня следует отражать в ней отдельным вопросом. Вместе с тем, решение некоторых вопросов невозможно без принятия решений по другим взаимосвязанным вопросам. Так, например, нельзя считать принятым решение о реорганизации в форме разделения, если общее собрание акционеров не приняло положительного решения хотя бы по одному из следующих вопросов о: о порядке и условиях разделения; о создании новых обществ; о порядке конвертации акций реорганизуемого общества в акции создаваемых обществ; об утверждении разделительного баланса.
Для того чтобы исключить сомнения в том, приняло ли общее собрание акционеров решение по подобным вопросам, отдельные вопросы в повестке дня рекомендуется объединять.
Объединение вопросов является целесообразным и в некоторых других случаях. В частности, если отдельными пунктами повестки дня стоят вопросы о досрочном прекращении полномочий совета директоров (наблюдательного совета) общества и об избрании нового состава совета директоров (наблюдательного совета), то положительное решение по первому вопросу и отрицательное по второму приведет к тому, что общество останется без действующего совета директоров (наблюдательного совета).
1.5. Права акционеров требовать созыва общего собрания акционеров и вносить предложения повестку дня общего собрания акционеров не должны быть сопряжены с чрезмерной необходимостью доказывать наличие этих прав.
Право акционера на участие в управлении обществом предполагает возможность предлагать вопросы в повестку дня общего собрания акционеров и выдвигать кандидатов в члены органов управления, а также требовать созыва общего собрания акционеров. Законодательство устанавливает определенные требования к количеству акций, которыми должен владеть акционер на момент внесения соответствующего предложения.
Поскольку в Республике Беларусь акции выпускаются в бездокументарной форме, а законодательство о рынке ценных бумаг обязывает учитывать права на такие акции на счете депо в депозитарии, общество должно признавать выписку из соответствующего счета депо достаточным подтверждением прав на акции.
1.6. При определении места, даты и времени проведения общего собрания следует исходить из необходимости предоставить акционерам реальную и необременительную возможность принять в нем участие.
Годовое общее собрание акционеров рекомендуется проводить в выходные дни не ранее 9 и не позднее 22 часов местного времени. Не следует выбирать для проведения общего собрания такое место или такое время, которые могут создать акционерам затруднения для участия в собрании или приведут к неоправданным расходам.
При определении помещения для проведения общего собрания следует руководствоваться способностью такого помещения вместить всех акционеров, желающих присутствовать на собрании. Обществу рекомендуется заранее позаботиться о том, чтобы с максимальной степенью вероятности определить число таких акционеров, что особенно важно для обществ с большим числом мелких акционеров.