При перевірці касової дисципліни з'ясовується:
а) наявність встановленого ліміту залишку каси. Понадлімітні залишки готівки в касі підприємства визначаються прямим рахунком за кожний робочий день шляхом порівняння залишку готівки в касі суб'єкта господарювання на кінець дня з встановленим йому (або самостійно визначеним ним) обслуговуючою установою банку лімітом залишку готівки в касі, незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти (надходження і витрати готівки), чи ні. У разі, якщо підприємству ліміт залишку готівки в касі не встановлений, то вся наявна у його касі на кінець дня готівка є понадлімітною.
Готівка, що видана під звіт, але з якихось причин не витрачена (частково або в повній сумі), має бути повернена до каси підприємства одночасно з авансовим звітом не пізніше наступного робочого дня після видачі її під звіт (за відрядженнями — не пізніше 3 робочих днів після повернення з відрядження, на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини і металобрухту — не пізніше 10 робочих днів з дня видачі її під звіт). Якщо з каси підприємства його працівнику одночасно видана готівка на відрядження та кошти під звіт для вирішення у цьому відрядженні виробничих чи господарських питань (у тому числі і для закупівлі сільськогосподарської продукції та заготівлі вторинної сировини та металобрухту), то підзвітна особа незалежно від строку відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження повинна подати до бухгалтерії підприємства одночасно звіт про суму, що була їй видана для вирішення виробничих (господарських) питань, та авансовий звіт про витрачені кошти безпосередньо на відрядження. Готівка, що видана під звіт (у тому числі і на відрядження), але не витрачена і не повернена до каси підприємства (в повній сумі, що була видана під звіт, або в сумі, яка не підтверджена авансовими звітами), на наступний день після закінчення зазначених вище строків включається розрахункове до суми фактичного залишку готівки в касі на кінець дня. Одержана в результаті розрахункова сума порівнюється зі встановленим лімітом залишку готівки в касі.
У разі витрачання підприємством, що має податкову заборгованість, готівки з виручки на виплати, пов'язані з оплатою праці, відповідні кошти розрахункове додаються до фактичних залишків готівки в касі того дня, коли були здійснені такі виплати, з подальшим порівнянням одержаної розрахункової суми із затвердженим лімітом каси;
б) повнота оприбуткування готівки, одержаної з каси банку, відповідність записів касової книги підприємства про суми, одержані з банку і здані в банк, даним банку. У разі розходження між даними банку і записами в касовій книзі з'ясовуються причини цих розходжень. При встановленні зловживань установи банків зобов'язані негайно передати матеріали правоохоронним органам;
в) забезпечення щоденного дотримання встановлених банком лімітів залишків готівки в касі, строків і порядку здавання грошової виручки, своєчасність повернення в банк не витрачених у встановлений строк сум заробітної плати, допомог, стипендій, винагород та інших сум. У разі виявлення порушень з'ясовується, протягом якого часу і яка сума не здавалася до банку і з якої причини, коли і на яку суму мало місце перевищення ліміту каси за період, що перевіряється;
г) правильність витрачання готівки з виручки;
д) правильність ведення касової книги та своєчасність і повнота обліку в ній надходжень і видачі готівки; правильність оформлення касиром касових ордерів.
Результати перевірки оформляються актом із доданням до нього довідки, в якому відображається стан надходжень готівки до кас підприємств, що перевіряються, і п витрачання за період, що перевіряється Акт і довідка підписуються керівником, головним (старшим) бухгалтером підприємства і представником банку В разі відмови підписувати акт, в ньому робиться напис «відмовився» і додається відповідне письмове пояснення
Якщо при перевірці порушень не встановлено, перевіряю чий обмежується заповненням довідки із зазначенням, що перевірка проведена відповідно до вимог Національного банку України
У разі виявлення порушень чи зловживань, відповідні примірники актів перевірок мають бути передані органам державної податкової служби або правоохоронним органам для застосування до порушників відповідних санкцій, передбачених чин ним законодавством
Матеріали про наслідки перевірок дотримання касової дисципліни підприємствами (включаючи акти перевірок, передані податковим органам) і вжиті щодо порушників заходи щоквартально, не пізніше 3-го числа місяця, наступного за звітним кварталом, подаються для узагальнення дирекціям (управлінням) банків
Узагальнені матеріали з наведенням найбільш значних типових фактів порушень дирекції (управління) банків подають своїм центральним банкам, територіальним управлінням Національного банку України щомісячно, не пізніше 7 числа місяця, наступного за звітним періодом, а територіальні управління Національного банку України — Національному банку України не пізніше 12 числа місяця, наступного за звітним кварталом
Відповідно до «Порядку ведення касових операцій у національній валюті України», у строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного разу на квартал, на кожному підприємстві проводиться раптова ревізія каси з покупюрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших цінностей, що знаходяться в касі Залишок готівки в касі звіряється з даними обліку по касовій книзі Для проведення ревізії каси наказом керівника підприємства призначається комісія, яка складає акт У разі виявлення ревізією нестачі або лишку цінностей в касі в акті вказується сума нестачі або лишку і обставини їх виникнення
В умовах автоматизованого ведення касової книги слід проводити перевірку правильності роботи програмних засобів оброблення касових документів
Засновники підприємств, вищі організації (у разі їх наявності), а також аудитори (аудиторські фірми) відповідно до укладених угод під час проведення документальних ревізій на всіх підвідомчих підприємствах в обов'язковому порядку проводять ревізію каси і перевіряють дотримання касової дисципліни Під час проведення ревізій особлива увага має приділятися питанню забезпечення схоронності грошей і цінностей
У господарських товариствах, де це передбачено їх статутом, такі ревізії проводяться ревізійними комісіями
Особи, звинувачені в порушенні касової дисципліни, притягуються до відповідальності у встановленому чинним законодавством порядку Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладається на керівників підприємств, головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів
Зокрема, персональну відповідальність за повну схоронність всіх цінностей у резервних фондах і касах, стан інкасації грошової виручки і перевезення цінностей, здійснення операцій з іноземною валютою і дорогоцінними металами несуть начальники установ Національного банку України, директор Центрального сховища при Національному банку України, а також керівники установ банків — безпосередньо по цих установах
Поряд з керівниками установ банків відповідальність за правильну організацію касової роботи, належне зберігання і повну схоронність всіх цінностей, що знаходяться в установах банків, а також за чітке касове обслуговування підприємств, об'єднань, організацій, установ і населення несуть начальники управлінь касових операцій (завідуючі касами), а за своєчасний збір, перевезення цінностей і забезпечення схоронності при цьому — начальники дільниць (відділів) інкасації або особи, які виконують їх обов'язки
Матеріальна відповідальність, пов'язана із зберіганням резервних фондів (для Центрального сховища) і запасів готівки у сховищах, оборотної операційної каси й інших цінностей, які знаходяться в грошових сховищах, і здійсненням операцій з ними, покладається на завідуючого касою установи банку
Працівники кас несуть повну матеріальну відповідальність за недостачу грошей і цінностей у сформованих ними пачках, корінцях і в іншій упаковці за їх підписами, а також за наявність серед відсортованих і запакованих ними грошей неплатіжних і фальшивих білетів і монет та інші недоліки в роботі, які завдали матеріальної шкоди банку. Інкасатори несуть повну матеріальну відповідальність за схоронність грошей і інших цінностей, прийнятих ними для доставки за призначенням.
Всі працівники установ банків, яким доручена робота з цінностями і здійснення операцій з ними, зобов'язані знати встановлений порядок ведення і обліку емісійно-касових операцій та правила зберігання грошей і цінностей, а також проходити при влаштуванні на роботу і періодично (не рідше одного разу на 12 місяців) медичні огляди, якщо цим працівникам дозволено носіння вогнепальної зброї та її застосування. При виявленні допущених працівниками будь-яких порушень вони не можуть посилатись на незнання вказаного порядку.
Працівникам кас та інкасаторам категорично забороняється:
передовіряти виконання дорученої роботи з цінностями іншим особам, а також виконувати роботу, яка не входить до кола їх обов'язків;
безпосередньо виконувати доручення підприємств, об'єднань, організацій, установ і громадян на одержання або внесення готівки на їх рахунки в банку, а також приймати від них безпосередньо документи на внесення грошей (крім документів по операціях в касах, які застосовують контрольні апарати) або на одержання грошей, минаючи бухгалтерських працівників;