Удосконалення обліку аналізу і контролю в системі управління витратами торгового підприємства (стр. 19 из 21)

Обробка інформації на ПЕОМ для використання в обліково-аналітичному процесі включає алгоритмізацію і постановку задач та видавання обробленої інформації для виявлення недоліків у господарській діяльності, узагальнення висновків та розробка рекомендацій щодо усунення недоліків.

Так нашою задачею є бухгалтерський облік, аналіз і поточний контроль витрат (табл.5.1.1).

Таблиця 5.1.1

Характеристика задачі “Облік, аналіз та поточний контроль витрат торговельного підприємства”

Задача	Вхідна інформація	Вихідна інформація	Користувачі	Термін подання
1	2	3	4	5
Облік, аналіз поточний контроль витрат торговель-ного підприємст-ва	Дані журналів-ордерів по рахунках 10,22,371,661,64,65,20,13,28 та ін.	Книга аналітично-го обліку витрат Оцінка загального рівня витрат Протокол до аудиторсь-кого висновку за аналізуємий період	БухгалтеріяБухгалтерія, управлінсь-кий персоналУправлінсь-кий персонал, аудитори	Раз в місяцьРаз в місяцьПо мірі необхідності

Ця задача є досить об’ємна і включає ряд інших задач, а саме облік основних фондів, товарно-матеріальних цінностей, праці і заробітної платні та інші. Ці задачі пов’язані між собою через єдину базу даних (рис.5.1.2) шляхом використання (передачі) бухгалтерської інформації по синтетичним рахункам обліку, які формуються автоматично у процесі вирішення задач.

Рис.5.1.2. Інформаційні взаємозв’язки АРМБ по обліку витрат

5.2. Алгоритмізація задач обліку контролю і аналізу витрат комерційної діяльності.

Центральне місце в інформаційних системах економічного характеру займає бухгалтерський облік. Ефективність його визначається не тільки оптимальною організацією обробки фінансово-бухгалтерської інформації, але й ефективною технологією облікового процесу, що безпосередньо пов’язана з моделюванням функцій обліку.

Організація бухгалтерського обліку і аналізу (рис.5.2.1.) характеризується предметною областю і, вбираючи в себе всі особливості господарюючого суб’єкта, являє собою складну систему, яка оперує великою кількістю взаємопов’язаних облікових компонентів постійного і змінного характеру, які відображають функції і обмеження змін окремих елементів обліку.

Технологія обробки характеризується завершеним циклом руху інформації з моменту її виникнення (первинний облік) до формування аналітичної інформації для керівництва (рис.5.2.2.).

Облік витрат є зведеною (другорядною) ділянкою обліку по відношенню до обліку праці і заробітної плати, матеріальних цінностей, основних фондів, розрахунково-фінансових операцій і інших. Тому він грунтується майже на всіх документах первинного і зведеного обліку діяльності підприємства, і документація по ньому повинна забезпечувати розподіл витрат за економічними елементами, статтями та місцями виникнення.

В умовах автоматизованої обробки даних бухгалтерського обліку і аналізу витрат торгівельного підприємства є можливість використовувати для групування витрат по аналітичним і синтетичним рахункам різних регістрів або виконання розрахунків по окремих елементах витрат: відомостей нарахування заробітної плати; розрахунок суми органам соціального страхування; розрахунок амортизаційних відрахувань і зносу малоцінних і швидкозношуваних предметів та основних фондів. Розрахунок заробітної плати здійснюється у пакетному режимі, який надає можливість робити його вибірково по підрозділах або в цілому по підприємству, після чого формуються журнали контрольних чисел і перевіряється правильність розподілу фонду оплати праці по підрозділах торговельного підприємства.

У якості довідників, що носять допоміжний характер, при автоматизованій обробці даних бухгалтерського обліку та аналізу використовують класифікатори. Вони створюються і ведуться за звичайною схемою, а по мірі надходження нової інформації доповнюються і корегуються в режимі діалога. Користувач звертається до класифікаторів в діалоговому режимі у масштабі реального часу і по мірі необхідності, однак їх функції можна значно розширити. Справа в тому, що існує багато дій, традиційно здійснюваних користувачем, які не враховані при проектуванні у сфері автоматизації. Прикладом цього може бути необхідність коригування норм амортизаційних відрахувань на повне відновлення основних фондів в інвентарній картотеці у відповідності з кодами норм, які містяться у відповідному довіднику. Введення такого режиму пов’язане з додатковими затратами, оскільки включає не тільки коригування, але й ряд супутніх функцій: перегляд картотеки в різних розрізах, одержання протоколів та інше. Очевидно, що введення додаткових режимів розширює можливості користувача, робить систему зручніше в експлуатації.

Рис. 5.2.1. Схема організації обліку і аналізу в інформаційних бухгалтерських системах торговельного підприємства

СОРТУВАННЯ ,

ФОРМУВАННЯ МАСИВУ

ДАНИХ ПО ОБЛІКУ

ВИТРАТ