Система формування вихідної інформації повинна будуватися на наступних загальних принципах:
- автоматизація відображення вихідної інформації;
- розмежування відповідальності за відображення вихідної інформації;
- регламентація в процесі відображення вихідної інформації із здійсненням контролю за її дотриманням;
- контроль вихідної інформації на всіх етапах відображення;
- забезпечення відповідності вихідної інформації потребам облікового персоналу;
- забезпечення вимог юридичної повноцінності інформації, що відображається.
В умовах автоматизації робіт по обліку, аналізу та контролю витрат формується ряд вихідних документів:
Відомість аналітичного обліку витрат
Оборотна відомість за певний період по рахунках 92,93,94
Відомість розподілу витрат між залишком нереалізованих товарів і реалізованими товарами.
Вищезгадані вихідні документи формуються у вигляді машинограм. Ці документи відображають інформацію про склад, структуру витрат, дають можливість бухгалтеру проаналізувати витрати у розрізі окремих статей.
Відомості аналітичного обліку витрат використовується також для аналізу витрат за статтями (таблиця 5.3.1).
Таблиця 5.3.1
Відомість аналітичного обліку витрат за період________
| Основний рахунок | Корес-понду-ючий раху-нок, субра-хунок | Ста-ття вит-рат | Кош-торис- ні витра-ти | Фактич-ні витрати на початок періоду | Обороти за зівтний період | Фак-тичні вит-рати на кі-нець пері-оду | Вит-ра-ти з по-чат-ку року | Від-хи-ле-ння | ||
| раху-нок, суб-раху-нок | код ана-літич-ного облі-ку | Дт | Кт | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 |
Для аналізу витрат в розрізі кварталу на ПЕОМ формується зведена відомість витрат торговельного підприємства по місяцях кварталу (табл.5.3.2).
Таблиця 5.3.2.
Відомість за_______
| Шифри статей витрат | Назва статей витрат | Суми по місяцях | Всього за квартал | По кошторису | Всього з початку року | ||
| … | … | … | |||||
Для обліку витрат у розрізі структурних підрозділів торговельного підприємства необхідно згрупувати дані про витрати по кожному структурному підрозділу, відділу або магазину (табл.5.3.3).
Таблиця 5.3.3
Відомість по підрозділах
| Відомість обліку витрат по магазину №_____за_______19___ р. | |||||||||||
| Шифри статей витрат | Назва статей витрат | Витрати (з кредиту рахунків) | |||||||||
| 13 | 20 | 22 | 13 | 28 | 64 | 65 | 661 | … | … | ||
На підставі відомостей обліку витрат в розрізі структурних підрозділів на комп’ютері складають зведену відомість.
В кінці місяця автоматично формується журнал-ордер №18 по кредиту різних рахунків (табл.5.3.4).
Таблиця 5.3.4
Журнал-ордер №18 по кредиту різних рахунків
| Дата | Номер документу | Кореспондуючі рахунки | |||
| № | № | … | Всього | ||
| По кредиту рахунків 92,93,94 | |||||
| Всього | |||||
| і т.д. | |||||
Бухгалтер має можливість проаналізувати витрати не тільки за звітний період, але й з початку року порівняти їх з плановими значеннями, визначити ступінь виконання плану кошторису витрат.
Таким чином, бухгалтерська інформаційна система дозволяє звести до мінімуму дублювання технологічних операцій по введенню інформації і звільнити працівників для виконання інших робіт.
Ефективність автоматизації бухгалтерського обліку характеризується рядом показників, основними з яких є: підвищення продуктивності праці облікових робітників, скорочення трудомісткості і вартісних затрат на ведення обліку; покращання якості обробки облікової інформації, скорочення строків складання звітності.
Досвід використання персональних комп’ютерів показує, що продуктивність праці облікових робітників підвищується в два і більше рази в порівнянні з ручною технікою обліку. Автоматизація облікових робіт сприяє впровадженню передових форм і методів обліку, дозволяє скоротити кількість робітників, що виконують облікові операції або звільнити їх для виконання інших робіт. Покращання якості обліку досягається завдяки прискоренню документообігу, застосуванню діючого контролю на всіх операціях обробки, застосуванню більш досконалих технічних засобів, покращанню форм документів і можливості формувати на машинах за один прийом дві-три різні звітні форми.
На привеликий жаль бухгалтерський облік на підприємстві ВАТ “Універсам-23” ще й досі не автоматизований, що є недоліком у роботі керівництва, так як застосування автоматизованої системи бухгалтерського обліку дало б змогу покращити якість обліку шляхом прискорення документообігу, а також звільнити робітників від виконання трудомістких облікових робіт у “паперовому” вигляді.
Висновки та пропозиції.
В результаті проведеного дослідження по темі: “Удосконалення обліку і розробка системи поточного контролю та аналізу витрат в управлінні витратами підприємства” на матеріалах ВАТ “Універсам-23” можна зробити наступні висновки:
Одним з найважливіших оціночних показників господарської діяльності торговельного підприємства є витрати. Вони дозволяють визначити ефективність та якість роботи трудового колективу.Оптимізація витрат забезпечує дотримання режиму економії,зростання продуктивності праці, скорочення непродуктивних витрат, що дозволяє підвищити рентабельність.
Прибуток торговельного підприємства безпосередньо залежить від величини витрат. Зменшення їх шляхом ефективного управління без заниження обсягів реалізації, валових доходів, якості торговельного обслуговування, обумовлює можливість збільшення прибутку. Тому правильний облік витрат, своєчасний контроль за їх формуванням, оперативний аналіз мають важливе значення для ефективного управління витратами торговельного підприємства.
Дипломний проект на тему “Удосконалення обліку і розробка системи поточного контролю та аналізу витрат в управлінні витратами підприємства” складається з 5-ох розділів.
Перший розділ роботи “Система управління витратами комерційної діяльності підприємства” складається з чотирьох питань.
В першому підрозділі “Економічна сутність витрат обгу як об’єкту обліку, контролю та аналізу” розкриваються теоритичні аспекти теми, зокрема наводяться визначення “собівартість”, “витрати”, “витрати”, а також наведена класифікація витрат.
В другому підрозділі цього розділу розкривається методика групування витрат, як об’єкту обліку, контролю та аналізу. В роботі наведені ознаки за якими групуються витрати за національними стандартами, зокрема згідно П(С)БО 16, розкрито специфіку класифікації витрат у західних країнах, перелічені та розкриті основні показники, що дозволяють оцінити обсяг та рівень витрат торговельного підприємства.
В третьому розділі проводиться аналіз нормативної бази та спеціальної літератури з обліку витрат. В роботі наведені основні нормативні документи, що регламентують облік витрат. Спеціальна література містить основні моменти організації і методології обліку витрат.
Розглянувши нормативну базу,що регламентує облік витрат, періодичні видання і економічну літературу, що висвітлює ці питання можна зробити висновок про недостатність розробки питань обліку витрат, проблемність і невирішенність багатьох з них. Однак , з переходом на Національні стандарти бухгалтерського обліку відбудуться суттєві зміни в методології та принципах обліку витрат. Залишається сподіватись, що нормативна база буде стабільною та вичерпною.
Об’єктом дослідження системи бухгалтерського обліку під час написання дипломної роботи було роздрібне підприємство ВАТ “Універсам-23”.
Основними цілями і завданнями підприємства були задоволення потреб своїх членів і обслуговування населення товарами та послугами, сприяння розвитку їх трудової і соціальної активності.
В роботі наведена стуктура управління фірмою,склад бухгалтерії та прведено загальний аналіз фінансово-господарської діяльності за період 1997-1999 роки.
Проаналізувавши основні показники фінансово-господарської діяльності ВАТ “Універсам-23” можна зробитивисновок , що товорооборот у 1999 році в порівняннні з1997та 1998 роками збільшився відповідно на 3010,4 та 2827,6 тис. грн. або на 101,1% та 89,5%, що є позитивним моментом. Також до позитивних моментів можна віднести збільшення середньорічної вартості основних фондів, балансового прибутку. Але при цьому спостерігається значне зростання обсягу витрат на реалізацію товарів, зменшення оборотних активів, суми власних засобів, що є негативними моментами, а також негативним є те, що показники платоспроможності підприємства значно не досягають критичного значення.
Система бухгалтерського обліку у ВАТ “Універсам-23” організована таким чином, що господарські операції в узагальненому вигляді відображаються у синтетичному обліку на рахунках 92,93,94 “Витрати”, і деталізовано, у розрізі синтетичного – в аналітичному обліку.
Особлива увага в роботі приділяється переходу України до системи Міжнародних стандартів обліку, в зв’язку з чим розроблено новий план рахунків , в якому для обліку витрат передбачено класи 8 і 9. В роботі наведена нова методологія обліку витрат в умовах дії Національних стандартів та наведена нова кореспонденція рахунків в цих умовах.
Також в роботі розглядаються основні концепції запровадження управлінського обліку.