Следует учесть, что данные бухгалтерской отчетности должны включать показатели
Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок — это приходные и расходные кассовые ордера, кассовая книга. С другой стороны, кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, с продажами, расчетами с подотчетными лицами, с поставщиками и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставлять кассовые документы с прочими.
Основными документами, которые необходимо изучить при проверке кассовых операций, являются: кассовая книга; отчеты кассира; приходные кассовые ордера; расходные кассовые ордера; журнал (книга) регистрации приходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации расходных кассовых ордеров; журнал (книга) регистрации выданных доверенностей; журнал (книга) регистрации депонентов; журнал (книга) регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей; оправдательные документы к кассовым документам; авансовые отчеты.
Операции движения денежных средств в кассе предприятия находят отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
• Главная книга;
• журнал-ордер № 1 и ведомость № 1 (для журнально-ордерной формы счетоводства);
• регистры синтетического учета кассовых операций по счету 50 (при иных формах счетоводства);
• бухгалтерский баланс (ф. № 1, строка 261);
• отчет о движении денежных средств (ф. № 4).
В Отчете о движении денежных средств справочно должны быть приведены данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:
• расчетов с юридическими лицами;
• расчетов с физическими лицами;
• поступления денежных средств с применением контрольно-кассовых машин или бланков строгой отчетности;
• сумм денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;
• сумм денежных средств, полученных в кассу организации из кредитной организации.
В Отчете о движении денежных средств используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках», 57 «Переводы в пути»).
Статья бухгалтерского баланса «Денежные средства» должна отражать остатки денежных средств по счетам 50, 51, 52, 55, 57.
В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.
Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.
Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы»). Недостача средств списывается на счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей», с которого затем списывается в дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба». По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.
Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.
Организация может иметь в своей кассе наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней), включая день получения денег в банке (п. 9 разд. 1 Порядка).Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе в размерах и на сроки, определяемые руководителями.
Выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм на эти цели. Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним (п. 9 разд. 1 Порядка). При этом переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы (п. 6 Рекомендаций по осуществлению учреждениями банков соблюдения предприятиями, организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденных Банком России 29 сентября 1994 г.).
Согласно п. 11 разд. 1 Порядка выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному авансу. Как показывает практика, в организациях допускается нарушение данного положения.
Аудитор проверяет, применяются ли для оформления кассовых операций формы первичной учетной документации, разработанные министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти; имеют ли они заполненными все обязательные реквизиты, предусмотренные Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Следует обратить внимание на четкое оформление документов (наличие расписок получателей, погашение документов штампом «Оплачено» с указанием даты, отсутствие подчисток и исправлений (известны случаи повторного списания денег на основании расходного кассового ордера, оплаченного в предыдущем году)). Проверяется наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей должностных лиц и получателей денег, законность произведенных из кассы выплат денежных средств. Кроме того, выявляются факты подписи расходных кассовых документов только одним руководителем или главным бухгалтером, а также случаи подписи ими незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке. При этом большое значение имеет корректность произведенных ошибок, допущенных в бухгалтерском учете, в особенности исправления ошибок, связанных с неправомерным отражением хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета, приводящих к занижению или завышению выручки от реализации, неправомерному отнесению производственных затрат на себестоимость.
Выявив существенные вопросы, требующие профессионального суждения аудитора, вместе с выводами, сделанными по этим вопросам, аудитор отражает их в рабочей документации в соответствии с Правилом (стандартом) аудиторской деятельности «Документирование аудита».
Основные нарушения — злоупотребления, хищения, ошибки — в области кассовых операций могут быть классифицированы следующим образом.
1. Прямое хищение денежных средств.
1.1. Ничем не замаскированное.
1.2. Замаскированное неоформленными документами и расписками.
2. Неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм.
2.1. Из банка.
2.2. От различных физических и юридических лиц по приходным ордерам.
2.3. От различных юридических лиц по доверенностям.
3. Излишнее списание денег по кассе.
3.1. Повторное использование одних и тех же документов.
3.2. Неправильный подсчет итогов в кассовых документах и отчетах.
3.3. Списание сумм без оснований или по подложным документам.
3.4. Подлог в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний.
4. Присвоение сумм, законно начисленных разным лицам и организациям.
4.1. Присвоение депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям.
4.2. Присвоение сумм, причитающихся другим предприятиям.
5. Расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину.
5.1. С другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица.
5.2. Поступающими в кассу проверяемого Предприятия.
6. Расчеты с населением наличными за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги.
6.1. Без применения контрольно-кассовых машин.
6.2. Без регистрации контрольно-кассовых машин в налоговых органах.
7. Некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.
Письменная информация (отчет) по результатам проведения аудита представляется аудитором руководству экономического субъекта в случае обязательного аудита. Однако промежуточную информацию можно передавать в устном или письменном виде в процессе аудиторской проверки. По итогам аудиторской проверки может быть подготовлен предварительный вариант письменной информации аудитора, в котором может быть выражено требование по внесению исправлений в данные бухгалтерского учета и перечень уточнений к уже подготовленной бухгалтерской отчетности. На предварительный вариант руководство экономическим субъектом может подготовить письменный ответ. Аудиторская организация в окончательном варианте письменной информации должна дать оценку сделанным исправлениям, имеющим существенный характер.