-Все операции с документами, принятыми от клиентов в течение операционного времени отражаются в бухгалтерском учете в тот же день (операционное время устанавливается банком самостоятельно).
-Передача обработанных документов на ВЦ банка производится в течение рабочего дня по графику, но не позднее чем за 1,5 - 2 часа до его окончания, для того чтобы ввести необходимую информацию, обработать ее для составления отчетности текущего дня.
-Бухгалтерский ежедневный баланс составляется не позднее следующего рабочего дня (так как выписки с корреспондентских счетов банка поступают на следующий после проведенных операций день).
Организация учетно-операционной работы требует установления в учреждении банка порядка прохождения документов по всем стадиям обработки. Для этого составляются график и схемы документооборота, утверждаемые руководителем. В графике предусматриваются:
- время, необходимое для обработки документов, поступивших в банк до начала обслуживания клиентов. Например, таких документов, как выписки с корреспондентских счетов, данные об инкассации денежной выручки и о сумме денег, принятых вечерней кассой и др.;
- график обслуживания клиентов для более равномерной нагрузки;
- время для прохождения и обработки документов, поступающих в банк после окончания операционного дня.
При оформлении банковских операций необходимо обеспечивать контроль за законностью операций и сохранностью средств.
Ответственный исполнитель должен проверить соблюдение установленных правил расчетов, правильность оформления документа и заверить его своей подписью. Если документ подлежит дополнительному контролю, то он передается контролирующему работнику. В ходе проверки контролеры пользуются образцами подписей работников банка, а также образцами подписей и оттисками печатей клиентов банка. После проверки контролером операция исполняется.
Все проведенные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета, которые систематизируют их с различной степенью детализации. Наиболее общие счета - синтетические - определены планом счетов, который является экономически обоснованным систематизированным перечнем счетов бухгалтерского учета. Наличие единого перечня счетов позволяет сделать информацию о деятельности банка доступной для сторонних пользователей и обобщать ее в единой отчетности Центрального Банка России. Детальную информацию дают аналитические счета, причем, степень детализации определяется потребностями управления банком.
Все счета делятся на балансовые и внебалансовые.
Учет по балансовым счетам ведется способом двойной записи, которая обеспечивает получение баланса банка. По внебалансовым счетам учет ведется по приходу и расходу без применения двойной записи.
Операции, проведенные за день, обобщаются в ежедневной отчетности, которая включает баланс и отчет по внебалансовым счетам.
Бухгалтерский баланс - это группировка хозяйственных средств и источников их образования в денежном выражении на определенную дату. Баланс представляет собой основную форму бухгалтерской отчетности, которая характеризует финансовую деятельность банка и используется для ее анализа и контроля. В нем отражается состояние привлеченных и собственных средств банка, а также их размещение в кредитные и другие операции.
Баланс банка, в отличие от балансов предприятий производственной сферы, построен по принципу односторонней группировки счетов. В одном его разделе могут быть активные, пассивные и активно-пассивные счета. Баланс составляется ежедневно.
Все документы должны быть правильно и четко оформлены. Исправления в банковских денежно-расчетных документах не допускаются.
По месту формирования документы подразделяются на банковские, составляемые банком, и клиентские, поступающие от предприятий и организаций, а также граждан. Примером банковских документов являются кассовые (приходные и расходные), мемориальные ордера, распоряжения о выдаче кредита на оплату расчетных документов, авансовые отчеты подотчетных лиц. К клиентским документам относятся платежные требования, поручения, чеки, срочные обязательства по ссудам и др[12].
Денежно-расчетные документы по характеру банковских операций подразделяются на кассовые, мемориальные и внебалансовые.
Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. К приходным кассовым документам относятся: объявления клиентов на взнос денег в кассу банка, приходные кассовые ордера, квитанции приема денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера. Чековые книжки (именные и на предъявителя) выдаются клиентам банка по их заявлениям. Расходными кассовыми ордерами оформляется выдача вкладов. Приходные и расходные кассовые ордера применяются и при совершении внутрибанковских операций.
Мемориальные документы используются для безналичных перечислений по счетам. К ним относятся представляемые банку клиентами платежные требования, поручения, расчетные чеки и др. документы, а также мемориальные ордера для оформления операций при частичной оплате платежных поручений, частичном погашении ссуд и т. п.
К внебалансовым документам относятся приходные и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в кассе и в бухгалтерии.
Все кассовые и мемориальные документы, служащие основанием для совершения банковских операций, должны иметь подписи должностных лиц банка, оформивших и проверивших их. Подписавшиеся лица несут ответственность за законность операции и правильное оформление документа. Некоторые операции подвергаются дополнительному контролю и поэтому подписываются, после ответственных исполнителей, старшими по должности работниками банка.
Банки обязаны обеспечить строгую сохранность бухгалтерских документов. Ответственность за правильную организацию и соблюдение установленного порядка хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка, которые инструктируют сотрудников, распределяют и закрепляют за ними места для хранения документов. Бухгалтерские документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетовых или кредитовых балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов. Документы за истекший день должны быть оформлены не позднее, чем на следующий день. Количество и общая сумма документов заверяется на обложке подписями формировавшего работника, главного бухгалтера или его заместителя, а по кассовым документам - также старшего кассира.
Изъятие документов по вкладам допускается лишь по требованию судебных или следственных органов в связи с уголовными делами.
При изъятии подлинного документа составляется в двух экземплярах акт или протокол изъятия за подписями главного бухгалтера банка или его заместителя. В акте или протоколе должно быть точно указано, по чьему требованию документ изымается. Второй экземпляр акта или протокола вручается указанному представителю.
На место изъятого подлинного документа помещается заверенная главным бухгалтером копия документа, первый экземпляр акта или протокола и требование на изъятие документа с распиской лица, получившего подлинный документ. Об изъятии главный бухгалтер делает за своей подписью надпись на обложке папки с документами.
В соответствии с Федеральным законом «О банках и банковской деятельности» деятельность кредитной организации подлежит ежегодной аудиторской проверке аудиторской фирмой (самостоятельно работающим аудитором), имеющей лицензию Банка России на осуществление аудита кредитных организаций. Банковский аудит является одним из видов аудиторской деятельности. Основной целью банковского аудита является установление достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности кредитных организаций и соответствия совершенных ими операций действующему законодательству Российской Федерации.
Основные показатели (содержание, объем и формы) бухгалтерского учета и отчетности для банковской системы устанавливаются в соответствии с Федеральным законом от 10.07.2002 № 86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)» (принят ГД ФС РФ 27.06.2002)[13], нормативными актами Центрального банка Российской Федерации.
Территориальные учреждения Банка России должны обеспечить систематический контроль за организацией банковского аудита. Территориальные учреждения Банка России по месту нахождения кредитных организаций оперативно, начиная с 1 марта текущего года, один раз в 2 недели сообщают в Департамент лицензирования банковской и аудиторской деятельности Банка России следующую информацию о проведении ежегодного аудита:
· наименование кредитной организации, регистрационный номер;
· наименование аудиторской фирмы, номер лицензии, дата принятия
ЦАЛАК Банка России решения о выдаче лицензии;
· номер договора, заключенного с аудиторской фирмой (аудитором).
Сводную информацию о проведенных аудиторских проверках кредитных организаций по итогам их деятельности за год не позднее 15 июня текущего года территориальные учреждения Банка России по месту нахождения кредитной организации представляют в Департамент лицензирования банковской и аудиторской деятельности.
В случае обнаружения при проведении инспекционных и других проверок кредитных организаций фактов неквалифицированного проведения аудита, территориальные учреждения Банка России по месту нахождения кредитной организации должны обсудить с соответствующей аудиторской фирмой (аудитором), зарегистрированной в регионе, выявленные нарушения или направить письмо с изложением своих замечаний аудиторской фирме (аудитору), зарегистрированной в другом регионе. Копия письма направляется территориальному учреждению Банка России по месту регистрации аудиторской фирмы (аудитора).