Загальне керівництво за дотриманням правил оформлення, надання та своєчасного погашення кредиту покладається на керівника та головного бухгалтера установи банку.
Розгляд заяви на отримання кредиту. При зверненні за отриманням кредиту клієнт повинен представити в банк: офіційну заяву на одержання кредиту; короткий опис представленого кредитування проекту; короткий опис підприємства-позичальника.
Розглядаючи заяву на отримання позички, працівник банку завжди повинен враховувати перспективу погашення зобов'язань банку перед вкладниками. В першу чергу необхідно оцінити вірогідність погашення позички в зазначений термін і забезпечення основної суми боргу.
Основним завданням кредитного працівника на етапі розгляду заяви є професійна оцінка сильних і слабких боків представленого для кредитування проекту чи господарської операції і визначення міри ризику банку. Якщо в ході розгляду заяви не будуть отримані відповіді на ключові питання, пов'язані з видачею кредиту, її необхідно безумовно відхилити навіть при наявності солідного забезпечення.
Після ознайомлення з документами, працівник банку проводить особисту бесіду з майбутнім позичальником-власником чи уповноваженим представником керівництва підприємства. У ході бесіди необхідно сконцентрувати увагу на п'яти групах ключових запитань, які становлять найбільший інтерес банку.
а) Дані про клієнта: основна інформація про підприємство (походження, продукція), власність і менеджмент (структура власності, досвіт і кваліфікація керівників), реалізація і канали збуту (об'єми реалізації, основні споживачі, канали збуту), система виробництва (основні комплектуючі та сировина, постачальники, обладнання та технологія, робоча сила), фінансові показники (ефективність, реалізація, прибуток, структура заборгованості, ліквідність), перспективи і плани капітальних вкладень, стратегія планів впровадження).
б) Запитання стосовно позички: як розрахована сума кредиту, як складено прогноз фінансових потреб, чи враховують умови, на яких клієнт бажає отримати позичку, термін служби активів, які фінансуються позичкою, чи враховують умови позички здатність клієнта повернути кредит своєчасно.
в) Запитання, пов'язанні з погашенням кредиту: як клієнт планує погашати кредит, скільки коштів отримає позичальник у процесі операційного циклу, чи має клієнт спеціальне джерело погашення кредиту, чи є у клієнта гаранти і який їх фінансовий стан.
г) Запитання стосовно забезпечення позички (в залежності від запропонованого клієнтом виду забезпечення).
д) Запитання стосовно зв'язків клієнта з іншими банками: у якому банку клієнт має рахунок, у яких банках клієнт має валютні рахунки, чи має клієнт непогашені позички і якого вони характеру.
Для отримання більш повної інформації про діяльність клієнта уточнення необхідної інформації рекомендується відвідати підприємство і ознайомитися з його діяльністю на місці.
Мотивами відвідування підприємства можуть бути такі:
1) З'ясувати і впевнитися, чим насправді займається клієнт.
2) Оцінити вартість активів.
3) Визначити термін виробничого циклу.
4) Оцінити ефективність управління.
5) Впевнитися в повноваженнях осіб, які проводять переговори.
6) Отримати іншу інформацію, яка може допомагати при оцінці ризику.
Програма відвідування клієнта повинна бути добре продуманою і переслідувати конкретні цілі.
На основі проведеної роботи кредитний працівник повинен прийняти рішення продовжити роботу з кредитною заявою чи відхилити її.
Якщо пропозиція клієнта розходиться з принципами і установками поточної кредитної політики банку, або виникли сумніви щодо обґрунтованості позички, можливостей позичальника реалізувати проект, компетентності керівництва позичальника працівник банку повинен відхилити заяву на отримання кредиту, про що офіційно сповістити заявника в конкретній формі з переліком конкретних причин, з яких кредит не може бути наданий.
Якщо кредитний працівник вирішив продовжити роботу з клієнтом, він складає в письмовій формі свої висновки, пропозиції і пропонує клієнту представити всі необхідні документи, згідно нижче наведеного переліку: нотаріально завірені копії статуту та установчого договору позичальника чи положення про госпорган разом з установчими документами і належним чином оформленим дорученням вищестоящої установи на право укладати кредитні угоди від імені юридичної особи (для філій і відділень підприємств, які не є юридичними особами), техніко-економічне обґрунтування одержання кредиту, розрахунок строку окупності та рентабельності об'єкту кредитування, графік надходжень та платежів підприємства-позичальника на весь термін користування кредитом, нотаріально завірені копії контрактів (при одержанні кредиту під закупівлю товарно-матеріальних цінностей), копії документів для підтвердження угод, що кредитуються, відомості про кредити, що отримані в інших банках, нотаріально завірена картка і зразками підписів керівника й головного бухгалтера та відтиском печатки госпоргану, що отримує кредит, завірені податковою інспекцією фінансові звіти, які включають баланс позичальника і рахунок прибутків і збитків.
Для підприємств, які існують більш трьох років, фінансові звіти подаються за останні три роки плюс фінансовий звіт на останню звітну дату.
Якщо підприємство існує менш трьох років, кількість звітів узгоджується з кредитним працівником банку:
1. Бізнес-план (для підприємств, які розпочинають свою діяльність). Вони обов’язково повинні включати такі розділи, як описання продуктів (послуг), галузевий і ринковий прогнози, плани маркетингу, матеріали й документи по запропонованому позичальником виду забезпечення кредиту.
Перелік документів, які можуть додатково вимагатися працівником банку від клієнта: звіт про рух касових надходжень, який дає картину використання ресурсів, часу вивільнення фондів і утворення дефіциту касових надходжень, внутрішні фінансові звіти, які характеризують зміни потреб у ресурсах протягом року (поквартальне, помісячно), внутрішні управлінські звіти: дані оперативного обліку стосовно операцій і інвестицій, змін дебіторської і кредиторської заборгованості, кількості продаж, величини запасів та ін., податкові декларації.
Наведені вище документи використовуються як необхідна складова частина інформації для аналізу на другому етапі видачі кредиту.
Вивчення кредитоспроможності, фінансового стану клієнта і оцінка ризику за позичкою.
Аналіз кредитоспроможності, фінансового стану клієнта й оцінка ризику за позичкою базуються на використанні таких джерел інформації: матеріали, отримані безпосередньо від клієнта, матеріали про клієнта, які знаходяться в архівах і базах даних банку (якщо клієнт має кредитну "історію"), необхідні відомості можуть бути отримані від зовнішнього оточення клієнта (постачальники, кредитори, покупці продукції, обслуговуючі банки, податкова служба та ін.), звіти та інші матеріали державних і приватних установ (галузеві аналітичні дослідження, статистична інформація, довідники по інвестиціям та ін.).
До розробки та затвердження методики оцінки фінансового стану та кредитоспроможності позичальника з урахуванням специфіки галузі і методики визначення категорійності кредиту працівники установ Промінвестбанку користуються "Рекомендаціями щодо оцінки комерційними банками кредитоспроможності та фінансової стабільності позичальника (лист НБУ 23011\79 від 2.06.1994р.).
Прогноз фінансового стану фірми і ризику, пов'язаного з видачею їй кредиту здійснюється на основі аналізу п'яти груп коефіцієнтів (які характеризують співвідношення різних статей балансу) і вивчення динаміки цих показників: показників ліквідності, показників заборгованості, показників погашення боргу, показників ділової активності, показників рентабельності.
Проводиться ретельне вивчення: репутації позичальника, його статусу в діловому світі (до уваги також приймається своєчасність розрахунків по раніше отриманих кредитах, відповідальність та компетентність керівників госпоргану, якість звітів та інших документів, представлених у банк), фінансових можливостей позичальника, його спроможності своєчасно погасити кредит, здатності позичальника при необхідності оперативно мобілізувати свої грошові ресурси з різних джерел (на основі аналізу прибутків і витрат, перспектив їх змін у майбутньому, динаміки дебіторської заборгованості госпоргану і змін його товарних запасів, структури і якості активів позичальника), капіталу позичальника (на основі аналізу його структури, співвідношення з іншими статтями активів і пасивів), забезпечення кредиту (на основі аналізу його достатності, якості і реалізованості у випадку непогашення позички, а також правомірності банку приймати від клієнта запропонований вид забезпечення (на основі аналізу діючого законодавства й установчих документів позичальника), загальних умов, які визначають діловий клімат в країні й впливають як на становище банку, так і позичальника (стан економічної кон’юнктури, наявність конкуренції з боку інших виробників аналогічно товару, податкова політика уряду, ціни на сировину та ін.), здатності позичальника виробляти і реалізовувати продукцію, підтримувати її конкурентоспроможність, запроваджувати заходи, спрямовані на збільшення прибутків, обґрунтованості та достатності суми кредиту, виходячи з проведення позичальником конкретної виробничої програми, ліквідності його балансу, наявності співвідношення між власними активами та позиченими коштами, необхідного забезпечення потреб для досягнення запланованих результатів, прибутків банку при кредитуванні конкретних затрат позичальника в порівнянні з середньою нормою прибутків установи банку (рівень прибутку банку повинен бути узгоджений з мірою ризику при кредитуванні і розміром прибутку, що отримує підприємство з точки зору можливості сплати банку процентів за користування кредитом при забезпеченні нормальної фінансової діяльності позичальника).