Документ является действительным, если на нем имеется подпись лица, которое его составило, выполненная им собственноручно. Документы, составленные от имени юридических лиц, заверяются подписями двух ответственных лиц, как правило, руководителем и главным бухгалтером.
Документ, подписанный уполномоченным лицом, заверяется оттиском печати или штампа. Оттиск печати или штампа служит для подтверждения подлинности и официального характера документа, а также является средством защиты от подлога. Оттиск печати или штампа относится к числу обязательных реквизитов документа. В связи с этим каждому учреждению, организации, предприятию (государственному, коммерческому, некоммерческому, общественному) выдаются печати и штампы.
Печать - это печатная форма (прибор), содержащая рельефное или углубленное изображение текста (текста и рисунка) с полным наименованием юридического или физического лица, служащая для производства оттиска на бумаге, сургуче, пластилине и иных материалах. Оттиск печати не подлежит исправлениям и дополнениям.
Штамп - особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, выполненных на бумаге, содержащая текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа. В отличие от оттиска печати, в оттиск штампа могут быть внесены дополнения.
Печати, в зависимости от значения удостоверяемых ими юридических фактов, делятся на гербовые и простые, а штампы - на угловые (бланковые) и простые. Они изготавливаются из каучука или металла. В настоящее время государственные организации, учреждения, предприятия имеют гербовые и простые печати, а коммерческие предприятия - только простые. Каждому юридическому лицу и предпринимателю без образования юридического лица перед его регистрацией выдается одна печать. Для ее получения в предприятие, занимающееся их изготовлением, представляется эскиз печати, утвержденный органами внутренних дел. Следует иметь в виду, что многие предприятия имеют несколько печатей, изготовляя их вновь как утраченные. В связи с этим целесообразно по рекламным объявлениям устанавливать предприятия, сообщающие об утрате печатей.
Документ может быть выдан в нескольких экземплярах. Допустимо представление, кроме подлинного экземпляра документа, его ксерокопии, заверенной нотариально.
Из общей совокупности следует выделить официальный документ, т.е. документ, составленный (изготовленный) выданный или находящийся в обороте государственных (муниципальных) органов, учреждений, организаций и отвечающий определенным требованиям. Требования и правила оформления таких документов утверждены распоряжением руководителя Администрации Президента Российской Федерации № 2385 от 17 декабря 1994 г.
К официальным документам относится регистрационное свидетельство фирмы (предприятия). Каждое юридическое лицо подлежит государственной регистрации, данные которой включаются в единый государственный реестр юридических лиц, открытый для всеобщего ознакомления. О факте регистрации руководителю (собственнику) предприятия выдается регистрационное свидетельство. На его лицевой стороне содержатся следующие реквизиты: серия, регистрационный номер, наименование предприятия, дата регистрации, код ОКПО. Эти сведения заверяются подписью (с расшифровкой должности) и печатью представителя регистрационной палаты. На оборотной стороне свидетельства указываются расчетный счет, номер налоговой инспекции и юридический адрес предприятия. Эти сведения также заверяются подписью и печатью представителя регистрационных органов. Если произошли какие-то изменения в данных предприятия (наименование предприятия, организационно-правовая форма и т. п.), то указывается новая редакция, которая заверяется подписью и оттиском печати.
Регистрационное свидетельство может быть подделано, например, путем монтажа нескольких документов и их ксерокопирования. В связи с этим необходимо требовать у клиента подлинник свидетельства.
Особой разновидностью являются учредительные документы юридического лица. К ним относятся: устав, на основании которого оно действует, либо учредительный договор и устав, либо только учредительный договор. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного им самим.
При ознакомлении с названными документами следует обращать внимание на любые, даже самые незначительные, настораживающие неточности. Но особое внимание обращается на такие признаки, могущие свидетельствовать о ненадежности фирмы, как:
• несовпадение юридического адреса с фактическим местонахождением фирмы;
• минимальный уставный капитал;
• учреждение фирмы лицами, не имеющими постоянного места жительства в данном регионе, и др.
Требуют повышенного внимания и осторожности в развитии деловых контактов партнеры, если в их уставных или иных документах обнаружены:
• отсутствие необходимых реквизитов;
• нечеткость оттисков печатей, штампов;
• несоответствие реквизитов, указанных в бланках, фактическому названию предприятия;
• несоответствие реквизитов, указанных в различных документах;
• разночтения в текстах различных экземпляров одного и того же документа, подчистки, исправления и т. п.
Документы, представляющие финансовые (имущественные) обязательства, должны быть представлены только в подлиннике. При их анализе следует определить, соответствуют ли они общепринятой форме, все ли на них имеются реквизиты, правильно ли они размещены, имеются ли необходимые подписи и оттиски печатей.
Все документы (учредительные, регистрационные, финансовые и иные) могут быть подделаны путем подчистки, дописки (допечатки на пишущей машинке, компьютере), травления (смывания части реквизитов), подделки подписей, печатей и штампов. Поэтому при ознакомлении с учредительными и регистрационными документами следует внимательно их изучить и осмотреть на предмет возможного установления признаков их подлога.
Подлог официальных документов может быть осуществлен путем:
1. полной или частичной подделки текста документа;
2. изготовления нового фиктивного документа путем ксерокопирования и монтажа;
3. подделки подписи должностного, ответственного лица, либо лица, которое его составило;
4. подделки штампа или печати.
Именно на эти позиции и должно быть обращено внимание при осмотре документов. Однако не каждый предприниматель может выявить поддельные документы. Поэтому необходимо остановиться на наиболее распространенных признаках подделки документов и простых, элементарных приемах их установления. Это позволит предпринимателям обратить внимание на документы, подлинность которых вызывает сомнение.
Проверка соответствия сведений, представленных клиентом, фактическим данным. Необходимым элементом проверки возможного партнера является установление его фактического местонахождения. Многие службы безопасности (СБ) предприятий после получения документов от потенциальных партнеров проверяют адреса, указанные в этих документах, путем выезда в офисы, в места расположения складов, указанных клиентом, и т. д.
В ситуации, когда предприятие арендует помещение, у собственника необходимо выяснить следующие вопросы: своевременно ли уплачивается арендная плата, если были задержки, то каковы их причины; каково мнение арендодателя о надежности и честности нанимателя. Особое внимание надо обратить на время аренды помещения (до проверки и на будущий период). Если окажется, что данное помещение либо его часть предполагаемый клиент только что снял сроком на один - два месяца, возможно, это сделано для маскировки противоправных действий. В таких случаях нужно принять меры предосторожности либо дополнительную проверку. На пример, уточнить, по какому адресу находилась фирма ранее, где она собирается размещаться в дальнейшем, если в другом месте, то где именно, с кем ведутся переговоры, какие документы подтверждают это и т. д.
Целесообразно убедиться, что фирма собирается работать в дальнейшем, в частности, приобретает необходимую технику, оборудование, штат работников и др., поэтому при выезде следует осмотреть обстановку внутри помещения, убедиться в наличии штата работников предприятия, выяснить данные об их численности и т.д.; осмотреть не только офис предприятия, но и производственные и складские помещения. Если в ходе проверки окажется, что фирма не имеет ни производственных, ни складских помещений, здание арендовано на небольшой срок, в штате числятся только руководители предприятия, да еще не из местных жителей, это должно насторожить СБ.
Как отмечено, многие преступления совершаются фиктивными предприятиями, существующими только «на бумаге». Поэтому на этом этапе следует организовать работу по сбору информации на потенциального партнера из источников, достоверность данных которых не вызывает сомнений. В Регистрационной палате можно перепроверить факт официальной регистрации этого предприятия, соответствие данных регистрационной палаты и предоставленных клиентом учредительных документов.
Элементарным, но эффективным приемом проверки является установление через городскую телефонную сеть принадлежности телефона, указанного в рекламном объявлении, а также адреса, по которому он установлен.
Наряду с проверкой возможного партнера на предмет действительности регистрации в государственных учреждениях и фактического местонахождения, необходимо выяснить в лицензионных палатах право занятия тем или иным видом предпринимательской деятельности, если для этого в соответствии с нормативными документами требуется получение разрешения (лицензии).