«Касса 1.1.1» – инвентаризация кассовой наличности.
Для выявления хищения денежных средств, маскируемого расписками должностных лиц, работников бухгалтерии и прочих сотрудников предприятия, применимы процедуры:
«Касса 1.2.1» – проверки наличия на приходных и расходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера или уполномоченного лица;
«Касса 1.2.2» – проверки наличия на расходных кассовых документах подписей руководителя предприятия или уполномоченного лица;
«Касса 1.2.3» – проверки наличия на расходных на расходных кассовых документах расписок получателей денег;
«Касса 1.2.4» – устный опрос лиц, получивших денег по расходным кассовым ордерам, но не но не подтвердившим этот факт своей распиской.
Для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм и в частности, неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка применяются процедуры:
«Касса 2.1.1» – проверки чековой книжки (книжек) предприятия на полноту;
«Касса 2.1.2» – проверки полноты оприходования денежных средств в кассу предприятия, полученных из банка по чеку.
Для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам, применяются процедуры:
«Касса 2.2.1» – проверки своевременности расчетов сотрудников предприятия по командировочным расходам;
«Касса 2.2.2» – проверки своевременности расчетов сотрудников по средствам, выданным на хозяйственные нужды;
«Касса 2.2.3» – проверки соответствия приходных кассовых ордеров записям в журнале регистрации приходных кассовых ордеров;
«Касса 2.2.4» –проверки одновременности оформления кассовых ордеров и движения денег по ним.
Для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм от различных юридических лиц по доверенностям применяются процедуры:
«Касса 2.3.1» – проверки журнала (журналов) учета выданных доверенностей;
«Касса 2.3.2» – проверка правильности оприходования сумм по доверенностям.
Для выявления излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов применяются процедуры:
«Касса 3.1.1» – проверки полноты первичных приходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира;
«Касса 3.1.2» – проверки полноты первичных расходных кассовых документов, приложенных к отчету кассира;
«Касса 3.1.3» – проверка правильности и своевременности гашения приложений.
Для выявления излишнего списания денег по кассе неправильным подсчетом итогов в кассовых документах и кассовых отчетах применяются процедуры:
«Касса 3.2.1» – проверки совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
«Касса 3.2.1» – проверки совпадения входящего остатка по кассе на каждый день с конечным остатком по кассе за предыдущий день;
«Касса 3.2.2» – проверки итогов кассовых отчетов.
Для выявления излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам применяются процедуры
«Касса 3.3.1» – проверки совпадения расходных кассовых ордеров с информацией о них, содержащейся в журнале регистрации расходных кассовых ордеров;
«Касса 3.3.2»– проверки доброкачественности первичных документов;
«Касса 3.3.3» – проверки обоснованности включения лиц в расчетно-платежные ведомости.
Для выявления излишнего списания денег по кассе путем подлога в законно оформленных документах с увеличением сумм списаний применяются процедуры:
«Касса 3.4.1» – проверки полноты регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей в журнале регистрации платежных (расчетно-платежных) ведомостей;
«Касса 3.4.2» – проверки соответствия данных аналитического и синтетического учета по расчетам с персоналом.
Для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям, применяют процедуры:
«Касса 4.1.1» – проверки соответствия платежных (расчетно-платежных ведомостей) реестрам депонированных сумм;
«Касса 4.1.2» – проверки полноты и своевременности сдачи в банк депонированных сумм; -
«Касса 4.1.3» – проверки полноты оприходования депонированных сумм на расчетный счет в банке;
«Касса 4.1.4» – проверки соответствия выписанных расходных кассовых ордеров журналу регистрации депонентов;
«Касса 4.1.5» – проверки соответствия данных синтетического и аналитического учета денежных сумм;
Для выявления случаев присвоения сумм, причитающихся другим предприятиям:
«Касса 4.2.1» – проверки достоверности доверенностей от других предприятий на получение денег.
Для выявления случаев расчетов суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами и предпринимателями, действующими без образования юридического лица, применяют процедуры:
«Касса 5.1.1» – проверки осуществления расчетов наличными деньгами с другими юридическими лицами суммами, превышающими установленную предельную величину;
«Касса 5.1.2» – проверки соблюдения установленного банком лимита остатка кассы;
«Касса 5.2.1» – проверки соблюдения предприятием предельных сумм расчетов между юридическими лицами наличными денежными средствами, поступающими в кассу.
Для выявления случаев расчетов с населением наличными денежными средствами за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовых машин применяются процедуры:
«Касса 6.1.1» – проверки правильности ведения книг кассира-операциониста;
«Касса 6.1.2» – проверки полноты оприходования в кассу предприятия выручки контрольно-кассовых машин;
«Касса 6.2.1» – проверки своевременности постановки на учет контрольно-кассовых машин в налоговом органе;
«Касса 6.2.2» – проверки своевременности снятия с учета в налоговом органе контрольно-кассовых машин.
Некорректное отражение кассовых операций в .регистрах синтетического учета выявляется посредством процедуры:
«Касса 7.1.1» – проверки соответствия контировки, проставленной на первичных кассовых документах, записям в журнале-ордере № 1 «Касса».
В условиях автоматизированного составления отчета кассира и ведения кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает.
Типичные ошибки
При проверке кассовых операций основных нарушений — злоупотребления, хищения, ошибки — было обнаружено некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического учета.
При проведении аудиторской проверки предприятия ОАО «ВМП «АВИТЕК» была проведена инвентаризация денежных средств в кассе, которая проводилась в присутствии кассира, главного бухгалтера, бухгалтера по ведению кассовых операций и экономиста. Кассир составил кассовый отчет о кассовых операциях за последний день, вывел остаток денег по кассовой книге на день проверки. До начала проверки с кассира была взята расписка, что все приходные документы включены им в отчет и к моменту инвентаризации кассы не оприходованных и несписанных в расход денег не имеется. Недостач или излишек не выявлено. По результатам проверки был составлен акт.
При инвентаризации кассы аудитору были показаны документы: приказ о назначении кассира; приказ о проведении инвентаризации; заключенный договор о полной индивидуальной материальной ответственности; подписанный и утвержденный лимит кассы. Замечаний по предъявленным документам нет. Касса на предприятии оборудована несгораемым шкафом, охранно-пожарной сигнализацией, металлической дверью, отдельным входом. Таким образом, сохранность денежных средств предприятия обеспечена.
Так же проверялись условия, необходимые для сохранности денежных средств при доставке их из банка и при сдаче в банк. На данном предприятии используются услуги собственной охраны, которая сопровождает кассира в банк и обратно.
При аудиторской проверке необходимо проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по чекам из банка. Сверка проводилась по выпискам банка и приходным кассовым ордерам, приложенным к кассовым отчетам кассира. Замечаний нет.
Была проверена полнота оприходования других поступлений, на данном предприятии, таких как квартплата, плата родителей за содержание детей в детских учреждениях, плата за междугородние разговоры по личным вопросам со служебного телефона. Сверка проводилась по лицевым счетам квартиросъемщиков, выписок из протоколов профсоюзной организации, заявлений работников, телефонных распечаток и приходным кассовым ордерам. Замечаний не выявлено.
При расчетах с предприятиями, организациями и населением через кассу ОАО «ВМП «АВИТЕК» производится с применением контрольно-кассовой машины, которая зарегистрирована в налоговых органах. При работе применяется контрольно-кассовая лента. Проверено правильность оформления и ведения книги кассира-операциониста. Гашение показателей денежных счетчиков производится комиссией с обязательным присутствием представителя налоговой инспекции. Замечаний и нарушений не выявлено.
Проверяя оформление приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, были сделаны не значительные замечания, такие как несвоевременность регистрации документов и кассовый отчет кассир за день сдает не вечером как предусмотрено Правилами ведения кассовых операций, а на следующий день утром. Кассовая книги прошнурована, пронумерована и скреплена печатью, ведется правильно. Приходные и расходные ордера оформлены правильно, подписи руководителя, главного бухгалтера, получателя и кассира присутствуют.
Было проверено правильность ведения кассовой книги и выведение в ней остатков денег на конец дня, а так же соблюдение лимита. По ведению кассовой книги и выведению остатков замечаний нет, но нарушался лимит 12.07.2005 года на незначительную сумм 300 руб. 22 коп.