14.16. Начисленные вознаграждения
Учитываются СГХК на счете 332 «Начисленные вознаграждения». На этом счете СГХК содержит информацию о дебиторской задолженности по начисленным вознаграждениям (по векселям, аренде основных средств и др.). Аналитический учет по счету 332 ведется СГХК по организациям - векселедателям, арендаторам и т.д. и по времени возникновения задолженности по вознаграждениям в ведомости аналитического учета.
14.17. Учет расчетов с подотчетными лицами
14.17.1. Задолженность работников и других лицучитывается СГХК на счете 333. На данном счете ведется учет по расчетам с подотчетными лицами, по предоставленным работникам займам, по возмещению материального ущерба.
Подотчетными суммами являются денежные авансы, выдаваемые работникам из кассы СГХК на административно-хозяйственные и операционные расходы, на те расходы, которые не могут быть произведены безналичным способом, а также расходы по командировкам. Расчеты с подотчетными лицами в СГХК могут иметь место при:
- приобретении запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров;
- оплате ремонта транспортных средств и оргтехники;
- оплате расходов по командировкам по территории республики и за ее пределами;
- оплате представительских расходов;
- задолженности работников (займы и другая задолженность);
- материальном ущербе, отнесенному к возмещению на виновных лиц;
- прочих расходов.
Выдача денег под отчет работникам СГХК, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам, не производится.
14.17.2. Хозяйственно-операционные расходы
На хозяйственно-операционные расходы работникам СГХК выдаются наличные деньги под отчет в размерах, определяемых в каждом конкретном случае руководителем СГХК (на Филиалах - Директором Филиала) на основании заявки, служебной записки работника.
Приказом по СГХК определен круг лиц, кому выдаются под отчет наличные деньги.
Документальным подтверждением оплаты приобретения товаров или оказания услуг за наличный расчет у юридических лиц является фискальный кассовый чек, товарный чек, квитанция к приходному кассовому ордеру.
При приобретении товаров у физических лиц, не являющимися индивидуальными предпринимателями, первичным документом является акт закупа.
При приобретении товаров у физических лиц, работающих по разовому талону, первичной документацией подотчетного лица является акт закупа, содержащий все реквизиты и сведения, в том числе и номер разового талона и все требуемые сведения, в нем указанные, а так же необходимые отметки администрации рынка.
При документировании расходов на получение услуг и приобретение товаров у индивидуальных предпринимателей, осуществляющих деятельность по патенту и работающих в налоговом режиме упрощенной декларации, указывается номер и серия свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя, номер и серия патента; если лицо является плательщиком по налогу на добавленную стоимость, то указывается номер и серия свидетельства плательщика по налогу на добавленную стоимость.
14.17.3. Представительские расходы
Оформление представительских расходов производится на основании приказа и сметы.
Оплата проживания в гостинице представителей сторонних организаций, прибывших на переговоры, не относится к представительским расходам.
В бухгалтерском учете СГХК суммы представительских расходов относятся на расходы в полном объеме.
Для правомерности отнесения представительских затрат на расходы СГХК оформляет:
- общую смету представительских расходов на год;
- приказ об утверждении круга лиц, имеющих право на получение наличных денежных средств под отчет на представительские расходы;
- смету расходов на прием делегации;
- документы, указывающие цель прибытия делегации, программу встречи, состав делегации, как приглашенной стороны, так и со стороны СГХК, дату и место проведения деловой встречи (приема), конкретное назначение расходов и их величину;
- авансовые отчеты установленной формы;
- акты на списание представительских расходов.
К авансовым отчетам прилагаются оригиналы документов, подтверждающих приобретение продуктов, напитков и других товарно-материальных ценностей. Это фискальные и товарные чеки с подробной расшифровкой видов и количества товарно-материальных ценностей, квитанции к приходно-кассовому ордеру, накладные, счета-фактуры, торгово-закупочные акты и т.п.
Представительские расходы, не оформленные в соответствии с вышеизложенными нормами и возмещенные физическому лицу без оправдательных документов, включаются в доход работника СГХК.
Нормы представительских расходов, относящихся на вычеты, устанавливаются Правительством Республики Казахстан. В таких случаях все расходы, произведенные в пределах норм, как на участников других организаций, так и на представителей Компании, списываются на счет 821/01, т.е. относятся на вычеты и не облагаются подоходным налогом. Расходы, понесенные на прием делегаций сверх нормы, списываются на счет 821/02 как расходы, не включаемые в вычеты, и облагаются налогами.
Следует учесть, что при проведении мероприятий, связанных с официальным приемом делегаций с участием иностранных представителей, количество участников с казахстанской стороны не должно превышать количество участников со стороны иностранной делегации и количество сопровождающих лиц и переводчиков, обслуживающих делегацию, должно определяться из расчета один переводчик или сопровождающее лицо на пять членов делегации.
14.17.4. Учет командировочных расходов
Расчеты с подотчетными лицами СГХК по командировкам регулируются Инструкцией о служебных командировках работников, предприятий и организаций Республики Казахстан.
Направление работника в командировку оформляется приказом руководителя СГХК (в Рудоуправлении – Директором) или уполномоченными лицами, в котором определено:
- цель командировки;
- место командировки;
- срок пребывания;
- необходимость работы в воскресные дни;
- общая сумма аванса.
К приказу готовятся: служебная записка о необходимости командировки, расчет или смета аванса и командировочное удостоверение.
Командировочное удостоверение выписывается уполномоченным на то лицом по приказу руководителя СГХК (на Филиалах – директором Филиала).
Дата и роспись должностных лиц о прибытии и выбытии работника в место назначения заверяется печатью юридических лиц, в адрес которых был направлен работник СГХК.
Датой отправления в командировку считается день отправления транспортного средства, определяемого по дате проездного документа, которая соответствует дате выбытия в командировочном удостоверении.
Если работник направляется по нескольким адресам, то отметки в командировочном удостоверении о прибытии (печать) проставляются в каждом месте вне зависимости от времени пребывания.
Фактическое время пребывания в командировке рассчитывается по данным отметкам в командировочном удостоверении.
Расходы на пользование внутригородским транспортом компенсируются работнику в составе суточных расходов. Расходы по внутригородскому транспорту, так же как и затраты по найму автомобиля во время командировки дополнительно, возмещаемые командированному работнику, включаются в доход работника СГХК.
Если принимающая сторона на основании договора, обеспечивает работника, помимо питания, средствами на личные нужды, то СГХК суточные не выплачивает.
Включаемая в счета за проживание стоимость различных услуг и питания при компенсации расходов за найм жилья не выплачивается, а возмещается за счет суточных.
В случае командирования своего работника за пределы Республики Казахстан СГХК руководствуется Постановлением Кабинета Министров РК «О мерах по упорядочению расходования валютных средств на заграничные командировки». При командировании работника за пределы Республики Казахстан командировочное удостоверение не оформляется, но обязательно наличие дополнительных документов: железнодорожных и/или авиа билетов, копии загранпаспорта и прочих документов, в которых по отметкам контрольно-пропускных пунктов определяется время пребывания работника в загранкомандировке.
Помимо расходов по проезду и найму жилого помещения, оплате суточных при загранкомандировке командированному лицу возмещаются дополнительные расходы, связанные с необходимостью пересечения границы и использованием иностранной валюты: