Закон о компаниях 1985 года устанавливает, что каждая компания должна иметь своего секретаря.[267]
Секретарь может быть назначен собранием акционеров или советом директоров. В настоящее время общепринятой практикой является назначение секретаря общества советом директоров на основе полномочий, данных ему уставом. Решение протоколируется. Заполняется соответствующая форма и направляется в реестр компаний. Компания должна вести реестр секретарей. Только сам секретарь может выполнять свои обязанности. Закон разрешает выполнять эти функции его помощнику или заместителю только в том случае, если секретарь еще не назначен или он не в состоянии выполнять свои обязанности. Допускается назначение на эту должность двух или более лиц, но это – исключение из правила.
Секретарь общества может являться ее директором, но это отнюдь не обязательно. Традиционно на секретаря возлагалось выполнение административных функций.[268] Это совсем не означает ограничение полномочий чисто внутренними вопросами. Секретарь также представляет компанию во взаимоотношениях с третьими лицами. Он имеет право заключать от имени общества договоры без специальных полномочий. Здесь его полномочия уравниваются с правами директоров. Обычно такие договоры не связаны непосредственно с основной деятельностью общества, а являются вспомогательными. Например, закупка для офиса мебели, оргтехники и т.д.
Однако, главной обязанностью секретаря общества является обеспечение выполнения обществом требований законодательтства о компаниях.
А также обязанностью секретаря является ведение необходимых реестров и книг, в частности, реестра участников общества, реестра обременений, книг протоколов собраний акционеров и совета директоров, реестра директоров и секретарей, реестра сделок между компаниями и директорами, договоров найма между компанией и директорами. Секретарь регистрирует также все случаи скрепления печатью каких-либо документов.
На хранение у секретаря общества находятся оригиналы свидетельств об инкорпорации, о смене наименования и т.п.
Секертарь следит за тем, чтобы бланки писем, счетов, извещений, векселей, а в некоторых случаях – чеков и других платежных документов содержали правильное наименование общества и другие необходимые данные.
Секретарь определяет общие положения ведения делопроизводства в обществе.
Секретарь осуществляет либо организует работу по нормальному функционированию юридического лица, извещает акционеров, директоров о предстоящих собраниях, ведет соответствующие протоколы, готовит проекты резолюций, вносит соответствующие записи в книги и реестры.
В небольших и средних компаниях секретарь заключает договоры найма, рассчитывает заработную плату, организует медцинское страхование работников общества, осуществляет платежи органам социального страхования и обеспечения, иными словами, занимается всеми кадровыми вопросами. Одновременно он ведет учет имущества общества и его страхование, а также страхование ответственности общества.
Вышеперечисленные обязанности возлагаются на секретаря либо уставом, либо договором найма, либо поручаются директорами.
Таким образом, секретарь компании является одним из руководящих должностных лиц компании.
Поэтому, целесообразно внести в закон «О компаниях» новые положения о порядке назначения секретаря компании и его правах и обязанностях. По моему мнению в первую очередь закон должен возлагать следующие обязанности на секретаря компании.
1. подписывать ежегодную отчетность;
2. заверять заявление, предоставляемое ликвидаторам компании;
3. подписывать ходатайство о преобразовании компании с ограниченной ответственностью в акционерную и наоборот, и в иных случаях реорганизации компании.
Весьма актуальной проблемой законодательства о компаниях и корпоративного управления явлется правовое положение исполнительных органов компании.
В процессе применения закона «О компаниях» возникают юридические вопросы, связанные с формированием компетенции исполнительных органов и путями досрочного прекращения полномочий исполнительных органов.
Закон «О компаниях» не устанавливает круг вопросов, который относится к компетенции исполнительных органов компании. А также совет представительного управления (собрание акционеров) вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий членов коллегиального исполнительного органа так как коллегиальный исполнительный орган компании действует на основании устава и договора о найме, заключаемого с советом представительного управления (собранием акционеров).
Так здесь возникают вопросы о принципе формирования компетенции исполнительных органов и их взаимодействии с другими органами управления.
Что касается принципа формирования компетенции исполнительных органов, по моему мнению, в законе «О компаниях» необходимо в законодательном порядке устанавливать круг вопросов, который относится к компетенции исполнительных органов компании, чтобы не возникло коллизии между советом представительного управления, который может рассматривать не только те вопросы, которые определены в законе и исполнительными органами, которые рассматривают вопросы, не отнесенных к компетенции высших органов управления компании. При этом следует отметить, что в отличие от единоличного исполнительного органа в отношении коллегиального исполнительного органа необходимо в законодательном порядке установить обязательность наличия внутренного документа компании, которым регламентируется его деятельность.
Так коллегиальный исполнительный орган компании не должен действовать на основании договора о найме, а должен действовать на основании внутреннего документа компании, утверждаемого собранием акционеров.
Закон «О компаниях» не устанавливает конкретные требования к единоличному исполнительному органу и членам коллегиального исполнительного органа компании. А также он не регулирует вопросы о сроке полномочия единоличного исполнительного органа и сроках образования коллегиального исполнительного органа компании. Отсюда возникает вопрос о том, что на какой срок заключается договор о найме, на основе которого действует коллегиальный исполнительный орган компании. на этот вопрос закон «О компаниях» не дает прямой ответ. Поэтому по моему мнению коллегиальный исполнительный орган может быть образован на срок от одного года до четырех лет. По истечении определенного уставом срока компании собрание акционеров или совет представительного управления должны рассмотреть вопрос об избрании нового коллегиального исполнительного органа.
По закону «О компаниях» совет представительного управления (собрание акционеров) определяет полномочия исполнительного органа компании. А также совет представительного управления (собрание акционеров) вправе в любое время расторгнуть договор о найме, на основании которого действует исполнительный орган компании. Поэтому автор считает целесообразным внести в закон «О компаниях» положения о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа и членов коллегиального исполнительного органа соответственно и временных исполнительных органах.
Например, по российскому законодательству совет директоров (наблюдательный совет) общества вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий единоличного исполнительного органа общества (директора, генерального директора), членов коллегиального исполнительного органа (правления, дирекции). А также совет директоров (наблюдательный совет) общества может принять решение о приостановлении полномочий единоличного исполнительного органа общества. В случае если образование коллегиального исполнительного органа отнесено уставом общества к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества, он вправе в любое время принять решение о досрочном прекращении полномочий членов коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекция) и об образовании нового коллегиального исполнительного органа (п. 4 ст. 69 ФЗ «Об акционерных обществах»).[269]
Таким образом, совет директоров (наблюдательный совет) может формировать временный коллегиальный исполнительный орган только в случае, если количество членов коллегиального исполнительного органа общества (правления, дирекции) становится менее количества, составляющего указанный в уставе кворум.
Так одной из актуальных проблем корпоративного законодательства является введение института временных исполнительных органов. Законодательно мог бы быть закреплен следующий механизм: в случае выявления фактов недобросовестности членов правления, или исполнительного директора, совет представительного управления может приостановить полномочия исполнительных органов.
В этом случае совет представительного управления обязан формировать временные исполнительные органы и незамедлительно созвать собрание акционеров для избрания новых исполнительных органов. Следует подчеркнуть, что указанная мера должна носить чрезвычайный исключительный характер. В случае нанесения ущерба компании временно управляющие будут нести ту же ответственность, что и представители исполнительных органов. В этой связи весьма важным и актуальным является введение института управляющей организации или управляющего.
Четвертую группу проблем составляют вопросы, связанные с введением определенных стандартов и принципов корпоративного права. При этом в первую очередь надо разработать и утвердить нормативные документы, регламентирующие структуру и деятельность органов управления компании, а именно: кодекс корпоративного поведения, подготовленный с учетом практики судов и арбитражных органов Монголии.