Мир Знаний

Аудит учебное пособие (стр. 32 из 83)

Заготовленные единые бланки и формуляры способствуют бо­лее точному выполнению требуемых действий сотрудниками и, таким образом, уменьшению вероятности возникновения ошибки. Однако для эффективного использования таких бланков (форму­ляров) необходимо выполнение следующих условий:

использование бланков различных цветов для разных процес­сов;

указание отдельных этапов одного процесса на бланке;

обработка каждого этапа ответственным за это сотрудником (подпись, штемпель); одним из видов контроля будет в данном случае проверка работником наличия отметки о выполнении пре­дыдущего этапа и выяснение причин ее отсутствия;

указание времени обработки бланка (формуляра) путем его да­тирования; медлительность обработки документа повышает опас­ность его потери, увеличения расходов (штрафов), несвоевремен­ности информации;

· внутренняя ревизия.

Даже самые эффективные внутренние контрольные механизмы не могут гарантировать полного обнаружения или избежания ошибок. Постоянные изменения в хозяйственной жизни любой организации приводят к необходимости проверки СВК относи­тельно ее способности соответствовать новым требованиям как в целом по предприятию, так и по отдельным циклам бизнеса. Эти функции и берет на себя внутренняя ревизия, которая также яв­ляется составной частью СВК.

Чтобы описать СВК и таким образом установить ее запланиро­ванную структуру и состояние, аудитор использует в своей работе:

сбор информации.

Аудитор собирает все относящиеся к данному объекту провер­ки материалы: диаграммы, указания, инструкции, описания и т.д. Обычно он высылает клиенту список необходимых документов до начала проведения проверки, что помогает намного сократить время, а значит, и расходы на проверку;

вопросные листы.

Применение вопросных листов - один из наиболее распрост­раненных приемов в деятельности аудитора. С помощью заранее заготовленных вопросов он может получить от клиента более де­тальную информацию относительно организации и действия внут­ренних проверок. Вопросные листы могут разрабатываться в за­крытой (ответы «да», «нет») или в открытой (описание ответа) формах. Преимущество закрытой формы состоит в том, что аудитор получает конкретный ответ на поставленный вопрос и не ос­тавляет клиенту возможности уйти от ответа. С другой стороны, давая открытые ответы, клиент может затронуть аспекты, упу­щенные аудитором. Для того чтобы использовать преимущества обоих видов ответов, в вопросных листах планируется одновре­менное их получение («ответьте «да» или «нет»; «если ваш ответ отрицательный, то приведите его обоснование»).

Вопросные листы могут предоставляться для заполнения кли­енту или заполняются аудитором на основании полученной ин­формации. В первом случае следует избегать вопросов с низкой вероятностью объективного ответа, например: «Считаете ли Вы, что руководство предприятия оказывает давление на деятельность внутренней ревизии?» Решение об эффективности контрольного механизма принимает аудитор и фиксирует его в отдельных рабо­чих документах.

К общим вопросам о СВК организации можно отнести следу­ющие:

существуют ли организационный план и список сотрудников отделов;

имеется ли описание и четкое разделение функций каждого со­трудника в форме инструкции и указаний; знают ли сотрудники об их существовании;

написаны ли инструкции доступным, понятным языком;

существует ли на предприятии отдел внутренней ревизии;

разработан ли план проведения специальных внутренних про­верок; если разработан, то выполняется ли он;

используются ли в бухгалтерском учете компьютерные про­граммы, если используются, то каково их описание (производи­тель, характеристики);

сравниваются ли данные аналитического и синтетического уче­та; если сравниваются, то в какой форме это происходит, через какие периоды времени и как это документируется;

каким образом гарантируется, что все проводки делаются толь­ко на основании первичных документов;

как организовано архивирование первичных документов, свя­зан ли поиск нужного документа с большими затратами времени;

как происходит исправление ошибочных проводок;

информированы ли сотрудники о порядке передачи и приемки дел во время их замены (отпуск, болезнь и т.д.);

диаграммы и описание рабочих процессов.

Аудитор самостоятельно составляет диаграммы и описывает ра­бочие процессы, предусмотренные контрольной деятельностью. Чаще всего они отличаются от подобных документов, составлен­ных клиентом, так как преследуют различные цели: в первом слу­чае это внешняя аудиторская проверка, а во втором - внутрен­няя организация хозяйственной деятельности предприятия.

Диаграммы схематично, а описания более подробно отражают порядок прохождения документов через различные структуры компании, задействованные в обработке этих документов подраз­деления и сотрудников, а также вид выполняемых ими операций и механизм проверки. Эффективное использование подобного ме­тода требует от аудитора наличия опыта работы. После составле­ния диаграмм и описания целесообразно обсудить их с ответ­ственными сотрудниками и тем самым подтвердить правильность понимания и отражения аудитором организации хода рабочих процессов на предприятии. В противном случае это может привес­ти к неправильным выводам, а следовательно, и к конфликтным ситуациям с клиентом.

Результаты описания существующей СВК закрепляются ауди­тором в рабочих документах и позволяют определить наличие и запланированное предназначение контрольных механизмов. Так как описание СВК требует больших затрат времени, то при повто­ряющихся ежегодных проверках используются материалы и записи прошлых лет, которые только актуализируются в зависимости от произошедших изменений.

После завершения описания существующей системы внутрен­него контроля аудитор приступает к оценке используемых в данной системе контрольных механизмов. Его задача - оценить целесооб­разность внутренних проверок в конкретных ситуациях. При этом он исходит из того, что система функционирует так, как она дол­жна функционировать, т.е. как было запланировано руководством.

На данном этапе своей деятельности внимание аудитора должно быть обращено как на отдельные компоненты СВК (разделе­ние функциональных обязанностей, инструкции, указания и внутренней проверки), так и на взаимодействие этих компонен­тов.

1. Оценка отдельных компонентов системы внутреннего конт­роля.

Если ситуация и численность работников на предприятии не предусматривают требуемого разделения функциональных обязан­ностей в организации, то это является недостатком СВК, кото­рый необходимо учесть при общей оценке системы. Если же по­добное разделение запланировано, то аудитору следует оценить возможность его длительного сохранения существующим персона­лом. Кроме этого, он проверяет сохранение данного принципа в случаях замены (отпуск, командировка, болезнь).

Каждая инструкция, относящаяся к системе контроля, прове­ряется аудитором, насколько полно, профессионально правильно и понятно она написана. Установленные при такой проверке недо­статки требуют скорейшего исправления. Ошибочные инструкции не приводят однозначно к ошибочным действиям персонала, но это должно быть обязательно проверено аудитором.

Проводя каждую внутреннюю проверку, аудитор должен ответить на вопрос, способствует ли она правильности и полноте годо­вой бухгалтерской отчетности, что является ее целью и эффектив­на ли она. Только тот контроль способствует достижению данной цели, который проводится на правильном месте, в правильное время и имеет правильное содержание. Для пояснения можно при­вести следующие два примера:

а) полная обработка всех входящих первичных документов; (счетов, накладных и т.д.) проверяется сравнением зарегистрированных документов с документами, обработанными в бухгалтерии. Действенным названный контроль будет лишь в случае регистрации документов сразу после их получения, на так называемой границе предприятия. Если же это происходит после многодневного «хождения» бумаг по отделам, то возрастает вероятность того, что часть их останется неучтенной или будет учтена лишь со значительным опозданием;

б) сравнение данных синтетического и аналитического учета; проводится в целях подтверждения, что хозяйственные операции полностью отражены на бухгалтерских счетах, и может происходить путем сравнения контрольных сумм. Однако для достижения эффек­тивного результата контрольные суммы должны быть образованы на основании независимых друг от друга баз данных - в противном случае проверяется не полнота этой информации, а только ее отра­жение в базе данных и в синтетическом и аналитическом учете.

2. Оценка взаимодействия отдельных компонентов системы внут­реннего контроля.

Для оценки компонентов СВК как единого целого аудитор учитывает их взаимодействие, исходя при этом из соображения, что риск составления неполной и неправильной отчетности, огра­ниченный одной внутренней проверкой, должен быть уменьшен последующими проверками. Далее следует проверить, действи­тельно ли контрольные механизмы дополняют, а не повторяют друг друга, что обусловливает ненужные затраты времени и сил.

Проанализировав эти моменты, аудитор делает выводы о целе­сообразности взаимодействия отдельных компонентов системы.

Обнаружение внутренних проверок, финансовые и людские затраты на проведение которых несоизмеримы с получаемыми от них результатами, - важное требование, предъявляемое аудитору. Такие малоэффективные или совсем неэффективные внутренние проверки могут принести больше ущерба, чем их отсутствие.

Аудитор должен убедиться в соответствии реального функцио­нирования контрольных механизмов запланированному, в осуще­ствлении задач, возлагаемых руководством на СВК: эффективное разделение функциональных обязанностей на основе рабочих инструкций и указаний, а также эффективность внутренних прове­рок.