Нарівні з відображенням господарської діяльності підприєм& ства комплекс завдань зведеного обліку забезпечує автома& тизоване складання бухгалтерського балансу і звітності, що є завершальним етапом облікового процесу і виконується систе& матично по закінченні звітного періоду (місяця, кварталу, пів& річчя, року).
Раціональна організація синтетичного й аналітичного обліку господарських операцій із застосуванням АРМ бухгалтера забез& печує:
• контроль за рухом статутного капіталу в частині основних і оборотних коштів підприємства;
• збереження грошових коштів і контроль щодо використання їх за цільовим призначенням;
• виявлення фінансових результатів діяльності підприємства і контроль за розподілом прибутку;
• систематизацію і узагальнення даних про виробничо&госпо& дарську діяльність підприємства в аналітичному і синтетич& ному розрізах для прийняття управлінських рішень.
Вирішення завдань зведеного обліку і складання звітності базу& ється на первинній інформації, що виникає в процесі фінансово& господарської діяльності, а також на інформації, яка повністю формується в процесі вирішення завдань інших ділянок обліку.
Метою автоматизації зведеного обліку є надання інформації, що задовольняє вимоги різних користувачів.
Користувачів облікової інформації можна розділити на три категорії, яким відповідають три категорії АРМ:
1) АРМБ І категорії створюється для внутрішнього користу& вача, тобто для тих користувачів, які здійснюють облік (заступ& ник головного бухгалтера, сектор зведеного обліку, головний бухгалтер);
2) АРМ II категорії створюється для управлінського складу підприємства (фінансовий директор, головний економіст, заступ& ник директора з маркетингу, керівник підприємства);
3) АРМ III категорії використовується зовнішніми користува& чами (керівники філіалів, акціонери і т. д.).
Вся інформація, підготовлена на АРМБ, розглядається через її кінцевий вплив на прийняття рішень. Перш ніж ухвалити правильне рішення, необхідно визначити мету або керівний на& прям і відповідне рішення традиційних завдань зведеного обліку та складання звітності. За результатами вирішення завдань фор& мується єдина база даних бухгалтерських записів. Формування бази даних і логічний контроль правильності її заповнення ви& конуються протягом місяця в міру надходження інформації з АРМБ суміжних ділянок обліку.
Розділення АРМБ зведеного обліку і складання звітності на три категорії проводиться організаційно з авторизацією доступу до необхідної інформації. Тому структуру даних і технологію вирішення завдань будемо розглядати як єдину для всіх трьох категорій АРМ. Головне меню має такий вигляд:
• Вхідна інформація;
• Нормативно&довідкова інформація;
• Аналітичний облік;
• Синтетичний облік;
• Звітність;
• Моделювання управлінських рішень;
• Ведення інформаційної бази;
• База знань;
• Аудит фінансово&господарської діяльності.
При виборі функції “Вхідна інформація” в меню II рівня відо& бражається перелік вхідної інформації:
• Бухгалтерська довідка;
• Інформація, що утримується з інших АРМБ;
• Книга обліку господарських операцій.
Помилкові записи аналізуються і при необхідності коректу& ються в режимі “Бухгалтерська довідка”.
У режимі “Книга обліку господарських операцій” проводить& ся введення первинних операцій в Книгу обліку господарських операцій, яка являє собою хронологічно впорядкований (за ча& сом виконання) список бухгалтерських проводок за рахунками. Вона містить записи всіх бухгалтерських операцій, що змінюють стан рахунків, і служить основним джерелом формування бухгал& терської звітності. Бухгалтерські записи в Книгу обліку госпо&
дарських операцій можуть заноситися або шляхом безпосеред& нього введення господарських операцій з формуванням бухгал& терських проводок, або при генерації бухгалтерських проводок шляхом використання Довідника типових господарських опера& цій під час формування первинної інформації, або за допомогою формування бухгалтерських проводок з інших АРМБ.
У Книгу обліку господарських операцій заносяться всі відо& мості, починаючи від дати початку розрахункового періоду і до необхідної дати. Бухгалтерські записи можуть бути відкоригова& ні, доповнені новими, видалені, скопійовані.
При виборі режиму “Нормативно&довідкова інформація” на екрані відображається перелік нормативно&довідкової інформа& ції:
• Довідник курсу валют;
• Довідник рахунків бухгалтерського обліку;
• Довідник припустимої кореспонденції рахунків;
• Довідник формування показників звітності;
• Довідник взаємозв’язків показників звітності;
• Довідник групування статей звітності;
• Довідник розрахунку показників підприємства;
• Довідник&календар;
• Довідник типових господарських операцій; • Довідник структурних підрозділів;
• Довідник підприємств.
Довідник курсу валют необхідний для перерахунку валют& них сум у національну грошову одиницю за діючим курсом Націо& нального банку України, а також для ведення історії змін курсів валют. Його структура: найменування валюти, код валюти, оди& ниця валюти, вартість валюти в національній грошовій одиниці, дата введення курсу валюти.
Довідник рахунків бухгалтерського обліку використовується для обліку на рахунках, субрахунках і кодах аналітичного облі& ку.
Довідник припустимої кореспонденції рахунків призначений для контролю введеної інформації з точки зору правильності по& ставлення контировок проводок і для аудиторських перевірок вироблених раніше операцій. Його структура: основний раху& нок, що кореспондує рахунок, припустимість кореспонденції (де& бет, кредит).
Довідник формування показників звітності створюється для автоматизованого формування звітності. Він має таку структу& ру: номер форми, назва форми, періодичність, код форми, номер рядка, номер графи, синтетичний рахунок, субрахунок основного рахунка, код аналітичного обліку, структурний підрозділ, корес& пондуючий рахунок, субрахунок кореспондуючого рахунка, код аналітичного обліку, операція, знак суми.
Довідник взаємозв’язків показників звітності використову& ється для автоматичного контролю правильності відображення показників у звітності і має таку структуру: номер показника, назва показника, номер форми звітності, номер рядка, номер графи звітності, відповідність номеру іншої форми звітності, но& меру рядка, номеру графи.
Довідник групування статей звітності необхідний для про& ведення аналізу й аудиту фінансової діяльності підприємства. Він має таку структуру: назва узагальненого показника, умовне позначення, назва статей Балансу, умовне позначення, номер рядків Балансу, що входять у статтю Балансу, рахунок, назва рахунка.
Довідник розрахунку показників підприємства необхідний для аналізу, аудиту, оцінки фінансового становища підприємства і визначення доцільності його приватизації. Він має таку струк& туру: назва показника, умовне позначення, спосіб розрахунку, оптимальне співвідношення.
Довідник&календар призначений для установлення періоду отримання інформації, для фіксації і розподілу за певними дата& ми. Він має таку структуру: рік, поточний місяць, дні.
Довідник типових господарських операцій використовуєть& ся для автоматизованого формування бухгалтерських прово& док. Його структура аналогічна тій, що використовується на інших АРМБ.
Довідник структурних підрозділів і Довідник підприємств призначений для формування інформації по структурних підроз& ділах і підприємству загалом. Їх структура описана раніше.
У режимі “Аналітичний облік” формується аналітична інфор& мація по кожному синтетичному рахунку. Формується така ви& хідна інформація:
• Відомість аналітичного обліку; • Картка аналітичного обліку.
Довідкова інформація з аналітичного обліку. Відомість ана& літичного обліку призначена для докладної розшифровки об’єкту обліку. Це оборотно&сальдова відомість за синтетичним ра& хунком в аналітичному розрізі. Бухгалтер має можливість зро& бити аналіз аналітичних даних за кожним синтетичним ра& хунком.
Картка аналітичного обліку відкривається в міру необхід& ності на кожний аналітичний об’єкт. У картці приводяться характеристики об’єкта, рух за аналітичним рахунком і залишки на кінець звітного періоду. При аудиті або аналізі бухгалтер має можливість відобразити необхідну аналітичну інформацію за певний період в розрізі документів і дат проведення цих опе& рацій.
Бухгалтер перевіряє достовірність інформації і видає конкретні пропозиції. Аналітичний облік необхідний і для аналізу, і для прийняття рішень на той або інший вид господарської діяль& ності.
При виборі режиму “Синтетичний облік” на екран видається такий перелік:
• Головна книга;
• Оборотно&сальдовий баланс; • Довідкова інформація;
• Шахова відомість.
У режимі “Головна книга” за вибраний період формується і відображається головна книга по рахунках бухгалтерського об& ліку. Головна книга є основним бухгалтерським реєстром для узагальнення бухгалтерської інформації.
У режимі “Оборотно&сальдовий баланс” відображаються дані для узагальнення інформації у вигляді оборотів за рахунками. Дана відомість може формуватися в розрізі вибраного періоду часу. При необхідності може проводитися розшифровка проведе& них господарських операцій.
Режим “Довідкова інформація” передбачений для аудиту за проведеними господарськими операціями загалом по підприємст& ву (підрозділу). При цьому здійснюється контроль усіх операцій з точки зору правильності їх відображення на рахунках бухгал& терського обліку. Відомість, що формується, дозволяє проаналі& зувати неправильно введені (розраховані) дані, відображені на рахунках бухгалтерського обліку.