Внесення аналітичної інформації в довідник здійснюється за допомогою спеціального електронного документа “Основні засо& би.” Документ містить дві закладки:
• основні; • додаткові.
В діалогове вікно закладки “основні” вносяться основні рек& візити об’єкта, які будуть використовуватись для його іденти& фікації та ведення первинного бухгалтерського обліку (повна назва об’єкта, його інвентарний номер, код, первісна вартість тощо).
Діалогове вікно закладки “додаткові” містить опцію “Виробни& че (підлягає амортизації в податковому обліку)”, включення якої передбачає, що вартість об’єкта буде віднесена на збіль& шення балансової вартості відповідної групи основних фондів у податковому обліку, яка вибирається на закладці “Податковий облік”.
Крім того, у вікні закладки “додаткові” передбачається запов& нення необхідних даних для ведення бухгалтерського обліку. Тут вноситься інформація про рахунок затрат, в дебет якого буде відноситись сума нарахованого зносу; вид затрат — для віднесення суми нарахованої амортизації на відповідну статтю калькуляції собівартості продукції; метод нарахування зносу, лік& відаційна вартість об’єкта і строк корисного використання, що будуть використовуватись у процесі здійснення розрахунку аморти& зації.
Введення в експлуатацію об’єктів виконується в програмі за допомогою документа “Введення в експлуатацію”, куди вносяться дані про місце його експлуатації, матеріально відповідальну особу тощо. На підставі такого документа є можливість створити ти& повий документ 03–1 “Акт приймання&передачі основних засо& бів”.
Для відображення в обліку операцій з ремонту і модернізації основних засобів у програмі створюється документ “Модерніза&
ція необоротних активів”. Якщо в довіднику в параметрах від& повідного аналітичного об’єкта включено опцію “Виробничі”, то в документі відкривається група реквізитів “Зміна балансової вартості”, куди вносяться (або редагуються) дані про суму за& трат на модернізацію об’єкта, яка буде відноситись на валові витрати звітного періоду в податковому обліку (в межах 5 % сукупної авансової вартості відповідної групи основних фондів) і суму таких затрат, яка буде віднесена на збільшення балансової вартості відповідної групи в податковому обліку. Створений до& кумент дозволяє оформити на паперовому носії типовий доку& мент 03–2 “Акт приймання&здачі відремонтованих, реконструйо& ваних і модернізованих об’єктів”.
Інформація про списання і реалізацію основних засобів вно& ситься в програму за допомогою документа “Ліквідація не& оборотних активів”. При створенні документа потрібно в першу чергу вказати причину вибуття об’єкта: списання чи реаліза& ція. Якщо включено режим “Списання”, то в табличній части& ні документа для потреб відображення даних в бухгалтерському обліку будуть внесені суми первинної вартості нарахованого зносу. В податковому обліку операція списання буде відобра& жена за першою групою у відповідній сумі, а за другою і третьою групою тільки за кількістю — згідно з вимогами чинного законо& давства. При включенні режиму “Реалізація” в табличній час& тині документа відкриваються для заповнення додаткові ко& лонки:
• “Ціна без ПДВ”;
• “Сума без ПДВ”;
• “Сума з ПДВ”.
На підставі внесених у колонки даних програма після прове& дення документа сформує відповідні проводки за рахунками бух& галтерського обліку і відобразить здійснену операцію відповідни& ми сумами в складі валових доходів чи валових витрат у подат& ковому обліку. Крім того, створений документ дозволяє оформи& ти і вивести на паперовий носій типовий документ 03–3 “Акт на списання основних засобів”, накладну на реалізацію і податкову накладну.
Нарахування амортизації в програмі здійснюється за допомо& гою електронного документа “Нарахування зносу”, який має два варіанти заповнення:
• “Розрахувати амортизацію в податковому обліку”;
• “Розрахувати амортизацію в бухгалтерському обліку”. При нарахуванні амортизації використовуються реквізити елект& ронного документа “Основні засоби” довідника “Необоротні активи”. Вибравши перший варіант, необхідно внести в діа& логове вікно документа розмір понижуючого коефіцієнта і пе& ріод (квартал), за який нараховується амортизація. Для здій& снення нарахування амортизації в бухгалтерському обліку необхідно проконтролювати правильність відображення в до& кументі відповідного періоду (звітний місяць). Проведення виконаних розрахунків за рахунками бухгалтерського обліку або у відповідні реєстри податкового обліку здійснюється на& тискуванням кнопки “Провести”. В роздрукованому варіанті створені документи можна отримати як “Відомість нараху& вання амортизації” — бухгалтерський або податковий облік відповідно.
Уся внесена в програму інформація про рух основних засобів і зміни їх вартості буде відображатись на відповідних рахунках (субрахунках) бухгалтерського обліку основного плану рахун& ків. Для потреб податкового обліку в основному плані рахунків передбачені спеціальні позабалансові рахунки відповідно до кла& сифікації основних фондів у податковому обліку:
03 1 — Основні засоби, група 1 (податковий облік);
03 2 — Основні засоби, група 2 (податковий облік); 03 3 — Основні засоби, група 3 (податковий облік); 03 4 — Основні засоби, група 4 (податковий облік).
Для отримання аналітичних і підсумкових даних, а також формування фінансової і податкової звітності на підставі внесе& ної інформації використовують стандартні і регламентовані зві& ти, сформувати які можна, звернувшись до головного меню “Зві& ти”.
Завдання обліку витрат на виробництво інформаційно пов’я& зані із суміжними ділянками обліку і підсистемами інформацій& ної системи підприємства. Лише незначна в обсязі вихідна інфор& мація формується на підставі первинних документів.
Умовою функціонування АРМ бухгалтера обліку витрат на виробництво є формування на машинних носіях необхідної вихідної інформації, що виникає при розв’язанні завдань з обліку необоротних активів, виробничих запасів, заробітної плати, фінансово&розрахункових операцій, обліку готової про& дукції та її реалізації. Уся ця інформація повинна бути пред& ставлена у вигляді єдиної бази даних бухгалтерських записів відповідно до вимог АРМ бухгалтера з обліку витрат на вироб& ництво.
Процес обліку витрат на виробництво організовується у ви& гляді певної схеми робочих місць, яка відбиває взаємодію різних працівників при реалізації облікових функцій. У цю схему повинні входити робочі місця всіх працівників, функціональні обов’язки яких певною мірою пов’язані з веденням бухгалтерського облі& ку. До них належать не тільки особи, які здійснюють докумен& тування, систематизацію й узагальнення інформації, не тільки особи, які використовують цю інформацію при виконанні функ& цій бухгалтерського обліку і керування, а й технічний персонал, який забезпечує оформлення документів, їх архівування, відо& браження тощо.
На робочих місцях бухгалтерських працівників увесь комплекс робіт пов’язаний із розв’язанням завдань бухгалтерського облі& ку, у той час як для іншого персоналу функції, пов’язані з бух& галтерським обліком, не є основними і займають лише частину робочого часу. Тому організація АРМ для таких категорій персо& налу доцільна лише за умов виконання на АРМ їхніх основних функцій.
Найбільш раціональним є розподіл АРМБ з обліку витрат на виробництво на три категорії.
АРМБ обліку витрат на виробництво І категорії призначено для формування і підготовки первинної інформації, що форму& ється безпосередньо на місцях виникнення інформації. АРМБ вирішує завдання обліку витрат на виробництво, яке стосується окремих підрозділів і дозволяє організувати систематичне і своє& часне виявлення відхилень від нормальних умов, проводити опе& ративний облік і здійснювати внутрішній аудит.
На АРМБ II категорії контролюється інформація, одержувана з АРМБ І категорії, вирішуються регламентні і запитні завдання з обліку витрат на виробництво в цілому по підприємству.
АРМБ III категорії призначено для аналізу роботи структур& них підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних витрат на виробництво, здійснення оперативного контро& лю за використанням трудових, матеріальних ресурсів і грошо& вих коштів, організації внутрішнього аудиту.