Керівники підприємства, маючи таку, інформацію, оперативно здійснюють необхідні корективи виробничої діяльності з метою отримання найбільшого ефекту шляхом зниження витрат на виробництво.
Автоматизована система обробки економічної інформації з об& ліку готової продукції та її реалізації з використанням АРМ бух& галтера передбачає вирішення таких завдань:
• облік руху готової продукції на складі; • облік реалізованої продукції;
• облік товарів.
АРМБ АОГПР виконує комплекс завдань, інформаційно по& в’язаних із завданнями суміжних АРМБ, а також із завданнями інформаційної системи в цілому. До АРМ АОГПР бухгалтера надходить інформація з таких АРМБ:
• з АРМБ з обліку виробничих запасів — інформація про від& пуск на сторону виробничих запасів;
• з АРМБ з обліку витрат на виробництво — інформація про фактичну собівартість товарної продукції;
• з АРМБ з обліку фінансово&розрахункових операцій — ін& формація про оплачений банком розрахунковий документ і про витрати на збут;
• з інформаційної системи підприємства — нормативна, плано& ва інформація, дані про постачання за договорами. У свою чергу, АРМБ АОГПР забезпечує інформацію для:
• АРМБ з обліку витрат на виробництво — інформація про ви& пуск готової продукції в натуральному вираженні за номенк& латурними номерами;
• АРМБ зведеного обліку і складання звітності — інформація про виручку від реалізації, про фактичну собівартість реалізо& ваної продукції, про податок на додану вартість, про резуль& тати реалізації;
• інформаційної системи підприємства — інформація про наяв& ність готової продукції та її реалізації.
АРМБ з обліку готової продукції, її відвантаження і реаліза& ції залежно від практичних потреб може будуватися за трирівне& вим принципом.
Технологічний процес розв’язання завдань з обліку готової продукції, її відвантаження; реалізації і визначення фінансового результату характеризується трирівневим структурним меню. Пер& шим етапом роботи на АРМБ АОГПР є формування нормативно&
довідкової інформації. Для цього режиму меню II рівня відобра& жає такий перелік:
• Довідник товарів, матеріалів, послуг;
• Довідник контрагентів;
• Довідник константи (знаходиться: в операції — константи);
• Довідник договорів; • Довідник користувачів;
• Довідник прайс.
При виборі конкретного довідника в меню III рівня видається його структура.
Довідник контрагентів використовується для організації облі& ку відвантаження, виписки рахунків у розрізі платників, а та& кож для відображення й аналізу реалізації готової продукції. Його структура: код зовнішньої організації, назва організації, адреса і банківські реквізити організації.
Довідник договорів з постачань готової продукції необхідний для аналізу постачань готової продукції, а також для визначен& ня одержуваних сум і здійснення прогнозу з отримання коштів за готову продукцію. Він має таку структуру: код фонду утриму& вача, код покупця, номенклатурний номер, назва, сума планових платежів, передбачених договором.
Довідник користувачів необхідний для оформлення платіж& них документів від постачальників продукції. Структура довід& ника: код користувача, назва підприємства, адреса і банківські реквізити підприємства.
Для зручної виписки рахунків покупцям і документів на від& вантаження, а також для роботи з цінами товарів, послуг тощо використовується довідник прайс. Використання довідника осо& бливо полегшує роботу в тому випадку, коли кількість номенк& латури в довіднику Товари, матеріали є значною.
Цей довідник використовується при введенні рахунка покуп& цеві або документа відвантаження за прайсом таким чином. При виборі товару або послуги з прайсу ціна реалізації береться з тієї колонки, яка вказана в картці контрагента (покупця), вибрано& го в документі. Ціна графи обчислюється згідно з відсотками знижки або націнки від тієї ціни з картки ТМЦ, категорія якої вибрана стартовою при формуванні конкретного прайс&листа. Друкована форма довідника — це сам прайс&лист з переліком номенклатурних одиниць та їхніми цінами.
Довідник має три рівні. Група довідника — прайс&лист, що містить перелік номенклатурних одиниць, або група прайс&лис& тів, а елементи — самі номенклатурні одиниці, тобто товари або послуги, що реалізуються.
Введення нового прайсу можна виконувати двома способа& ми — звичайним введенням нової групи, використовуючи від& повідну піктограму або за допомогою кнопки Копія. При натис& канні цієї кнопки утворюється нова папка&група, її назва форму& ється як назва вибраного прайсу з додаванням тексту “Новий”.
Редагування конкретного прайсу (папки&групи) дає можли& вість задавати правила розрахунку цін, тексти для друкованої форми прайс&листів тощо.
Після набору нормативно&довідкової інформації здійснюється формування первинних даних і, за необхідністю, їхня видача на друк.
Для набору залишків готової продукції на складах на дату внесення використовується функція “Картка складського обліку готової продукції (Картка ТМЦ)”. Для цього режиму меню II рівня відображає структуру картки складського обліку, куди бух& галтер пореквізитно вводить залишки за кожним номенклатур& ним номером.
Відображення інформації на картці обліку готової продукції здійснюється автоматизовано в міру приходу і відвантаження готової продукції із вказівкою залишку за кожним номенклатур& ним номером.
Видаткові документи, за допомогою яких провадиться реаліза& ція готової продукції, можна поділити на документи для оптової та роздрібної торгівлі. Поділ є досить умовним, тому що завдяки можливості настройки господарських операцій документи систе& ми є універсальними і дозволяють виконувати різноманітні опе& рації, пов’язані з різними аспектами торговельної діяльності.
До документів оптової торгівлі належать Видаткова наклад& на, Зведена видаткова накладна, Повернення покупця, Зведене повернення покупця.
До документів роздрібної торгівлі — Передача в роздрібну тор& гівлю, Видаток з роздрібної точки, Повернення з роздрібної точ& ки. Також у системі присутні документи роздрібної торгівлі, що пов’язані з продажем через касовий апарат, — це “Стислий звіт з ЕККА” та “Звіт з ЕККА”.
При відвантаженні готової продукції зі складу здійснюється формування і виписка рахунка покупцеві (знаходиться в журна& лі документів — “Рахунки&фактури”) на відпуск готової продук& ції, в якому вказується: дата відвантаження, номер рахунка, фірма, підрозділ, МВО, контрагент, форма розрахунків, № дого& вору, марка готової продукції, номенклатурний номер, ціна за одиницю, кількість, ПДВ, загальна сума з ПДВ.
В міру відвантаження готової продукції здійснюється форму& вання і виписка видаткових накладних (меню журнали — “Ви& даткові” — Видаткова накладна). Структура цього документа подібна до структури документа “Рахунок покупцеві”, а в графі примітки вказуються дані про довіреність, яку виписує поку& пець.
На підставі сформованої інформації здійснюється реєстрація рахунків і накладних у книзі спеціальної форми, де також вка& зується, коли була відвантажена продукція і коли була зроблена оплата.
Відображення інформації про реалізацію готової продукції че& рез роздрібну торгівлю проходить за допомогою документів з Журналу документів “Роздрібна торгівля”. Основною відмінніс& тю цих документів є те, що облік товарів ведеться тільки за одним рахунком, який задається константою “Рахунок товарів у роздрібній торгівлі”. Облік ведеться в роздрібних цінах, які є собівартістю. Для різниці між закупівельними та роздрібними цінами використовується рахунок “Торгова націнка”.
Облік торгової націнки в системі ведеться в розрізі номенкла& турних позицій, а не сумарно з усіх товарів. Це має значення при поверненнях з роздрібу на склад. Крім того, при формуванні звітів є можливість формування їх як у роздрібних цінах, так і в закупівельних (собівартості придбання або виготовлення).
Для передачі (прибуткування) готової продукції в підрозділи роздрібної торгівлі використовується документ “Передача в роз& дрібну торгівлю”. Далі за допомогою документа Видаток з роз& дрібної торгівлі, а також документів для роботи з електронними касовими апаратами — Звіту з ЕККА та Стислому звіту по ЕККА здійснюються операції з продажу товарів та послуг. Переоцінка роздрібних цін здійснюється за допомогою Звіту з ЕККА, тому що необхідною умовою роздрібного обліку є правильне відобра& ження цін у касових апаратах.
При необхідності повернення готової продукції на склад по& трібно використовувати документ Повернення ТМЦ з роздрібної торгівлі.
Спеціалізовані звіти з урахуванням особливостей обліку роз& дрібу також включені в окрему групу звітів з ТМЦ.
Якщо в 1C існує функція “Ведення інформаційної бази”, то її меню II може мати такий вид:
• Копіювання інформації для архівного збереження;
• Перезапис інформації в інші АРМ.
Цими функціями користуються для перезапису інформації чи при її відновленні.
При виборі функції “Вихідна інформація” — “Звіти з ТМЦ” відображається меню II рівня:
• Оборотна відомість з готової продукції;
• Залишки готової продукції;
• Інвентаризаційна відомість;
• Залишки готової продукції без руху; • Картка виду готової продукції;
• Товарний звіт.
Звіт “Оборотна відомість з готової продукції (ТМЦ)” забезпе& чує визначення кількісного руху, тобто залишків на початок і кінець, прибуткування та вибування готової продукції за пев& ний період. Період може бути заданий довільно — з будь&якої і по будь&яку дату. Цей звіт забезпечує перевірку правильності ведення кількісного аналітичного та бухгалтерського обліку в системі. Розбіжності в результатах за цим звітом та аналітич& ним бухгалтерським звітом Оборотно&сальдова відомість з ра& хунка, сформованого за одним й тим самим рахунком, пока& зують, що при проведенні документів у роботі з готовою про& дукцією трапляються помилки в господарських операціях до& кументів.